EMC + Atlassian
Przez 25 lat mojej pracy w IT była to najpłynniejsza migracja, w jakiej brałem udział”.
Chris Van Cleve
Inżynier oprogramowania
0
Downtime since migrating
przestojów od czasu migracji
0
TBD
zaległości od czasu migracji
Branża
Usługi finansowe
Lokalizacja
Des Moines, Iowa, USA
Liczba użytkowników
2600
Produkty Atlassian
Strategiczne przygotowanie umożliwiło EMC „doskonale płynną migrację” do Atlassian Cloud
Wdrażanie zmian jest wyzwaniem dla każdej firmy, a co dopiero dla takiej, która istnieje od ponad wieku. Na szczęście firma ubezpieczeniowa EMC Insurance Companies ma doświadczenie w zakresie ograniczania ryzyka i przygotowywania się na nieznane, dlatego do swojej cyfrowej transformacji podeszła z taką samą strategiczną gotowością, jak w przypadku swoich własnych produktów. W ramach tej transformacji firma EMC przeprowadziła dobrze zaplanowaną, bezproblemową migrację do chmury Atlassian z pomocą Mumo Systems, co pozwoliło jej zminimalizować ryzyko, osiągnąć spokój ducha i przygotować solidne podstawy do obsługi klientów przez następne 100 lat.
Wiele firm prowadzących działalność od dziesięcioleci obawia się wprowadzania zmian. Niezależnie od tego, czy chodzi o nowe strategie, produkty, personel czy infrastrukturę, perspektywa zmian może wywoływać niepewność, a nawet lęk. Działająca od stu lat firma specjalizująca się w ubezpieczeniach handlowych, EMC Insurance Companies, aż za dobrze zna jednak korzyści płynące z przygotowywania się na nieznane — zdecydowała się więc zaakceptować rzeczywistość i przygotować plan, zamiast ignorować problem. „Zmiana jest stałym elementem w każdym obszarze firmy. Musimy mieć możliwość szybkiego działania i orientować się w najnowszych trendach” — mówi inżynier oprogramowania Chris Van Cleve.
Dostosowanie się do szybkich zmian w branży i na rynku zmotywowało EMC do rozpoczęcia cyfrowej transformacji, która obejmowała przyjęcie nowocześniejszych systemów, nowszych języków kodowania, metodologii Agile i podejścia opartego na rozwiązaniach chmurowych. Migracja do chmury Atlassian w ramach transformacji była logicznym krokiem, który pozwolił firmie wykluczyć stres związany z zarządzaniem własnymi narzędziami, umożliwiając skupienie się na podstawowej działalności przy skutecznym przygotowaniu na przyszłość.
Po czterech miesiącach planowania i porządkowania firma EMC ukończyła (słowami Chrisa) „najbardziej płynną migrację” w ciągu jednego weekendu. Skutkiem były natychmiastowe i długotrwałe korzyści — w tym brak incydentów powodujących przestoje oraz całkowite wyczyszczenie listy nagromadzonych od lat zadań. Dzięki ograniczeniu prac konserwacyjnych i przejściu na bardziej stabilny, bezpieczny i sprzyjający produktywności system firma EMC zyskała czas i zasoby, które może poświęcić na innowacje pomagające zarówno klientom, jak i jej samej pewnie kroczyć ku przyszłości.
Chmura najlepszym wyborem
Po wdrożeniu mniej więcej w 2011 roku rozwiązania Confluence jako bazy wiedzy firma EMC przeszła migrację ze starszego narzędzia Service Desk do Jira Software i Jira Service Management w celu skuteczniejszego monitorowania i analizowania informacji, zapewnienia ściślejszej integracji oraz zwiększenia łatwości użytkowania, szczególnie w przypadku zespołów nietechnicznych. Od tego czasu „system Atlassian stał się naszym jedynym źródłem informacji i centralnym repozytorium umożliwiającym współpracę” — mówi kierownik ds. rozwoju oprogramowania, Marty Hagewood.
Zachęcone przez należące do firmy EMC centrum potencjału w zakresie zwinności zespoły wdrożyły metodologie Agile, a także narzędzia Atlassian zwiększające wydajność codziennej pracy.
Wcześniej przez natłok prac serwisowych nigdy nie mieliśmy czasu zająć się tym, co było w planach. Teraz, po migracji, zrealizowaliśmy już dwa razy więcej zadań, niż mieliśmy ich na liście”.
Chris Van Cleve
Inżynier oprogramowania
System Jira Software firmy EMC można również bezproblemowo zintegrować z Bitbucket, Bamboo i Confluence, aby jeszcze bardziej usprawnić programowanie zwinne, obieg dokumentacji i dzielenie się wiedzą. Jira Service Management to narzędzie przeznaczone dla zespołów technicznych i nietechnicznych w całej firmie (ds. HR, administracji obiektem, bezpieczeństwa i innych), które muszą nawzajem korzystać ze swoich usług. „Staramy się, aby portal Jira Service Management dotarł do punktu, w którym dowolna prośba trafi do właściwych osób w firmie” — mówi Chris.
Początkowo firma EMC zdecydowała się wdrożyć produkty Atlassian w Data Center, aby uzyskać maksymalną kontrolę i dostępność. Jednak z biegiem czasu firma przeszła na rozwiązanie chmurowe, aby korzystać z nowocześniejszych metod pracy, zapewnić lepszą dostępność i ograniczyć przerwy techniczne. „Jako firma zastanawialiśmy się nad tym, na ile jesteśmy przygotowani na wymagania przyszłości i jakich narzędzi potrzebujemy, aby odnieść sukces” — wspomina Marty. „Najpierw przestawiliśmy się na pracę w chmurze i zmodernizowaliśmy naszą infrastrukturę IT, aby nie stała na przeszkodzie zmianom”. Chris dodaje: „Jako zespół, który zarządza tymi narzędziami, chcieliśmy móc skupić się na zapewnieniu obsługi klienta i rozwiązań, zamiast dzielić czas między przerwy techniczne i rozwiązywanie problemów”.
Zbiegiem okoliczności firma Atlassian mniej więcej w tym samym czasie również przygotowywała się do migracji do chmury. Ta wiadomość utwierdziła przedsiębiorstwo EMC w przekonaniu, że obrało właściwy kurs. „Zespół Atlassian wprost ogłosił, że koncentruje się na chmurze i ulepszeniach w tym zakresie. To musiało coś znaczyć. Właśnie taki jest kierunek rozwoju branży oraz najwyższej jakości produktów i usług wsparcia firmy Atlassian. Postanowiliśmy więc popłynąć z nurtem” — wyjaśnia Marty.
Sprawne przejście dzięki dobremu przygotowaniu
Gdy decyzja o migracji z Atlassian Data Center do chmury została już podjęta, firma EMC skontaktowała się z partnerem ds. rozwiązań Mumo Systems w celu uzyskania wskazówek i pomocy. Oba zespoły chciały „optymalizacji i zmian”, które pozwoliłyby przy okazji wprowadzić pewne usprawnienia. „Zdecydowaliśmy, że nie przeprowadzimy zwykłej migracji. Postanowiliśmy zmienić kolejność wykonywanych kroków i zadać sobie kilka pytań: Jaki jest nasz cel? Jakie przerwy techniczne spowodują nasze działania? Z jakim długiem technologicznym musimy się liczyć w porównaniu do wartości dodanej? Tego rodzaju analiza dała nam szansę na uproszczenie wielu kwestii” — wyjaśnia Marty. Chociaż metoda ta może wymagać więcej czasu i wysiłku na wczesnym etapie, pozwala oszczędzić zasoby, a później zapewnić lepsze wrażenia zarówno użytkownikom, jak i administratorom.
Ustaliwszy plan strategiczny, firmy EMC i Mumo rozpoczęły czteromiesięczną współpracę w zakresie porządkowania i optymalizacji. Faza przygotowań obejmowała planowanie, modyfikacje procesu, walidację i wdrożenie.
Na tym etapie przygotowania najważniejsze było uporządkowanie wtyczek i danych związanych z użytkownikami. W zakresie automatyzacji i wydajności firma EMC w dużym stopniu polegała na aplikacjach ze sklepu Marketplace, w tym Elements Connect, X-Ray Test Management for Jira, Automation for Jira, Scriptrunner i Chat for Jira Service Management. Zespół współpracował z Mumo, aby ocenić, które aplikacje nie są już potrzebne (takie jak Automation for Jira, która jest natywna w Atlassian Cloud, oraz Elements Connect, której dane nie były często używane) i które z nich wymagają migracji.
W celu oczyszczenia danych firmy EMC i uproszczenia złożonych przepływów pracy zespół Mumo współpracował również z grupą Atlassian. Owocem tych wspólnych działań jest chociażby wprowadzony w firmie jeden schemat priorytetów, za sprawą którego nie trzeba już aktualizować priorytetu w systemie Jira Software za każdym razem, gdy powstaje nowy projekt. Zespoły Mumo i EMC zwróciły także uwagę na niezwykle wysoką liczbę użytkowników systemu i zastanawiały się, czy konieczna jest migracja ich wszystkich. Po sprawdzeniu bazy danych z grupą Atlassian zespół Mumo jeszcze przed migracją usunął ze środowiska 40 000 użytkowników. Ponadto zespoły wspólnie sprawdzały pod kątem rzetelności inne dane oraz rozwiązywały inne pojawiające się po drodze problemy. „Pracownicy Atlassian pomogli nam skoordynować wszystkie działania. Dzięki nim mogliśmy dopiąć wszystko na ostatni guzik oraz poddawać nasze pomysły wzajemnej ocenie” — mówi Kian Stack, główny konsultant ds. produktów w firmie Mumo.
Po uporządkowaniu wszystkich danych, użytkowników i aplikacji firmy EMC i Mumo przeszły do kolejnego etapu: planowania migracji i testów.
Praca w chmurze i przeniesienie niektórych naszych zadań do Atlassian pozwoliły bardzo zwiększyć wydajność i skupić się na obsłudze klienta”.
Chris Van Cleve
Inżynier oprogramowania
Na tym etapie zespół Mumo planował nie tylko samą migrację, ale też prace do wykonania już po jej zakończeniu, aby ograniczyć ryzyko wystąpienia problemów, skorygować przepływy pracy, ponownie połączyć bazy wiedzy, skonfigurować tagi w systemie Jira Service Management oraz zaimportować konfiguracje niestandardowe. W międzyczasie firma EMC udzieliła wczesnego dostępu grupie 30 zaawansowanych użytkowników i kierowników, którzy mogli przetestować system i zapoznać się z nowym interfejsem. Opinie testerów pomogły naprawić błędy i wpłynęły na zarządzanie zmianami — w tym także na sposób omówienia migracji do chmury i szkolenia pracowników podczas kwartalnego spotkania firmy, w wewnętrznym newsletterze i na forach Confluence. „Kluczem była komunikacja: zrozumienie pytań, udzielanie odpowiedzi oraz przygotowanie wszystkich najlepiej, jak się tylko dało, aby uniknąć niespodzianek” — mówi Marty.
Testowanie i komunikacja sprawiły, że zespół EMC czuł się gotowy i nastawiony dość optymistycznie w obliczu nadchodzącego wielkiego dnia. Ukończenie migracji i modyfikacji zajęło jeden weekend. W poniedziałek rano zespoły były przyjemnie zaskoczone reakcją pracowników EMC — lub raczej jej brakiem. „Spodziewaliśmy się mnóstwa zgłoszeń, ale nic takiego się nie stało” — wspomina Marty. „To była najpłynniejsza migracja w mojej karierze, a pracuję w branży IT od 25 lat” — dodaje Chris.
Zespół przypisuje sukces migracji dogłębnemu przygotowaniu i partnerstwu z zespołem Mumo. „Długi okres przygotowań i utworzenie dokumentacji przyniosły korzyści” — mówi Kian. Zespół EMC także uważa, że firma Mumo była kluczowym elementem układanki. „Najpierw pomyślałem, że damy sobie radę — że możemy to zrobić sami. Z perspektywy czasu widzę jednak, że osiągnięcie celu zawdzięczamy współpracy z firmą Mumo. Nasz zespół ds. obsługi opartej na współpracy zarządzający rozwiązaniami Jira, Jira Service Management i Confluence jest niezwykły. Kluczem do sukcesu była jednak współpraca z partnerem takim jak Mumo, na którym można polegać oraz który rozumie system i uzupełnia nas doświadczeniem” — ocenia Marty.
„Dzięki automatycznym aktualizacjom zawsze wiemy, że system jest aktualny. Nie musimy się martwić o zapewnianie bezpieczeństwa czy luki w zabezpieczeniach ani ponosić związanych z tym kosztów. Komfort i pewność to istotna sprawa”.
Marty Hagewood
Menedżer ds. tworzenia oprogramowania
„To niesamowite, ile możesz osiągnąć, gdy nie musisz zmagać się z przestojami”.
Dzięki sprawnej i udanej migracji EMC już teraz odnosi korzyści z pracy w Atlassian Cloud i nie może się doczekać zastosowania narzędzi na szerszą skalę w przyszłości.
Teraz, gdy dzięki usługom współpracy ograniczono przerwy techniczne w Atlassian, a incydenty związane z przestojami zostały wyeliminowane, więcej czasu i energii można poświęcić na pracę, która zwiększa wartość dodaną dla klientów EMC i samej firmy.
„Wcześniej nasz zespół musiał wykonywać zarówno prace serwisowe, jak i zaplanowane zadania. Problem polegał na tym, że przez natłok prac serwisowych nigdy nie mieliśmy czasu zająć się tym, co było w planach. Teraz zrealizowaliśmy już dwa razy więcej zadań, niż mieliśmy ich w rejestrze. Praca w chmurze i przeniesienie niektórych zadań do systemu Atlassian pozwoliły nam zdecydowanie zwiększyć wydajność i skupić się na obsłudze klienta” — wyjaśnia Chris. Marty i Kian potwierdzają jego słowa. „Poziom usług, jaki oferujemy ze względu na zaoszczędzony czas, jest bardzo wysoki” — przyznaje Marty. „To niesamowite, ile możesz osiągnąć, gdy nie musisz zmagać się z przestojami” — dodaje Kian.
Marty twierdzi, że oprócz oszczędności czasowych zespół docenia także brak wątpliwości w zakresie bezpieczeństwa. „Dzięki automatycznym aktualizacjom zawsze wiemy, że system jest aktualny. Nie musimy się martwić o zapewnianie bezpieczeństwa czy luki w zabezpieczeniach ani ponosić związanych z tym kosztów. Komfort i pewność to istotna sprawa”.
W przypadku ubezpieczyciela takiego jak EMC wszystko sprowadza się do minimalizacji ryzyka i zmartwień. Ze wsparciem zespołów Atlassian i Mumo dobrze zaplanowana, płynna migracja do chmury pomogła firmie EMC dokonać transformacji biznesowej i stworzyć solidną podstawę do obsługi klientów na co najmniej najbliższe sto lat.