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Démo d'approbation


Si les équipes de projet et de direction accordent leurs violons à un stade précoce, tout le monde pourra avoir la certitude que le travail accompli crée de la valeur pour le client et qu'il s'inscrit dans une stratégie plus générale.

UTILISEZ CE SCÉNARIO POUR…

Créer un espace sûr, propice aux discussions ouvertes et à un feedback franc sur votre projet.

Aidez les équipes de direction à intervenir sur l'ensemble des projets en fournissant une orientation au moment le plus opportun.

Si vous rencontrez des difficultés pour évaluer la compréhension commune , la démonstration de faisabilité ou le document d'une page par rapport à vos contrôles de santé, ce scénario peut vous aider.

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UTILITÉ DE CE SCÉNARIO

Imaginez un peu… Votre équipe est plongée dans un projet. Vous avez effectué vos recherches. Vous avez défini le périmètre. Vous faites votre boulot, et les livrables fusent de tous côtés. Puis, votre chef de département vous donne son avis. « Bon travail », vous dit-elle. « Mais votre concept de base ne correspond pas à notre stratégie générale. »

Et là, vous avez l'estomac lourd.

Chaque projet a ses hauts et ses bas, mais il n'y a rien de pire que d'entrevoir la fin… pour découvrir que vous avez fait fausse route. Afin d'éviter ce genre de situations, il faut trouver un équilibre entre avancer rapidement et avancer avec confiance. C'est là que la démo d'approbation entre en scène.

Pourquoi des démos ? Nous voulons que nos équipes puissent raconter une histoire crédible et parcourir l'expérience de bout en bout avec brio. Cette combinaison aide les équipes à peaufiner leurs idées et à résoudre le bon problème au bon moment.

QUI PARTICIPE ?

Les démos d'approbation devraient inclure des dirigeants qui possèdent une vision globale et des membres de l'équipe de projet qui connaissent leur domaine d'intervention en détail. Toutefois, restez agiles.

  • Équipe de projet : chef de projet ou responsable à temps plein, aidé d'un contributeur
  • L'équipe de direction : l'approbateur du projet, accompagné d'une ou deux parties prenantes

Dans le cas des projets de développement en particulier, il faut compter un représentant de la gestion de projet, de l'ingénierie et de la conception, tant au niveau de l'équipe de projet que de la direction (pour un total de six participants).

Trois personnes synchronisées
Équipe d'utilisateurs
Personnes

4 à 6

Icône de crayon
Temps de préparation

30 min

Chronomètre
Durée

60 min

Difficulté Modérée
Difficulté

Modérée

Déroulement du scénario

Évitez de faire perdre du temps à votre équipe de direction en utilisant la démo d'approbation pour poser des questions ouvertes sur l'orientation. Présentez votre meilleure idée et invitez vos collègues à la remettre en question. Veillez à leur envoyer le programme et d'éventuels documents de référence un jour à l'avance.

Matériel

Ordinateur portable

Grand écran d'affichage

Tableau blanc

Préparation

Faites vos devoirs (30 minutes)

ÉQUIPE DE PROJET

Planifiez une session d'une heure et veillez à ce que tout le monde puisse rester du début à la fin. Élaborez un programme concis et donnez la priorité aux sujets de discussion les plus importants. Soyez précis concernant le type de feedback souhaité pour éviter de perdre le fil de la session.

Liez ou intégrez des personas, des cartographies de parcours, des ébauches ou encore des prototypes à la page du programme. Mais évitez de noyer l'équipe de direction sous un flot de détails. Si vous utilisez une affiche de projet, veillez à ce qu'elle soit à jour : souvenez-vous qu'elle sera votre source de référence unique !

Ne perdez pas de temps à préparer des diapositives pour les démos d'approbation. Les maquettes, ébauches, cartographies de parcours, prototypes, affiches de projets, etc. que votre équipe utilise quotidiennement feront l'affaire. Misez sur la spontanéité et l'authenticité.

ÉQUIPE DE DIRECTION

Lisez le programme à l'avance et passez en revue tout document connexe dont vous n'avez pas encore pris connaissance. Notez les questions ou les problèmes spécifiques que vous souhaitez aborder pendant la session.

Recherche de contenu
PAR EXEMPLE…

Sans grande surprise, nous utilisons Confluence pour concevoir le programme.

ÉTAPE 1

Préparez le terrain (5 min)

Déterminez clairement où vous en êtes dans le cycle de vie de votre projet. Vous explorez un nouveau concept ? Vous faites des itérations en vous basant sur quelque chose que vous avez appris en exécutant le projet ?

Passez le programme en revue et n'ayez pas peur de l'adapter. Tentez de déterminer s'il ne manque rien ou s'il faut accorder plus d'importance à certains éléments. N'hésitez pas à supprimer un élément du programme si tout le monde se sent à l'aise avec cet aspect du projet !

ÉTAPE 2

Présentez, discutez, décidez (50 min)

ÉQUIPE DE PROJET

Présentez vos prévisions ou vos actions en cours. Il peut s'agir d'une stratégie, d'une fonctionnalité ou d'un nouveau programme – bref, tout produit utilisable par les clients internes ou externes. L'objectif principal de cette session est de montrer (oui : de montrer physiquement l'utilisation de prototypes, des cartographies de parcours, etc.) ce que vous souhaitez créer, donc résistez à la tentation de donner une foule de détails. Une fois que vous aurez dressé le tableau général et décrit le parcours de bout en bout, montrez comment vous allez diviser le tout en livrables incrémentiels qui fourniront de la valeur aux clients.

Veillez également à démontrer votre compréhension des raisons pour lesquelles votre solution importe pour l'entreprise et/ou est utile au client. Quels sont les avantages ? Quels sont vos compromis ? En quoi l'expérience du client sera-t-elle modifiée ?

ÉQUIPE DE DIRECTION

Remettez la démo en question en donnant juste ce qu'il faut de conseils et de feedback pour maintenir le projet sur la bonne voie. Le projet cadre-t-il avec les stratégies plus générales ? Le concept est-il clair et simple ?

Veillez également à éviter tout chevauchement avec d'autres projets et équipes. Faut-il informer des équipes ou des personnes en particulier ? Y a-t-il des aspects pour lesquels des équipes de projet distinctes pourraient s'associer afin de faire d'une pierre deux coups ? Des aspects pour lesquels deux équipes de projet fournissent les mêmes efforts inutilement ?

GROUPE ENTIER

Convenez de rectifications de haut niveau en vous basant sur la discussion. Toutefois, n'entrez pas trop dans les détails : vous les évoquerez pendant la séance d'entraînement (sparring) ou lors de discussions plus élaborées avec l'équipe de projet.

Ne cédez pas à la tendance

Vous présentez un travail presque terminé ou un prototype haute fidélité.

Il faut y voir un signe que vous auriez dû lancer la démo d'approbation plus rapidement. Faites-le quand même. Après tout, « mieux vaut tard que jamais ». Cependant, soyez conscient qu'implémenter le feedback de l'équipe de direction concernant votre projet peut impliquer des rectifications majeures qui prolongeront les délais ou réduiront le périmètre du projet.

Étape 3

Organisez un vote de confiance (5 min)

Tout le monde évalue sa confiance dans le projet en se basant sur le travail commun et les décisions prises. Une échelle de 1 à 4 fonctionne bien, car cela oblige les gens à exprimer une opinion claire et franche.

Si vous avez le temps, demandez à chaque participant de commenter brièvement sa note pour que l'équipe de projet ait une meilleure compréhension des points positifs et des aspects à retravailler.

Concluez

Consignez tous les éléments de suivi sur la page du programme ou sur l'affiche de projet. Éventuellement, planifiez une autre session d'ici deux à quatre semaines, suivant le périmètre du projet.

QUAND CESSER D'UTILISER LA DÉMO D'APPROBATION ?

Tenez des sessions régulièrement jusqu'à ce que vous soyez prêt à passer à l'action. Si le niveau de confiance du groupe est élevé après la première session, pas besoin d'en faire plus.

Vous savez que vous êtes prêts à passer à l'action quand…

  • L'affiche du projet est complète, et l'équipe de direction approuve son contenu.
  • Le parcours de bout en bout fait l'objet d'un accord et est divisé en plusieurs incréments livrables.
  • Les participants à cette démo ont confiance en l'expérience utilisateur et en son adéquation avec le cadre général.
  • Vous avez convenu des critères de réussite.

Si vous ne réunissez pas ces conditions, demandez-vous ce qui fait défaut pour établir la confiance. Manque-t-il une pièce au puzzle ? Faut-il mener un test ? Effectuer plus de recherches sur l'utilisateur ?

Lorsque tous les éléments sont en place, passez au mode Exécution et démarrez la séance de sparring avec votre équipe de projet si nécessaire. Si votre projet comporte un grand nombre de risques ou d'incertitudes, continuez à exécuter la démo d'approbation : ainsi, votre équipe de direction pourra continuer à vous conseiller lorsque d'autres couacs seront détectés.

Concluez

Consignez tous les éléments de suivi sur la page du programme ou sur l'affiche de projet. Éventuellement, planifiez une autre session d'ici deux à quatre semaines, suivant le périmètre du projet.

Vous avez géré ?

Veillez à réaliser une session complète de contrôle de santé ou à faire le point en équipe pour déterminer si vous constatez des améliorations.

Suivis

Gardez votre « chaîne de questions » à portée de main. Elle vous donnera matière à réflexion et vous sera utile pour vérifier les aspects pratiques de votre avancement. Par exemple, à mi-parcours, demandez-vous si vous êtes toujours occupés à résoudre le problème sur lequel vous vous êtes mis d'accord.

Insérez le problème dans un canevas d'expérience ou dans une affiche de projet si vous en utilisez une. Notez le problème que vous abordez dans la section « Problème » et utilisez ces informations pour poursuivre l'élaboration de votre canevas ou de votre affiche.

Vous voulez vous tenir informé sur le Playbook ?

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