Stan Utah + Atlassian
Zmiany w stanie Utah były coraz bardziej konieczne. Aby stawić czoła wyzwaniom, urzędnicy postanowili wprowadzić praktyki modernizacyjne w nową erę. To zapewniło ich zespołom efektywność w przyspieszonym tempie.
Elisa Aviles-Bodoin
Ekspertka ds. produktów Atlassian Enterprise w stanie Utah
Z 2 tygodni do 24 godzin
Skrócenie czasu przeglądu zmian po migracji do chmury
2,5 roku
Przed pierwotnym harmonogramem migracji
O stanie Utah
Wydział usług technologicznych (Division of Technology Services, DTS) jest dostawcą usług informatycznych (IT) dla władzy wykonawczej stanu Utah, oferując agencjom stanowym szeroką gamę usług. Wizją DTS jest bycie liderem technologii, który zapewnia wartość i upraszcza życie mieszkańców Utah.
Branża
Administracja publiczna
Lokalizacja
Ameryka Płn. i Płd.
Liczba użytkowników
2600
Jak stan Utah opuścił wszystkie centra danych Atlassian lata przed terminem i migrował do chmury
Wyzwanie: gdy tysiące pracowników zbliżały się do emerytury, stan Utah musiał zaktualizować infrastrukturę i procesy, aby przyciągnąć następne pokolenie pracowników, dopuścić pracę zdalną i utrzymać wiedzę instytucjonalną.
Rozwiązanie: Wydział obsługi technicznej (DTS) postanowił zastosować technologię chmury i migrować całe oprogramowanie Atlassian umieszczone w centrach danych do 2025 roku.
Wpływ: od czasu migracji do Atlassian Cloud Enterprise 2,5 lata przed terminem pracownicy współpracują w większym stopniu, zapewniają większą wartość szybciej przy mniejszej liczbie zasobów i przyciągają nowych członków zespołu.
Inteligentna strategia przygotowuje stan Utah na „srebrne tsunami”
Jedno z największych pokoleń pracowników w USA szybko się starzeje i przechodzi na emeryturę, tworząc „srebrne tsunami”, co tworzy złożone wyzwania dla wielu sektorów — zwłaszcza samorządów stanowych i lokalnych, takich jak stan Utah. Według stanu na 2020 rok 30–40% pracowników samorządowych w Stanach Zjednoczonych (liczba ta stale rośnie) kwalifikowało się do przejścia na emeryturę, a wszyscy urodzeni w czasie powojennego wyżu demograficznego będą mieli 65 lat lub więcej do 2030 roku. W przypadku stanu Utah nadchodzący exodus siły roboczej ujawnił potrzebę wypełnienia ogromnej luki w zasobach, utrzymania wiedzy instytucjonalnej (jednego z największych zasobów każdej organizacji rządowej) i przyciągnięcia nowego pokolenia pracowników, którzy mają inne wartości i potrzeby niż ci przed nimi.
Stan Utah opracował inteligentną strategię przygotowania się na nadchodzącą zmianę: zarzucenie szerszej sieci w celu przyciągnięcia pracowników mieszkających na obszarach wiejskich. Aby osiągnąć cel, w 2018 roku wdrożono telepracę i rozpoczęto transformację cyfrową. Jednym z celów inicjatywy było przyjęcie technologii chmurowej i całkowite wycofanie oprogramowania Atlassian z centrów danych stanowych do 2025 roku. Nie przypuszczano, że COVID-19 przyspieszy zapotrzebowanie na infrastrukturę chmurową niemal z dnia na dzień.
Dzięki odkryciu tej nagłej potrzeby stan Utah przyspieszył wysiłki i zakończył wdrożenie chmury w czerwcu 2022 roku — 2,5 lata przed terminem. Migracja do chmury umożliwiła nie tylko telepracę, która pomoże przyciągnąć młodszych pracowników i osoby z obszarów wiejskich, lecz także znacząco poprawiła jakość i szybkość stanowych procesów tworzenia oprogramowania. Dzięki przejściu na technologię w chmurze i strukturę umożliwiającą większą współpracę zespoły programistyczne działają wydajniej i skuteczniej — ta monumentalna transformacja pozwoliła zapewnić jeszcze wartościowsze rozwiązania obecnym obywatelom i utorować drogę do pomyślnej przyszłości.
Wizja przyszłości
Kiedy biuro gubernatora Utah uruchomiło strategiczny projekt w celu odkrycia głównych problemów różnych agencji stanowych, udało się wskazać kilka kluczowych wyzwań związanych z transformacją cyfrową: brak możliwości bezpiecznego dostępu do plików podczas pracy zdalnej, opóźnienia z powodu separacji zespołów i infrastruktury oraz znaczne zasoby potrzebne do utrzymania i aktualizacji systemów serwerowych. Migracja do chmury była okazją do rozwiązania tych problemów i pomocy zespołom z całego stanu w optymalizacji ich działalności. „Jako niezbędna struktura stan Utah dążył do zmian” — mówi Elisa Aviles-Bodoin, rzeczniczka Atlassian Enterprise. „Nie unikali wyzwania i postrzegali je jako okazję, aby wdrożyć oczekiwane zmiany i wprowadzić praktyki modernizacyjne w nową erę. To zapewniło ich zespołom efektywność w przyspieszonym tempie”.
Corona Ngatuvai, były główny architekt techniczny wydziału DTS w departamencie operacji rządowych w Utah, przypomina, że analizowanie migracji do chmury otworzyło również drzwi do modernizacji procesów i narzędzi w celu szybszej realizacji zadań, optymalizacji budżetów i korzystania z zalet chmury. Umożliwiłoby to organizacji zwiększenie zwinności i zapewnienie maksymalnej efektywności obsługi mieszkańcom stanu Utah przy mniejszej ilości zasobów.
Kilka zespołów w całym rządzie stanowym już korzystało z narzędzi Atlassian, w tym Trello, Jira, Bitbucket, Confluence i Atlassian Guard. Trello stało się szczególnie popularne jako intuicyjne narzędzie do zarządzania projektami, którego każdy mógł się szybko nauczyć. Ponieważ rozprzestrzeniło się szybko i naturalnie, wielu pracowników utworzyło własne instancje, nieświadomie stwarzając w ten sposób zagrożenie dla bezpieczeństwa. Na szczęście dział IT wyłapał te problemy za pomocą Atlassian Guard i zgłosił kierownictwu potrzebę strategicznego wprowadzenia bardziej scentralizowanego, bezpieczniejszego ekosystemu opartego na chmurze, aby wyeliminować niedociągnięcia i zoptymalizować koszty.
Gdy wydział DTS w departamencie operacji rządowych w Utah opracowywał plan migracji do chmury, który miał zostać przedstawiony kierownictwu, współpracował z Elisą Aviles-Bodoin, ekspertką ds. produktów Atlassian Enterprise, aby opracować strategię migracji etapowej z uwzględnieniem gotowości każdej agencji, budżetu i osi czasu odnowienia licencji. To etapowe podejście, a także zadbanie o przejrzystość planu migracji, pomogło zdobyć przychylność użytkowników i interesariuszy w celu wypracowania nowego poziomu zaufania między osobami, korzystającymi z systemu, i partnerami.
Po kilku rozmowach z kluczowymi interesariuszami w stanie Utah zespół DTS uzyskał zgodę na migrację do Atlassian Cloud Enterprise i ponownie skoncentrował się na opracowaniu planu urzeczywistnienia wizji stanu.
Wiele centrów danych, jedna iteracyjna migracja, 2,5 roku przed terminem
Ponieważ wydział DTS zaplanował migrację stanu, zdecydowano się na wykorzystanie infrastruktury chmurowej w modelu hybrydowym, migrując stanowe oprogramowanie Atlassian z centrów danych do sieci wielochmurowej z obsługą jednej domeny, zachowując kilka specjalnych wyjątków na serwerach w mniejszym, stanowym centrum danych.
Wydział zdrowia i opieki społecznej jako pierwszy rozpoczął migrację swoich narzędzi Atlassian do chmury, a w jego ślady poszły inne agencje. Wydział DTS wykorzystał rozwiązania Jira Migration Assistant, Confluence Migration Assistant, Cloud Migration Manager i Atlassian Cloud Migration Support Engineer, aby usprawnić przebieg tego procesu. Po przeglądzie prawnym i przeglądzie zabezpieczeń zespół przeanalizował aplikacje Atlassian ze sklepu Marketplace każdej agencji stanowej, aby ustalić, które z nich powinny zostać przeniesione do chmury na podstawie użycia, wymagań i kompatybilności, a także które z nich wymagałyby zmodyfikowania lub przeprojektowania.
Po zakończeniu wszystkich przeglądów, audytów i mapowania organy administracji stanowej dokonały stopniowej migracji systemów używanych przez poszczególne agencje do Atlassian Cloud Enterprise. Corona jako lider odegrał kluczową rolę w tym etapowym procesie. Dzięki jego zdolnościom przywódczym i przy zaangażowaniu setek współpracowników z całego stanu Utah wdrożenie chmury zostało pomyślnie ukończone w czerwcu 2022 r.
Następnie wydział DTS co miesiąc spotykał się z Nicole Enriquez, menedżerką ds. sukcesu klienta Atlassian, aby wspólnie analizować wskaźniki użycia podstawowych produktów Atlassian w całym stanie i identyfikować kluczowe funkcje, które są niedostatecznie wykorzystywane. Na podstawie tych danych Nicole i jej współpracownicy z Atlassian opracowali strategiczny plan sukcesu, aby pomóc organom administracji stanowej zmaksymalizować wartość czerpaną z platformy i zapewnić, że wszystkie strony wywiązują się ze swoich zobowiązań, doprowadzając do osiągnięcia wyznaczonych celów.
Optymalizacja wydajności i skuteczności dzięki chmurze
Obecnie stan Utah korzysta z całego zintegrowanego ekosystemu narzędzi Atlassian Cloud Enterprise, aby służyć swoim mieszkańcom: Jira na potrzeby ciągłej integracji i ciągłego dostarczania (CI/CD), Bitbucket w celu bezpiecznego przechowywania kodu, Trello do zarządzania projektami nietechnicznymi, Confluence do zarządzania wiedzą oraz Atlassian Guard do obsługi logowania jednokrotnego i jako narzędzie klasy korporacyjnej do zarządzania tożsamością.
Wspólnie narzędzia te pomogły zespołom w całym stanie zmienić sposób pracy poprzez dostrojenie się do celów wyższego poziomu, aby wdrożyć praktyki programistyczne Agile SAFe, konsolidację 14 różnych systemów zarządzania projektami stosowanych przed wdrożeniem Jiry i wykorzystanie lepszej aprowizacji z Jira Cloud na przyszłość.
Korzyści te są chyba najbardziej widoczne w obszarze tworzenia oprogramowania. Zespoły IT w agencjach stanu Utah otrzymały na przykład możliwość krzewienia kultury DevSecOps poprzez wczesną integrację zabezpieczeń i częste używanie narzędzi Atlassian do współpracy i rozwoju. Chociaż powszechnie uważa się, że zwiększenie udziału jednostek odpowiedzialnych za bezpieczeństwo wydłuża czas realizacji, organy administracji stan Utah przekonały się, że jest dokładnie na odwrót.
Wcześniej dział IT i dział bezpieczeństwa funkcjonowały oddzielnie. Testy bezpieczeństwa były prowadzone, gdy dział IT był gotowy do wdrożenia, co często prowadziło do opóźnień. Od czasu migracji do chmury dział IT korzysta z pomocy działu bezpieczeństwa na wcześniejszych etapach i często, dzięki czemu można eliminować ewentualne przeszkody na długo przed wdrożeniem.
Migracja organów administracji stanowej do Atlassian Cloud Enterprise spowodowała również znaczne zwiększenie szybkości, z jaką dział IT może bezpiecznie wdrażać zmiany. Proces kontroli zmian trwał około dwóch tygodni, co było frustrujące dla programistów. Dzięki nowym narzędziom Atlassian do tworzenia oprogramowania wdrożenia zmian trwają mniej niż 24 godziny, a w niektórych przypadkach nawet kilka minut.
Co więcej, dostęp do usług w chmurze pozwolił większej liczbie osób uczestniczyć w procesie zarządzania zmianami. Spotkania dotyczące zarządzania zmianami odbywały się co tydzień przez telefon. Przejście na wideokonferencje pozwala na zdalny udział lub obejrzenie nagrania przez osoby, które nie mogły w nich uczestniczyć To samo podejście do procesów i spotkań zostało wprowadzone przez DTS w całym stanie, ułatwiając pracę zdalną i współpracę na wszystkich poziomach. To z kolei przełożyło się na znaczącą poprawę jakości pracy dotychczasowych członków zespołu, a dla nowych pracowników było dodatkową, atrakcyjną zaletą.
Przecieranie szlaku transformacji w stanie Utah i nie tylko
W czasie bezprecedensowej transformacji organów administracji rządowej stan Utah przeprowadził w 100% migrację danych do chmury w mniej niż trzy lata.
Obecnie zespoły stanowe korzystają z narzędzi Agile Atlassian w celu tworzenia, testowania, wydawania i ciągłego ulepszania nowych aplikacji oraz usług. Modernizacja procesów i platformy za pomocą Jiry i Confluence Cloud umożliwiła programistom przejście od izolacji do kultury współpracy, co skutkuje szybszym, sprawniejszym i lepszym dostarczaniem.
Utah może być jednym z pierwszych rządów stanowych, które w pełni migrują do Atlassian Cloud, ale z pewnością nie będą ostatnimi. Chociaż migracje są znaczącymi przedsięwzięciami, Utah wykazało, że dzięki iteracyjnemu i strategicznemu podejściu, namiętni mistrzowie, oddany zespół, i wsparcie współpracy, wyniki są tego warte. „Zmiana zawsze wygląda przerażająco, zanim zaczniesz” — mówi Diana Castiblanco, Trello Enterprise Advocate. „Wystarczy robić wszystko krok po kroku i pamiętać, że Atlassian zawsze chętnie Ci pomoże”.
Te rady i wskazówki dobrze służyły stanowi Utah. Władze mają nadzieję, że będą świetnym przykładem dla innych stanów, które również chcą się zmodernizować z korzyścią dla swoich pracowników, wyborców i społeczności.