El estado de Utah + Atlassian
En el estado de Utah abrazaron el cambio. No rehuyeron y llevaron sus prácticas de modernización a una nueva era. Gracias a esto, sus equipos pudieron ganar en eficiencia a un ritmo acelerado.
Elisa Avilés-Bodoin
Embajadora empresarial de Atlassian del estado de Utah
90 %+
de aumento en la velocidad de las revisiones de cambios tras la migración a Cloud
2,5 años
antes de lo previsto en el calendario de migración original
Acerca del estado de Utah
La División de Servicios Tecnológicos (DTS) es el proveedor de servicios de tecnología de la información (TI) del poder ejecutivo del estado de Utah y ofrece a las agencias estatales una amplia variedad de servicios. La visión de la DTS es ser un líder tecnológico que ofrezca valor y simplifique la vida de los residentes de Utah.
Sector
Gobierno
Ubicación
América
Número de usuarios
2,600
Cómo el estado de Utah abandonó todos los centros de datos de Atlassian años antes de lo previsto y migró a Cloud
Desafío: A medida que miles de empleados se acercaban a la jubilación, el estado de Utah necesitaba actualizar su infraestructura y sus procesos para atraer a la próxima generación de trabajadores, adoptar el teletrabajo y conservar el conocimiento institucional.
Solución: La División de Servicios Tecnológicos (DTS) de Utah se propuso adoptar la tecnología en la nube y migrar todo el software de Atlassian alojado en los centros de datos antes del 2025.
Impacto: Desde que migraron a Atlassian Cloud Enterprise 2,5 años antes de lo previsto, los empleados colaboran más, aportan más valor, más rápido y con menos recursos, y atraen a nuevos miembros del equipo.
Una estrategia inteligente prepara al estado de Utah para el "tsunami plateado"
Una de las generaciones más importantes de la fuerza laboral estadounidense está envejeciendo y se jubila rápidamente, lo que se está dando lugar al llamado "tsunami plateado" y plantea desafíos multifacéticos y de alto riesgo para muchos sectores, en especial para los Gobiernos estatales y locales, como el estado de Utah. En 2020, entre el 30 y el 40 % de los trabajadores de los Gobiernos locales de los EE. UU. (y en aumento) podían jubilarse, y todos los baby boomers tendrán 65 años o más en 2030. Para el estado de Utah, este próximo éxodo de la fuerza laboral puso de manifiesto la necesidad de cubrir una enorme brecha de recursos, mantener el conocimiento institucional (uno de los principales activos de cualquier organización gubernamental) y atraer a una nueva generación de trabajadores con valores y necesidades diferentes a los de sus predecesores.
El estado de Utah desarrolló una estrategia inteligente para prepararse para este cambio inminente: ampliar la red para atraer a los trabajadores que viven en zonas rurales. Para lograr este objetivo, lanzaron una iniciativa de teletrabajo y transformación digital en 2018. Uno de los objetivos de esta iniciativa era adoptar la tecnología en la nube y retirar por completo el software de Atlassian de los centros de datos del estado antes del 2025. No sabían que la COVID-19 aceleraría la necesidad de una infraestructura de la nube casi de la noche a la mañana.
Con una nueva urgencia, el estado de Utah aceleró sus esfuerzos y completó la implementación en la nube en junio de 2022, 2,5 años antes de lo previsto. La migración a la nube no solo ha hecho posible el teletrabajo, que ayudará a atraer a los trabajadores rurales y a los empleados más jóvenes, sino que también ha mejorado drásticamente la calidad y la velocidad de los procesos de desarrollo de software del estado. Al pasar a la tecnología en la nube y a un marco más colaborativo, los equipos de desarrollo funcionan con mayor eficiencia y eficacia que nunca, una transformación monumental que les ha permitido aportar aún más valor a los electores actuales y allanar el camino para un futuro próspero.
Una visión para el futuro
Cuando la oficina del gobernador de Utah lanzó un proyecto estratégico para descubrir los principales problemas de varias agencias estatales, identificaron varios desafíos clave relacionados con la transformación digital: la incapacidad de acceder de forma segura a los archivos cuando se trabaja de forma remota; los retrasos en el desarrollo debido al aislamiento de los equipos y la infraestructura; y los importantes recursos necesarios para mantener y actualizar los sistemas basados en servidores. La migración a la nube brindó la oportunidad de resolver estos desafíos y ayudar a los equipos de todo el estado a optimizar sus operaciones. "Como trabajadores esenciales, el estado de Utah optó por el cambio", afirma Elisa Avilés-Bodoin, embajadora de Atlassian Enterprise. "No lo rehuyeron y vieron en él una oportunidad para ser realmente el cambio que buscaban y llevar sus prácticas de modernización hacia una nueva era. Gracias a esto, sus equipos pudieron ganar en eficiencia a un ritmo acelerado. "
Corona Ngatuvai, exarquitecta técnica jefe de la División de Servicios Tecnológicos (DTS) del Departamento de Operaciones Gubernamentales de Utah, recuerda que, al plantearse la migración a la nube, también dio pie a la modernización de los procesos y las herramientas para hacer entregas más rápido, optimizar los presupuestos y aprovechar las ventajas de la nube. Esto dotará a la organización de mayor agilidad para ofrecer el máximo rendimiento a los ciudadanos de Utah con menos recursos.
Varios equipos del Gobierno estatal ya utilizaban herramientas de Atlassian, como Trello, Jira Software, Bitbucket, Confluence y Atlassian Access. En concreto, Trello había ganado en popularidad como una herramienta de gestión de proyectos intuitiva que cualquiera podía aprender a usar rápido. A medida que se propagó de forma rápida y orgánica, muchos empleados crearon sus propias instancias y, sin saberlo, riesgos de seguridad. Afortunadamente, el departamento de TI detectó estos problemas con la ayuda de Atlassian Access y recalcó estratégicamente frente al liderazgo la necesidad de un ecosistema más centralizado y seguro basado en la nube para abordar los puntos problemáticos además de los costes.
Mientras la División de Servicios Tecnológicos (DTS) del Departamento de Operaciones Gubernamentales de Utah elaboraba un plan de migración a Cloud para presentarlo a los líderes, colaboraron con Elisa Avilés-Bodoin, embajadora de Atlassian Enterprise, para trazar una estrategia de migración gradual basada en la preparación, el presupuesto y el calendario de renovación de licencias de cada agencia. Este enfoque gradual, además de aportar transparencia al plan de migración, consiguió la aceptación de los usuarios y las partes interesadas y ayudó a desarrollar la confianza entre los ciudadanos y los socios.
Tras varias conversaciones con las principales partes interesadas del estado de Utah, el equipo de la DTS obtuvo la aprobación para migrar a Atlassian Cloud Enterprise y se centró en desarrollar un plan para hacer realidad la visión del estado.
Varios centros de datos, 1 migración iterativa, 2,5 años antes de lo previsto
Cuando la DTS planificó la migración del estado, optó por adoptar la infraestructura de la nube en un modelo híbrido, migrando el software Atlassian de los centros de datos del estado a una red multinube con soporte para un solo dominio, y manteniendo algunas excepciones especiales en los servidores de un centro de datos estatal más pequeño.
El Departamento de Salud y Servicios Humanos fue el primero en empezar a migrar sus herramientas de Atlassian a la nube, y otras agencias hicieron lo mismo. La DTS utilizó el asistente de migración de Jira Software, el asistente de migración de Confluence, un responsable de migración a Cloud y un ingeniero de soporte de migración a Atlassian Cloud para ayudarlo a gestionar el proceso. Tras las revisiones jurídicas y de seguridad, el equipo auditó las aplicaciones de Atlassian Marketplace de cada agencia estatal para determinar cuáles debían trasladarse a la nube en función del uso, los requisitos y la compatibilidad, y cuáles habría que modificar o rediseñar su arquitectura.
Lote por lote, el estado migró las agencias a Atlassian Cloud Enterprise una vez finalizadas todas las revisiones, auditorías y asignaciones. El rol de Corona como campeona fue clave a lo largo de este proceso gradual. Con su liderazgo y la colaboración de cientos de compañeros de todo el estado, Utah completó con éxito la implementación de Cloud en junio de 2022.
Corona siguió reuniéndose mensualmente con Nicole Enríquez, responsable de satisfacción del cliente de Atlassian, para revisar las estadísticas de uso de los principales productos de Atlassian que usaba el estado e identificar las principales funciones que estaban siendo infrautilizadas. Con estos datos, Nicole y sus compañeros de Atlassian desarrollaron un plan estratégico de éxito para ayudar al estado a maximizar el valor obtenido de la plataforma y a mantener la responsabilidad de todas las partes para ayudar a cumplir los objetivos de la organización.
Aprovechar la eficiencia y la eficacia en la nube
En la actualidad, el estado de Utah se basa en un ecosistema integrado de herramientas de Atlassian Cloud Enterprise para dar servicio a sus electores: Jira Software para la integración y la entrega continuas (CI/CD), Bitbucket para almacenar el código de forma segura, Trello para la gestión de proyectos no técnicos, Confluence para la gestión del conocimiento y Atlassian Access para el inicio de sesión único y la gestión de identidades de nivel empresarial.
En conjunto, estas herramientas han ayudado a los equipos de todo el estado a transformar la manera en que trabajan al llevarlos a objetivos de mayor nivel y han implementado prácticas de metodología ágil de SAFe, han consolidado 14 sistemas diferentes de gestión de proyectos anteriores a Jira y se han beneficiado de un mejor aprovisionamiento con Jira Cloud para el futuro.
Estas mejoras han sido especialmente evidentes en lo que respecta al desarrollo de software. Por ejemplo, los equipos de TI de las agencias de Utah descubrieron la posibilidad de adoptar DevSecOps al integrar la seguridad desde el principio y a menudo mediante las herramientas de colaboración y desarrollo de Atlassian. Aunque a menudo da la impresión de que aumentar la participación del departamento de seguridad amplía los plazos, el estado de Utah descubrió que ocurría lo contrario.
Antes, los departamentos de TI y seguridad funcionaban por separado. Los controles de seguridad se realizaban cuando el departamento de TI estaba preparado para implementarlos, lo que suele provocar retrasos. Desde la migración a Cloud, el departamento de TI recurre a la seguridad temprano y a menudo, lo que ayuda a superar los obstáculos mucho antes de la implementación.
Cuando el estado migró a Atlassian Cloud Enterprise, también aumentó rápidamente la velocidad con la que el departamento de TI puede implementar los cambios de forma segura. El proceso de control de cambios tardaba unas dos semanas y era muy frustrante para los desarrolladores. Con las nuevas herramientas de desarrollo de software de Atlassian, ahora hacemos las implementaciones de cambios en menos de 24 horas y, en algunos casos, incluso minutos.
Además, el acceso a la nube ha permitido que más personas participen en el proceso de gestión de cambios. Todas las semanas se celebraban reuniones de gestión de cambios por teléfono. Al pasar a las videollamadas, ahora cualquiera puede unirse de forma remota o ver la grabación en caso de no poder asistir. DTS aplicó este mismo enfoque a los procesos y reuniones en todo el estado, lo que facilitó el teletrabajo y la colaboración a todos los niveles y supuso una mejora significativa para los miembros actuales del equipo, además de ofrecer ventajas atractivas para los nuevos empleados.
Preparando el camino para la transformación en Utah y más allá
En un periodo de transformación gubernamental sin precedentes, el estado de Utah realizó una migración de datos del 100 % a la nube en menos de tres años.
En la actualidad, los equipos estatales confían en las herramientas ágiles de Atlassian para crear, probar, publicar y mejorar continuamente nuevas aplicaciones y servicios. La modernización de los procesos y la plataforma con Jira y Confluence Cloud permitió a los desarrolladores pasar de las unidades aisladas a una cultura colaborativa. El resultado fue una entrega más rápida, más ágil y mejor.
Puede que Utah sea uno de los primeros Gobiernos estatales en migrar por completo a Atlassian Cloud, pero seguro que no será el último. Aunque las migraciones son tareas importantes, Utah ha demostrado que con un enfoque iterativo y estratégico, campeones apasionados, un equipo dedicado y un apoyo colaborativo, los resultados valen la pena. "El cambio siempre da más miedo antes de empezar", afirma Diana Castiblanco, embajadora de Trello Enterprise. "Tómate las cosas con calma y recuerda que Atlassian está aquí para ayudarte".
Estos consejos y directrices sirvieron de mucho al estado de Utah y esperan ser un ejemplo brillante para otros estados que también quieren modernizarse por el bien de sus empleados, electores y de la comunidad.