So hat der Bundesstaat Utah die Atlassian-Rechenzentren Jahre früher als geplant hinter sich gelassen und ist in die Cloud migriert

Eine Vision für die Zukunft

Als das Büro des Gouverneurs von Utah ein strategisches Projekt ins Leben rief, um die größten Probleme verschiedener staatlicher Behörden aufzudecken, wurden mehrere zentrale Herausforderungen im Zusammenhang mit der digitalen Transformation identifiziert. Zu diesen Herausforderungen zählten die Unfähigkeit, sicher auf Dateien zuzugreifen, wenn remote gearbeitet wird, Entwicklungsverzögerungen aufgrund isolierter Teams und Infrastrukturen sowie die erheblichen Ressourcen, die für die Wartung und Aktualisierung serverbasierter Systeme erforderlich waren. Eine Cloud-Migration bot die Gelegenheit, Lösungen für diese Herausforderungen zu finden und Teams im gesamten Bundesstaat dabei zu unterstützen, ihre Abläufe zu optimieren. "Die Angestellten des Bundesstaats Utah zählen zu den unverzichtbaren Arbeitskräften, daher hat sich der Bundesstaat auf Veränderungen eingestellt", sagt Elisa Aviles-Bodoin, Enterprise Advocate von Atlassian. "Der Bundesstaat hat sich nicht gescheut und dies als Gelegenheit betrachtet, die Veränderung umzusetzen, die er anstrebte, und seine Modernisierungspraktiken in eine neue Ära zu führen. Dadurch konnten Teams in einem beschleunigten Tempo effizient arbeiten."

Corona Ngatuvai, ehemaliger Chief Technical Architect für Utah's Department of Government Operations' Division of Technology Services (DTS), erinnert sich, dass der Gedanke an eine Cloud-Migration auch die Tür zur Modernisierung von Prozessen und Tools geöffnet hat, um schneller zu liefern, Budgets zu optimieren und die Vorteile der Cloud zu nutzen. Das würde der Organisation ermöglichen, agiler zu werden und den Bürgern von Utah mit weniger Ressourcen maximale Leistung zu bieten.

Mehrere Teams in der Regierung des Bundesstaats nutzten bereits Atlassian-Tools, darunter Trello, Jira, Bitbucket, Confluence und Atlassian Access. Trello war als intuitives Projektmanagement-Tool, mit dem jeder schnell lernen konnte, besonders beliebt geworden. Da es sich schnell und organisch verbreitete, hatten viele Mitarbeiter ihre eigenen Instanzen eingerichtet und damit unwissentlich Sicherheitsrisiken geschaffen. Zum Glück hat die IT-Abteilung diese Probleme mit Hilfe von Atlassian Access erkannt und der Unternehmensleitung die Notwendigkeit eines stärker zentralisierten, sicheren und cloudbasierten Ökosystems dargelegt, um an diesen Problempunkten anzusetzen und die Kostenvorteile zu nutzen.

Bei der Ausarbeitung eines Plans für die Cloud-Migration, der der Führungsebene vorgestellt werden sollte, arbeiteten Corona und das DTS-Team mit Elisa Aviles-Bodoin, Enterprise Advocate von Atlassian, zusammen, um eine gestaffelte Migrationsstrategie basierend auf der Bereitschaft, dem Budget und dem Zeitrahmen für Lizenzverlängerungen der einzelnen Behörden zu erstellen. Dieser stufenweise Ansatz trug zusammen mit der Gewährleistung der Transparenz des Migrationsplans dazu bei, die Zustimmung der Nutzer und Interessengruppen zu gewinnen, um ein neues Maß an Vertrauen zwischen Wählern und Partnern aufzubauen.

Nach mehreren Gesprächen mit wichtigen Stakeholdern im Bundesstaat Utah erhielt das DTS-Team die Genehmigung für die Migration zu Atlassian Cloud Enterprise und konzentrierte sich wieder auf die Entwicklung eines Plans, um die Vision des Bundesstaates Wirklichkeit werden zu lassen.

Mehrere Rechenzentren, eine iterative Migration, 2,5 Jahre früher als geplant

Als die DTS die Migration des Bundesstaates plante, entschieden sie sich für die Cloud-Infrastruktur in einem Hybridmodell. Das Team migrierte die Atlassian-Software des Bundesstaates von Rechenzentren auf ein Multi-Cloud-Netzwerk mit Single-Domain-Unterstützung und behielt gleichzeitig einige spezielle Ausnahmen auf Servern in einem kleineren, staatlichen Rechenzentrum.

Das Department of Health and Human Services war das erste, das mit der Migration seiner Atlassian-Tools in die Cloud begann. Später folgten andere Behörden diesem Beispiel. Das DTS nutzte den Jira Software Migration Assistant, den Confluence Migration Assistant, den Cloud Migration Manager und einen Atlassian Cloud Migration Support Engineer zur Navigation dieses Prozesses. Nach rechtlichen und sicherheitstechnischen Prüfungen führte das Team Audits für die Atlassian Marketplace-Apps der einzelnen staatlichen Behörden durch. So sollte basierend auf Nutzung, Anforderungen und Kompatibilität ermittelt werden, welche Apps in die Cloud migriert werden können und welche geändert oder neu gestaltet werden müssen.

Stück für Stück migrierte der US-Bundesstaat seine Behörden zu Atlassian Cloud Enterprise, nachdem alle Prüfungen, Audits und die Zuordnung abgeschlossen waren. Die leitende Rolle von Corona war während dieses schrittweisen Prozesses von zentraler Bedeutung. Unter der Führung von Corona und dank der Zusammenarbeit von Hunderten von Kollegen im ganzen Bundesstaat konnte Utah die Cloud-Implementierung im Juni 2022 erfolgreich abschließen.

Corona traf sich weiterhin monatlich mit Nicole Enriquez, Customer Success Managerin von Atlassian, um die Nutzungskennzahlen für die wichtigsten Atlassian-Produkte des US-Bundesstaates zu überprüfen und wichtige Funktionen zu identifizieren, die ungenügend genutzt wurden. Anhand dieser Daten entwickelten Nicole und ihre Atlassian-Kollegen einen strategischen Erfolgsplan, um dem Staat zu helfen, den Nutzen aus der Plattform zu maximieren und alle Parteien einzubinden, um die gesteckten Ziele zu erreichen.

Effizienz und Effektivität in der Cloud erschließen

Heute nutzt der Bundesstaat Utah auf eine integrierte Auswahl von Atlassian Cloud Enterprise-Tools, um seine Nutzer zu unterstützen: Jira Software für Continuous Integration und Continuous Delivery (CI/CD), Bitbucket für die sichere Speicherung von Code, Trello für nichttechnisches Projektmanagement, Confluence für Wissensmanagement und Atlassian Access für Single-Sign-On und Identitätsmanagement der Enterprise-Klasse.

Zusammen haben diese Tools Teams im ganzen Bundesstaat dabei geholfen, durch die Ausrichtung an übergeordneten Zielen zur Implementierung von SAFe-Entwicklungspraktiken ihre Arbeitsweise grundlegend zu verändern. Dabei wurden 14 verschiedene Projektmanagementsysteme konsolidiert, die vor Jira genutzt wurden. Außerdem ist man dank einer besseren Bereitstellung mit Jira Cloud für die Zukunft gewappnet.

Diese Verbesserungen waren nirgends offensichtlicher als in der Softwareentwicklung. So konnten IT-Teams in den Behörden von Utah DevSecOps einführen, indem sie Sicherheitsaspekte frühzeitig und häufig in die Zusammenarbeit und Entwicklung mit Atlassian-Tools integrierten. Oft wird ja die Auffassung vertreten, dass mehr Sicherheit automatisch zu mehr Aufwand und Verzögerungen führt, aber der Bundesstaat Utah hat genau das Gegenteil festgestellt.

IT und Sicherheit waren zuvor zwei separate Abteilungen. Sicherheitsüberprüfungen fanden statt, wenn die IT für die Bereitstellung bereit war, was oft zu Verzögerungen führte. Seit der Migration in die Cloud wird die Sicherheit früh und häufig geprüft, sodass Probleme lange vor der Implementierung ausgeräumt werden können.

Die Migration des Bundesstaates zu Atlassian Cloud Enterprise hat auch die Geschwindigkeit erhöht, mit der die IT Änderungen sicher umsetzen kann. Der Prozess für die Änderungskontrolle nahm früher etwa zwei Wochen in Anspruch, was für Entwickler frustrierend war. Mit den neuen Softwareentwicklungstools von Atlassian können Änderungen jetzt in weniger als 24 Stunden und teilweise sogar innerhalb von Minuten implementiert werden.

Darüber hinaus hat der Cloud-Zugang mehr Menschen ermöglicht, am Änderungsmanagement teilzunehmen. Besprechungen wurden jede Woche telefonisch abgehalten. Durch die Umstellung auf Videoanrufe können die Leute jetzt remote teilnehmen oder sich die Aufzeichnung ansehen, wenn sie nicht live dabei sein können. Das DTS hat diesen Ansatz für Prozesse und Besprechungen im ganzen Bundesstaat übernommen, was die Remote-Arbeit und die Zusammenarbeit auf allen Ebenen verbessert hat. Aktuelle Teammitglieder sind begeistert und für neue Mitarbeiter ist dies ein willkommener Bonus.

Neue Möglichkeiten für den Wandel in Utah und anderswo

In einer Zeit beispielloser Umstellungen auf Behördenebene führte der US-Bundesstaat Utah in weniger als drei Jahren eine 100-prozentige Datenmigration in die Cloud durch.

Heute verlassen sich die Mitarbeiterteams des Bundesstaats auf die agilen Tools von Atlassian, um neue Anwendungen und Services zu entwickeln, zu testen, zu veröffentlichen und kontinuierlich zu verbessern. Die Modernisierung ihrer Prozesse und ihrer Plattform mit Jira und Confluence Cloud ermöglichte den Entwicklern, einen Wandel von Informationssilos zu einer Kultur der Zusammenarbeit zu vollziehen, was eine schnellere, schlankere und bessere Bereitstellung ermöglicht hat.

Utah ist vielleicht einer der ersten Bundesstaaten, der vollständig auf die Atlassian Cloud umgestellt hat, aber er wird sicher nicht der letzte sein. Migrationen sind ein großes Unterfangen und Utah hat gezeigt, dass sich die Ergebnisse mit einem iterativen und strategischen Ansatz, leidenschaftlichen Unterstützern, einem engagierten Team und gemeinsamen Anstrengungen sehen lassen können. "Veränderungen haben zu Anfang immer etwas beängstigendes", sagt Diana Castiblanco, Trello Enterprise Advocate. "Am Besten, man macht einen Schritt nach dem anderen und ist sich immer bewusst, dass der Support von Atlassian da ist."

Dieser Rat hat dem Bundesstaat Utah gute Dienste geleistet. Die Regierung hofft, mit ihrer Migration ein leuchtendes Beispiel für andere Staaten zu sein, die sich ebenfalls zum Wohle ihrer Mitarbeiter, Wähler und Kommunen modernisieren wollen.