Hoe de staat Utah jaren eerder dan gepland alle datacenters van Atlassian heeft verlaten en naar de cloud is gemigreerd

Een visie voor de toekomst

Toen het kantoor van de gouverneur van Utah een strategisch project lanceerde om de belangrijkste pijnpunten van verschillende overheidsinstanties aan het licht te brengen, wezen ze op verschillende belangrijke uitdagingen in verband met digitale transformatie: het onvermogen om veilig toegang te krijgen tot bestanden wanneer je op afstand werkt; vertragingen in de ontwikkeling als gevolg van geïsoleerde teams en infrastructuur; en de aanzienlijke middelen die nodig zijn om serversystemen te onderhouden en bij te werken. Een cloudmigratie bood de mogelijkheid om deze uitdagingen op te lossen en teams in de hele staat te helpen hun activiteiten te optimaliseren. "De essentiële werknemers van de staat Utah waren op weg naar verandering", zegt Elisa Aviles-Bodoin, voorstander van Atlassian Enterprise. "Ze deinsden niet terug en zagen dit als een kans om deel te zijn van de verandering waar ze op zoek naar waren en om hun modernisering naar een nieuw tijdperk te leiden. Dit stelde hun teams in staat om efficiënt te zijn in een versneld tempo."

Corona Ngatuvai, voormalig Chief Technical Architect van de Department of Government Operations' Division of Technology Services (DTS) van Utah, herinnert zich dat het verkennen van een cloudmigratie ook de deur opende om processen en tools te moderniseren om snellere prestaties te leveren, budgetten te optimaliseren en te profiteren van de voordelen van de cloud. Hij zegt: "In de staat Utah veranderen we de manier waarop we gestructureerd zijn en de tools die we gebruiken om onze visie te vereenvoudigen. Zo kunnen we een flexibelere organisatie worden en maximale resultaten leveren aan onze burgers met minder middelen."

Verschillende teams in de deelstaatregering gebruikten al tools van Atlassian, waaronder Trello, Jira Software, Bitbucket, Confluence en Atlassian Access. Trello was bijzonder populair geworden als intuïtieve tool voor projectbeheer die voor iedereen snel te gebruiken was. Omdat het zich snel en organisch verspreidde, hadden veel werknemers hun eigen installaties gecreëerd, waardoor onbewust veiligheidsrisico's ontstonden. Gelukkig heeft de IT deze problemen opgelost met hulp van Atlassian Access en behoefte versterkt van het leiderschap aan een meer gecentraliseerd, veilig ecosysteem in de cloud. "We hebben tijd besteed aan het bespreken van pijnpunten en hoe het eruit zou zien als we die zouden aanpakken," zegt Corona. "Toen werd het makkelijker om een meer strategische discussie te voeren in plaats van alleen de kosten te bespreken."

Toen Corona en het DTS-team een cloudmigratieplan opstelden om aan het management voor te leggen, werkten ze samen met Atlassian Enterprise-voorstander Elisa Aviles-Bodoin om een gefaseerde migratiestrategie uit te stippelen op basis van de paraatheid, het budget en de tijdlijn voor de verlenging van de licentie van elk agentschap. Deze gefaseerde aanpak hielp ook bij de steun van gebruikers en belanghebbenden. "We ontdekten dat als we veranderingen in kleinere stappen zouden doorvoeren, het makkelijker was voor mensen om die veranderingen te accepteren en hun cultuur over te zetten naar een langere termijn", zegt Corona. "Een van onze doelen in de overheid is om zo transparant mogelijk te zijn. Door mensen te laten zien wat we aan het doen waren en hoe we dat aanpakten, ontstond er een nieuw niveau van vertrouwen tussen onze kiezers en partners."

Na verschillende gesprekken met belangrijke belanghebbenden in de staat Utah kreeg het DTS-team toestemming om naar Atlassian Cloud Enterprise te migreren. Het team richtte zich opnieuw op de ontwikkeling van een plan om de staatsvisie te realiseren.

Meerdere datacenters, 1 herhalende migratie, 2,5 jaar eerder dan gepland

Toen DTS de migratie van de staat had gepland, kozen ze ervoor om de cloudinfrastructuur in een hybride model te gebruiken door de Atlassian-software van de staat te migreren van datacenters naar een multi-cloudnetwerk met ondersteuning voor één domein. Enkele speciale uitzonderingen werden op servers in een kleiner, door de staat beheerd datacenter gehouden.

De Department of Human Services was de eerste die begon met de migratie van hun Atlassian-tools naar de cloud, waarna andere agentschappen dit voorbeeld volgden. DTS gebruikte Jira Software Migration Assistant, Confluence Migration Assistant, Cloud Migration Manager en een Atlassian Cloud Migration Support Engineer om het proces te helpen navigeren. Na juridische en veiligheidsonderzoeken heeft het team de Atlassian Marketplace-apps van elk staatsagentschap gecontroleerd om vast te stellen welke apps naar de cloud moesten worden verplaatst op basis van gebruik, vereisten en compatibiliteit, en welke aangepast of opnieuw ontworpen moesten worden.

De staat heeft per batch agentschappen naar Atlassian Cloud Enterprise gemigreerd nadat alle beoordelingen, audits en kaarten waren voltooid. De rol van Corona als kampioen was cruciaal gedurende dit gefaseerde proces. Onder zijn leiding en met de medewerking van honderden collega's uit de hele staat is de cloudimplementatie in Utah in juni 2022 met succes voltooid.

Corona had maandelijkse besprekingen met Nicole Enriquez, Customer Success Manager van Atlassian, om de gebruiksstatistieken van de belangrijkste Atlassian-producten in de staat te bekijken en de belangrijkste functies te identificeren die onderbenut werden. Op basis van deze gegevens hebben Nicole en haar Atlassian-collega's een strategisch succesplan ontwikkeld om de staat te helpen de waarde die met het platform wordt behaald te maximaliseren en alle partijen verantwoordelijk te houden om de doelstellingen van de organisatie te bereiken.

Efficiëntie en effectiviteit in de cloud benutten

Tegenwoordig vertrouwt de staat Utah op een geïntegreerd ecosysteem van Atlassian Cloud Enterprise-tools om hun kiezers van dienst te zijn: Jira Software voor continue integratie en continue levering (CI/CD), Bitbucket voor het veilig opslaan van code, Trello voor niet-technisch projectmanagement, Confluence voor kennisbeheer en Atlassian Access voor eenmalige aanmelding en identiteitsbeheer op bedrijfsniveau.

Samen hebben deze tools teams in de hele staat geholpen om hun manier van werken te transformeren. CTO Dave Fletcher zegt: "Het leuke voor mij als CTO is om te zien hoe DTS zich ontwikkelt tot meer consistentie in projectmanagement. Dit paste goed bij het doel van onze CIO om SAFe agile ontwikkelingswerkwijzen in de hele organisatie te implementeren. Voor Jira, gebruikten we minstens 14 verschillende projectmanagementsystemen. De overstap naar Jira Cloud biedt DTS betere levermogelijkheden, waarvan we verwachten dat dit in de toekomst nog grotere voordelen oplevert."

Deze verbeteringen zijn misschien nergens zo duidelijk naar voren gekomen als bij software-ontwikkeling. IT-teams van de agentschappen in Utah hebben bijvoorbeeld de mogelijkheid geboden om DevSecOps te gebruiken door de beveiliging in een vroeg stadium en vaak te integreren met behulp van samenwerkings- en ontwikkelingstools van Atlassian. Hoewel het vaak de perceptie is dat het vergroten van de betrokkenheid van de veiligheidsdiensten de tijdlijnen verlengt, vond de staat Utah het tegenovergestelde.

"Beveiliging was altijd wel dat we bespraken nadat onze ontwikkelingsteams klaar waren voor implementatie. Als er problemen waren, werd de implementatie vertraagd. We hebben onze kijk op beveiliging veranderd. In plaats van deze te beschouwen als iets lastigs dat onze voortgang naar implementatie belemmert, zijn we al vroeg begonnen met het vaak toepassen van beveiliging, zodat we al ruim voor de implementatie hindernissen konden overwinnen", legt Corona uit. "IT en beveiliging werkten voorheen als twee afzonderlijke afdelingen. Na de migratie naar de cloud kon beveiliging deel uitmaken van ons ontwikkelingsteam en betrokken zijn bij de ontwikkeling, het testen en de implementatie."

De migratie van de staat naar Atlassian Cloud Enterprise heeft ook de snelheid verhoogd waarmee IT op een veilige manier veranderingen kan doorvoeren. "Ons wijzigingscontroleproces duurde vroeger ongeveer twee weken omdat we wilden begrijpen wat we veranderden en wat de impact ervan was. Het was erg frustrerend voor onze ontwikkelaars", zegt Corona. "Met onze nieuwe softwareontwikkelingstools van Atlassian zijn we overgegaan van implementaties die weken duurden naar implementaties die minder dan 24 uur, en in sommige gevallen minuten, duurden."

Bovendien is het dankzij toegang tot de cloud voor meer mensen mogelijk om deel te nemen aan het verandermanagementproces. "We hadden al elke week telefonisch een vergadering over verandermanagement. We dachten: 'Wat als we daar een videogesprek van maken zodat we kunnen zien wat iemand presenteert en een opname kunnen delen als iemand niet aanwezig kan zijn?'" zegt Corona. Dezelfde aanpak werd toegepast op processen en vergaderingen in de hele staat, waarbij ze op afstand konden werken en samenwerken op alle niveaus mogelijk maakten. Dit betekende een aanzienlijke verbetering voor de huidige teamleden en voegde aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden toe voor nieuwe werknemers.

Een prestatie die 'maar één keer in een ambtstermijn' voorkomt

In een tijdperk van ongekende overheidstransformatie heeft de implementatie van Atlassian Cloud Enterprise-tools de staat Utah geholpen om in minder dan drie jaar tijd over te stappen van verouderde technologieën en processen naar moderne mogelijkheden. Teams vertrouwen op deze agile tools voor samenwerking om sneller en eenvoudiger dan ooit te bouwen, te testen, te releasen en support te bieden, waardoor continue ontwikkeling en implementatie van nieuwe applicaties en services mogelijk wordt.

"We hebben een gegevensmigratie van 100% naar de cloud voltooid. Voor IT-mensen gebeurt dat maar één keer in hun ambtstermijn", zegt Corona. "Cloudmigratie bood de mogelijkheid voor een modernisering van onze ontwikkelingsomgeving. We zijn opgeschaald naar Jira Software en Confluence Cloud, waardoor onze ontwikkelaars van silo's naar een samenwerkingscultuur konden overstappen. Dit resulteerde in een over het algemeen sneller, flexibeler en beter team."

CTO Dave Fletcher voegt hieraan toe: "We zijn erg blij met het resultaat van de verplaatsing van individuele, lokale en cloudaccounts van Atlassian naar een beheerde cloudservice voor bedrijven die de levering versnelt, de samenwerking verbetert en uiteindelijk onze overstap naar enterprise agile ondersteunt. Dit heeft geleid tot verbeterde projectmanagement, betere samenwerking en meer transparantie in projecten in de staat Utah."

Utah mag dan wel een van de eerste deelstaatregeringen zijn die volledig naar Atlassian Cloud migreert, maar is zeker niet de laatste. Hoewel migraties belangrijke ondernemingen zijn, heeft Utah aangetoond dat met een iteratieve en strategische aanpak, enthousiaste kampioenen, een toegewijd team en gezamenlijke ondersteuning de resultaten de moeite waard zijn. "Verandering ziet er voordat je begint altijd angstaanjagender uit", zegt Diana Castiblanco, Trello Enterprise Advocate. "Doe het stap voor stap en weet dat Atlassian support kan bieden." Dit advies en deze begeleiding kwamen de staat Utah goed van pas, en ze hopen een lichtend voorbeeld te zijn voor andere staten die ook willen moderniseren ten behoeve van hun werknemers, kiezers en gemeenschap.