Stato dello Utah + Atlassian
Lo Stato dello Utah aveva iniziato di buon grado il percorso verso il cambiamento senza tirarsi indietro e portando le proprie pratiche di modernizzazione in una nuova era. Ciò ha consentito ai team di essere efficienti a un ritmo accelerato.
Elisa Aviles-Bodoin
Atlassian Enterprise Advocate dello Stato dello Utah
90%+
Revisioni delle modifiche più rapide dopo la migrazione al cloud
2,5 anni
In anticipo rispetto al programma di migrazione originale
Informazioni sullo Stato dello Utah
La Division of Technology Services (DTS) è il fornitore di servizi di tecnologia dell'informazione (IT) per il ramo esecutivo dello Stato dello Utah, che offre alle agenzie statali un'ampia varietà di servizi. La visione di DTS è quella di essere un leader tecnologico che offra valore e semplifichi la vita dei residenti dello Utah.
Settore
Enti pubblici
Località
Americhe
Numero di utenti
2.600
Come lo Stato dello Utah è uscito da tutti gli Atlassian Data Center con anni di anticipo rispetto al previsto ed è migrato verso il cloud
Sfida: mentre migliaia di dipendenti si avvicinavano al pensionamento, lo Stato dello Utah aveva bisogno di aggiornare la propria infrastruttura e i propri processi per attirare la prossima generazione di lavoratori, abbracciare il lavoro a distanza e mantenere le conoscenze istituzionali.
Soluzione: la Division of Technology Services (DTS) dello Utah ha deciso di adottare la tecnologia cloud ed effettuare la migrazione di tutto il software Atlassian ospitato nei data center entro il 2025.
Impatto: da quando sono passati ad Atlassian Cloud Enterprise con 2,5 anni di anticipo rispetto al previsto, i dipendenti collaborano di più, offrono più valore più velocemente con meno risorse e attirano nuovi membri del team.
Una strategia intelligente prepara lo Stato dello Utah per lo "tsunami d'argento"
Una delle generazioni più numerose della forza lavoro statunitense sta rapidamente invecchiando e sta andando in pensione, dando vita a uno "tsunami d'argento" che sta ponendo sfide multiformi e significative per molti settori, in particolare per i governi statali e locali come lo Stato dello Utah. Nel 2020, il 30-40% dei dipendenti del governo locale negli Stati Uniti (e in crescita) aveva i requisiti per andare in pensione e tutti i Baby Boomer avranno 65 anni o più entro il 2030. Per lo Stato dello Utah, questo imminente esodo dalla forza lavoro ha evidenziato la necessità di colmare un enorme divario di risorse, mantenere la conoscenza istituzionale (una delle maggiori risorse per qualsiasi organizzazione governativa) e attrarre una nuova generazione di lavoratori con valori ed esigenze diversi da quelli precedenti.
Lo Stato dello Utah ha sviluppato una strategia intelligente per prepararsi a questo cambiamento imminente: creare una rete più ampia per attirare i lavoratori che vivono nelle aree rurali. Per raggiungere questo obiettivo, nel 2018 hanno lanciato un'iniziativa di telelavoro e trasformazione digitale. Uno degli obiettivi di questa iniziativa consisteva nell'adottare la tecnologia cloud e trasferire completamente il software Atlassian dai data center dello stato entro il 2025. Non sapevano che la pandemia da COVID-19 avrebbe accelerato la necessità di un'infrastruttura cloud da un giorno all'altro.
Con questa nuova e ritrovata urgenza, lo Stato dello Utah ha accelerato i propri sforzi e ha completato l'implementazione del cloud nel giugno 2022, 2,5 anni prima del previsto. La migrazione al cloud non solo ha consentito il telelavoro, che contribuirà ad attrarre lavoratori rurali e dipendenti più giovani, ma ha anche migliorato drasticamente la qualità e la velocità dei processi di sviluppo software dello stato. Passando alla tecnologia cloud e a un framework più collaborativo, i team di sviluppo stanno operando con efficienza ed efficacia maggiori che mai: una trasformazione epocale che ha permesso loro di offrire ancora più valore agli elettori di oggi e spianare la strada a un futuro prospero.
Una visione per il futuro
Quando l'Ufficio del Governatore dello Utah ha lanciato un progetto strategico per scoprire i principali punti deboli di varie agenzie statali, ha individuato diverse sfide chiave legate alla trasformazione digitale: l'incapacità di accedere in modo sicuro ai file quando si lavora in remoto; ritardi di sviluppo dovuti a team e infrastrutture isolati; e le significative risorse necessarie per mantenere e aggiornare i sistemi basati su server. La migrazione al cloud ha offerto l'opportunità di risolvere queste sfide e aiutare i team di tutto lo stato a ottimizzare le proprie operazioni. "Come i lavoratori essenziali, lo Stato dello Utah ha abbracciato subito il cambiamento", afferma Elisa Aviles-Bodoin, Atlassian Enterprise Advocate. "Non si sono tirati indietro e hanno vissuto la situazione come un'opportunità per rappresentare davvero il cambiamento che cercavano e guidare le loro pratiche di modernizzazione verso una nuova era. Ciò ha consentito ai loro team di essere efficienti a un ritmo accelerato."
Corona Ngatuvai, ex Chief Technical Architect della Division of Technology Services (DTS) del Department of Government Operations dello stato dello Utah, ricorda che l'esplorazione di una migrazione al cloud ha aperto le porte anche alla modernizzazione dei processi e degli strumenti per raggiungere i risultati più velocemente, ottimizzare i budget e sfruttare i vantaggi del cloud. Ciò consentirebbe all'organizzazione di diventare più Agile e offrire il massimo risultato ai cittadini dello Utah utilizzando meno risorse.
Diversi team del governo dello Stato utilizzavano già gli strumenti Atlassian, tra cui Trello, Jira Software, Bitbucket, Confluence e Atlassian Access. Trello era diventato particolarmente popolare come strumento intuitivo di gestione dei progetti che chiunque poteva imparare velocemente a utilizzare. Poiché questo strumento si diffondeva rapidamente e in modo organico, molti dipendenti avevano creato le proprie istanze, generando così inconsapevolmente rischi per la sicurezza. Fortunatamente, il team IT è riuscito a risolvere questi problemi con l'aiuto di Atlassian Access e ha utilizzato strategicamente questo scenario per sottolineare alla leadership la necessità di un ecosistema più centralizzato, sicuro e basato sul cloud per affrontare le criticità oltre ai problemi legati ai costi.
Durante l'elaborazione di un piano di migrazione al cloud da presentare alla leadership, la Division of Technology Services (DTS) del Department of Government Operations dello Stato dello Utah ha collaborato con l'Atlassian Enterprise Advocate Elisa Aviles-Bodoin per definire una strategia di migrazione graduale basata sulla preparazione, sul budget e sulla tempistica di rinnovo della licenza di ogni agenzia. Questo approccio graduale, oltre a fornire trasparenza sul piano di migrazione, ha contribuito a ottenere il consenso di utenti e stakeholder al fine di sviluppare un nuovo livello di fiducia tra membri e partner.
Dopo varie conversazioni con le principali parti interessate nello Stato dello Utah, il team DTS ha ottenuto l'approvazione per la migrazione ad Atlassian Cloud Enterprise e si è concentrato nuovamente sullo sviluppo di un piano per trasformare la visione dello Stato in realtà.
Più data center, 1 migrazione iterativa, 2,5 anni prima del previsto
Mentre DTS pianificava la migrazione dello Stato, ha deciso di adottare l'infrastruttura cloud in un modello ibrido migrando il software Atlassian dello stato dai data center a una rete multi-cloud con supporto per dominio singolo, mantenendo alcune eccezioni speciali sui server di un data center più piccolo gestito dallo stato stesso.
Il Department of Health and Human Services è stato il primo a iniziare la migrazione dei propri strumenti Atlassian sul cloud, seguito da altre agenzie. DTS ha utilizzato Jira Software Migration Assistant, Confluence Migration Assistant, Cloud Migration Manager e un Atlassian Cloud Migration Support Engineer per supportare il processo. Dopo le revisioni legali e di sicurezza, il team ha esaminato le app Atlassian Marketplace di ciascuna agenzia statale per determinare quali dovessero essere spostate sul cloud in base all'utilizzo, ai requisiti e alla compatibilità, nonché quali avrebbero dovuto essere modificate o riprogettate.
Dopo che tutte le revisioni, gli audit e la mappatura erano stati completati, una batch alla volta, lo Stato ha eseguito la migrazione dei suoi vari enti ad Atlassian Cloud Enterprise.Il ruolo di Corona come referente chiave è stato fondamentale in questo processo graduale. Grazie alla sua leadership e alla collaborazione di centinaia di colleghi in tutto lo Stato, lo Utah ha completato con successo l'implementazione del cloud nel giugno 2022.
Corona ha continuato a incontrare una volta al mese Nicole Enriquez, Customer Success Manager di Atlassian, per esaminare le metriche di utilizzo da parte dello Stato dei principali prodotti Atlassian e identificare le funzionalità chiave che erano sottoutilizzate. Sfruttando questi dati, Nicole e i suoi colleghi di Atlassian hanno sviluppato un piano strategico vincente per aiutare lo Stato a trarre il massimo dalla piattaforma e a far sì che tutte le parti mantenessero la loro responsabilità per il raggiungimento degli obiettivi dell'organizzazione.
Ottimizzare l'efficienza e l'efficacia nel cloud
Oggi, lo Stato dello Utah si affida a un ecosistema integrato di strumenti Atlassian Cloud Enterprise per supportare i propri componenti: Jira Software per la continuous integration e la continuous delivery (CI/CD), Bitbucket per l'archiviazione sicura del codice, Trello per la gestione dei progetti non tecnici, Confluence per l'amministrazione delle competenze acquisite e Atlassian Access per il Single Sign-On e la gestione delle identità di livello aziendale.
Insieme, questi strumenti hanno aiutato i team di tutto lo stato a trasformare il loro modo di lavorare allineandosi a obiettivi di livello superiore per implementare pratiche di sviluppo Agile SAFe, consolidando 14 diversi sistemi di gestione dei progetti precedenti a Jira e beneficiando di un migliore provisioning con Jira Cloud per il futuro.
Forse è proprio nello sviluppo del software che questi miglioramenti sono stati così evidenti. Ad esempio, i team IT degli enti dello Utah ora possono adottare l'approccio DevSecOps integrando la sicurezza già nelle prime fasi e di frequente questo avviene utilizzando gli strumenti di collaborazione e sviluppo di Atlassian. Sebbene spesso si abbia la percezione che il crescente coinvolgimento della sicurezza allunghi le tempistiche, lo Stato dello Utah ha capito che è l'esatto contrario.
In passato i team IT e di sicurezza operavano come due reparti separati. I controlli di sicurezza venivano effettuati quando il team IT era pronto per la distribuzione, il che spesso comportava ritardi. Da quando è stata effettuata la migrazione al cloud, il team IT interagisce con quello della sicurezza già nelle prime fasi dei processi e con maggiore frequenza, e i due team collaborano per superare gli ostacoli con largo anticipo rispetto all'implementazione.
Inoltre, la migrazione dello Stato dello Utah ad Atlassian Cloud Enterprise ha aumentato rapidamente la velocità con cui il team IT può implementare le modifiche in modo sicuro. Il processo di controllo delle modifiche richiedeva circa due settimane, il che era frustrante per gli sviluppatori. Con i nuovi strumenti di sviluppo software Atlassian, le distribuzioni delle modifiche adesso impiegano meno di 24 ore e, in alcuni casi, addirittura minuti.
Inoltre, l'accesso al cloud ha consentito a più persone di partecipare al processo di gestione delle modifiche. Le riunioni relative alla gestione delle modifiche si tenevano ogni settimana per telefono. Con il passaggio alle videochiamate, le persone possono ora partecipare da remoto o guardare la registrazione se non possono partecipare. DTS ha applicato lo stesso approccio ai processi e alle riunioni in tutto lo Stato, agevolando il lavoro e la collaborazione da remoto su tutti i livelli, apportando un miglioramento significativo per gli attuali membri del team e offrendo vantaggi interessanti ai nuovi dipendenti.
Aprire la strada alla trasformazione nello Utah e in altri stati
In un'epoca caratterizzata da una trasformazione senza precedenti a livello degli enti pubblici, lo Stato dello Utah ha completato una migrazione del 100% dei dati sul cloud in meno di tre anni.
Oggi, i team statali si affidano agli strumenti Agile di Atlassian per compilare, testare, rilasciare e migliorare continuamente nuove applicazioni e servizi. La modernizzazione dei processi e della piattaforma con Jira e Confluence Cloud ha consentito agli sviluppatori di passare dai silos a una cultura collaborativa, con conseguenti rilasci più rapidi, snelli e migliori.
Lo Utah potrebbe essere uno dei primi governi statali a migrare completamente verso Atlassian Cloud, ma sicuramente non sarà l'ultimo. Sebbene le migrazioni rappresentino uno sforzo notevole, lo Utah ha dimostrato che i risultati raggiunti compensano le energie necessarie. Ovviamente servono un approccio iterativo e strategico, referenti appassionati, un team dedicato e un supporto collaborativo. "Il cambiamento sembra sempre più spaventoso prima di iniziare", afferma Diana Castiblanco, Enterprise Advocate di Trello. "Fai un passo alla volta con la certezza che Atlassian è qui per aiutarti".
Questi consigli e linee guida sono stati utili allo Stato dello Utah e ci auguriamo che siano di esempio per altri stati che vogliono modernizzarsi a beneficio sia dei loro dipendenti ed elettori sia delle comunità che rappresentano.