Szablon macierzy priorytetów
autor: Atlassian
Zwizualizuj najwyższe i najniższe priorytety swojego zespołu w jednym praktycznym widoku
Kluczowym czynnikiem powodzenia zespołu jest umiejętność ustalania priorytetów zadań. Ma ona zasadnicze znaczenie dla produktywności i pozwala całemu zespołowi podążać we właściwym kierunku.
Jednak czasami lista zadań do wykonania staje się tak długa, że ustalenie ich priorytetów samo w sobie staje się trudnym zadaniem. Choć bywa to przytłaczające, istnieje sposób na podzielenie listy na łatwiejsze do przetworzenia części i ustalenie, które kwestie są najważniejsze dla osiągnięcia celów.
Ten szablon macierzy priorytetów może ułatwić uporządkowanie zadań w formie przejrzystej wizualizacji. Pomaga zespołowi ustalić, jakie potrzeby należy zaspokoić w pierwszej kolejności, i zapewnić, aby wszyscy byli na bieżąco z przepływem prac w projekcie.
Jak korzystać z szablonu macierz priorytetów
Krok 1. Utworzenie listy zadań do wykonania
Zanim podejmiesz próbę ustalenia priorytetów zadań, musisz dostrzec każde zadanie, którym Twój zespół musi się zająć. Sporządź wyczerpującą listę rzeczy, które Twój zespół musi zrealizować w ramach projektu, zamieszczając je w sekcji Backlog, aby móc sięgnąć do każdej pozycji, gdy przyjdzie czas na utworzenie macierzy.
Krok 2. Dodanie najważniejszych celów zespołu
Kluczową kwestią w tym przypadku jest uwzględnienie na liście jedynie najważniejszych celów, jakie uzgodnił zespół. Dodanie zbyt wielu pozycji może rozproszyć wysiłki związane z projektem, dlatego najlepiej ograniczyć się do kilku pozycji. Wykorzystasz swoje cele jako punkt odniesienia do osadzenia każdego zadania, dlatego muszą być one zapisane i dostępne tuż nad macierzą.
Krok 3. Uplasowanie każdego zadania do wykonania na macierzy priorytetów
Ta część powinna zająć najwięcej czasu, ponieważ wraz z zespołem ustalacie poziom wpływu każdego zadania i wysiłku koniecznego do jego realizacji w kontekście celów projektu. Jakie zadania najbardziej zbliżają Was do założonych celów? Czy niektóre z nich są bardziej pilne lub mają krótszy termin niż inne? Jakie konsekwencje będzie miało zwiększenie priorytetu jednego zadania względem innego? Tego rodzaju pytania powinny się pojawić w trakcie grupowej dyskusji z zespołem. Pomogą one ustalić zakres każdego zadania z utworzonej uprzednio listy.
Krok 4. Przeniesienie każdego zadania do wykonania na odpowiednią listę
W zależności od koloru powiązanego z danym zadaniem dane zadanie, dodaj je do listy Konieczne (zielone pola), Pożądane (żółte pola) lub Rezygnacja (czerwone pola). Na podstawie powstałej macierzy oraz tych list zespół będzie wstanie stworzyć obraz priorytetów w danym projekcie i podjąć odpowiednie działania, aby możliwie jak najefektywniej zrealizować prace.
Krok 5. Komunikaty kontrolne
Ważne, aby o statusie i wynikach poszczególnych zadań informować cały zespół, interesariuszy oraz inne osoby, na które mogą wpływać realizowane zadania. Oznacz członka zespołu za pomocą wzmianki @mention przy każdym zadaniu i wyznacz datę, kiedy możesz zwrócić się z pytaniami oraz zająć się ewentualnymi zagrożeniami lub wątpliwościami.
Atlassian to producent oprogramowania dla przedsiębiorstw oferujący produkty dla deweloperów, menedżerów projektów oraz do zarządzania zawartością.
Więcej szablonów z kategorii Praca zespołowa Wyświetl wszystko
-
Meetical
Spotkanie w cztery oczy
Organizuj spotkania w cztery oczy i utrzymuj produktywne relacje zawodowe.
-
Atlassian
Retrospektywa 4L
Użyj tego szablonu do przeprowadzenia z zespołem retrospektywy 4L.
-
Atlassian
Analiza „5 × dlaczego”
Wykorzystaj ten szablon do przeprowadzania analizy „5 × dlaczego” i odkrywania źródeł problemów zespołu.