Automation: Grundlagen

Mit Automation kannst du dich auf die Aufgaben konzentrieren, die wirklich zählen. Dank automatisierten Prozessen und Workflows müssen deine Teams keine Zeit mehr mit manuellen, repetitiven Aufgaben verschwenden. In unserer benutzerfreundlichen Umgebung kannst du ganz einfach effektive Automatisierungsregeln festlegen und selbst komplexe Szenarien problemlos bewältigen.

Dieser Leitfaden umfasst die wichtigsten Konzepte, damit du gleich loslegen kannst. Er erklärt dir, wie du deine erste Automatisierungsregel erstellst, und zeigt typische Anwendungsfälle, die du anschließend an die Arbeitsabläufe in deinem Team anpassen kannst.


Grundlagen

Regeln

Mit Regeln kannst du Kriterien festlegen, nach denen Aktionen in deinem System automatisiert werden sollen. Automatisierungsregeln haben drei Bestandteile: Trigger, die die Regel auslösen, Bedingungen, die die Regel spezifizieren, und Aktionen, die Tasks auf deiner Website durchführen.

Trigger, Bedingungen und Aktionen sind die Bausteine der Automatisierung. Kombiniere diese Bausteine, um Regeln aller Art zu erstellen: vom Schließen alter Vorgänge bis hin zur Teambenachrichtigung bei Release-Auslieferung.

Beispiel für die Erstellung einer einfachen Regel, bei der eine E-Mail verschickt werden soll, wenn ein dringender Vorgang erstellt wird.

Trigger

Jede Regel beginnt mit einem Trigger. Das heißt: Eine Regel wird nur ausgeführt, wenn der entsprechende Trigger auftritt Ein Trigger ist zum Beispiel die Erstellung eines Vorgangs in Jira oder die Änderung eines Feldwerts.

Du kannst einen Zeitplan für die Trigger erstellen und sie an deine Anforderungen anpassen, bevor du sie mit einer Regel verknüpfst.

Schau dir die Liste der verfügbaren Trigger an.

Liste der verfügbaren Trigger zur Regelerstellung: Field value changed, issue commented, issue created, issue transitioned (Feldwert geändert, Vorgang kommentiert, Vorgang erstellt, Vorgangsstatus geändert)

Bedingungen

Mit Bedingungen kannst du den Umfang deiner Regel eingrenzen. Deine Regel wird nur dann weiter ausgeführt, wenn alle passenden Bedingungen erfüllt werden. So kannst du zum Beispiel festlegen, dass ein Vorgang nur dann eskaliert wird, wenn dies besonders dringend ist.

Wird eine Bedingung nicht erfüllt, so werden die Regel und die damit verbundene Aktion nicht mehr ausgeführt.

Schau dir die Liste der verfügbaren Bedingungen an.

Liste der verfügbaren Bedingungen zur Regelerstellung.

Aktionen

Aktionen sind das, was deine Regel macht. Mit ihnen kannst du Tasks automatisieren und Änderungen an deiner Website vornehmen. Sie erlauben es dir, viele unterschiedliche Tasks auszuführen: Vorgänge bearbeiten, Benachrichtigungen versenden, Sub-Tasks erstellen und vieles mehr.

Schau dir die Liste der verfügbaren Aktionen an.

Liste der verfügbaren Aktionen zur Regelerstellung.

Branch-Regeln/Verknüpfte Vorgänge

Vorgänge stehen in Jira selten für sich allein. Sie haben oft Sub-Tasks, sind Storys, die zu einem größeren Epic gehören, oder sind aus bestimmten Gründen mit anderen Vorgängen verknüpft. Wenn du Automatisierungsregeln erstellst, kommt es also oft vor, dass sich Aktionen nicht nur auf den ursprünglichen Vorgang beziehen sollen, der die Aktion ausgelöst hat, sondern auch auf alle anderen Vorgänge, die mit dem ursprünglichen Vorgang in Verbindung stehen.

Mit speziellen Bedingungen und Aktionen können effektive Regeln erstellt werden, die auch dann den Anforderungen gerecht werden, wenn Vorgänge komplex verknüpft sind. Zum Beispiel kann überprüft werden, ob alle Sub-Tasks eines übergeordneten Vorgangs erledigt wurden.

Erfahre mehr über die Arbeit mit verknüpften Vorgängen.

Einrichten von Branches für verknüpfte Vorgänge bei der Regelerstellung.

Smart Values

Mit Smart Values kannst du auf viele unterschiedliche Vorgangsdaten deiner Website zugreifen und diese manipulieren. So kannst du effektivere und komplexere Regeln erstellen. Beispiel: Der Smart Value {{now.plusDays(5)}}  ermittelt die aktuelle Zeit und fügt 5 Tage hinzu. Und der Smart Value {{{{issue.summary}}}}  gibt die Zusammenfassung für einen Vorgang aus.

Erfahre mehr zu Smart Values.

Rule Actor

Der Rule Actor ist der Benutzer, der eine Regel ausführt. Dieser Benutzer muss die nötigen Berechtigungen besitzen, um die Regel auszulösen, und muss alle Aktionen abschließen, die durchgeführt werden sollen. Beispiel: Wenn eine Regel erstellt wird, laut der ein Vorgang nach Ausführung kommentiert werden soll, muss der Rule Actor berechtigt sein, einen Kommentar hinzuzufügen. Ansonsten löst die Regel einen Fehler aus.

Auf deiner Site wird der Rule Actor standardmäßig als Automation App User festgelegt.

Regelstatus

Du kannst den Status der Automatisierungsregeln überprüfen. So kannst du feststellen, ob sie aktiv sind oder nicht. Wenn eine Regel inaktiv ist, wird sie solange nicht ausgeführt, bis sie aktiviert wird. Der Status einer Regel kann auf dem Bildschirm "Details" überprüft werden.

  • Aktiviert Die Regel ist derzeit aktiv.
  • Deaktiviert Die Regel ist derzeit inaktiv.
  • Entwurf Die Regel wurde angepasst und noch nicht veröffentlicht.

Erfahre mehr darüber, wie Regeln aktiviert/deaktiviert werden.

Auditprotokoll

Für jede Regel gibt es ein Audit-Protokoll. Es gibt an, wann die Regel ausgelöst wurde, was das Endergebnis der Ausführung war und welche Aktionen durchgeführt wurden.

Du kannst das Audit-Protokoll einer einzelnen Regel, eines gesamten Projekts oder auf globaler Ebene anzeigen. Behalte deine Audit-Protokolle immer im Blick, sie helfen dir, Fehler bei Regeln zu beheben.

Das Audit-Protokoll für eine Regel.

Erstellen einer Regel

Stell dir folgendes Szenario vor: Wenn jemand einen Bug meldet, muss dein Team erst manuell einen Sub-Task für den entsprechenden Vorgang erstellen und diesen dann einem Benutzer zuweisen.

Dieser Arbeitsablauf lässt sich leicht automatisieren. Es kann eine einfache Regel erstellt werden, die automatisch Sub-Tasks für neue Bugs erstellt und diese dann einem bestimmten Benutzer zuweist.

Beispiel für die Erstellung einer einfachen Regel, bei der automatisch Sub-Tasks für neue Bugs hinzugefügt und einem Benutzer zugewiesen werden.

So erstellst du diese Regel

  1. Gehe zu den Automation-Einstellungen und wähle in der Ecke oben rechts "Regel erstellen" aus.
  2. Wähle den Trigger "Vorgang erstellt" aus und klicke dann auf "Speichern".
  3. Wähle "Neue Bedingung" aus und lege die Bedingung "Vorgangsfelder" fest.
  4. Konfiguriere die Bedingung folgendermaßen:
    Wähle für das Feld "Vorgangstyp" aus.
    Wähle für die Bedingung "ist gleich" aus.
    Wähle für den Wert "Mit Bug vergleichen" aus.
    Klicke auf "Speichern".
  5. Wähle "Neue Aktion" aus und dann die Aktion "Sub-Tasks erstellen".
  6. Konfiguriere die Aktion folgendermaßen:
    Füge 3 Sub-Tasks hinzu: "Code prüfen", "Fehlerbehebung" und "Abschließen".
    Klicke auf "Speichern".
  7. Wähle "Neue Aktion" aus und dann die Aktion "Vorgang zuweisen".
  8. Wähle den Benutzer aus, den du als zugewiesene Person festlegen möchtest, und klicke auf "Speichern".
  9. Benenne deine Regel und wähle "Aktivieren" aus.

Bereit für die Automatisierung? In unserer Sandbox-Umgebung kannst du Regeln erstellen und anpassen, ohne Risiken einzugehen.

Bereit für die Automatisierung? In unserer Sandbox-Umgebung kannst du Regeln erstellen und anpassen, ohne Risiken einzugehen.