How SpotOn uses Rovo to take ideas from concept to client in record time

SpotOn, dynamicznie rozwijająca się firma technologiczna, która pomaga restauracjom i małym firmom osiągać większy wzrost i wyższą rentowność, przekształca swoją wewnętrzną wiedzę w strategiczny zasób dzięki Rovo.

Dzięki centralizacji działań na platformie Atlassian oraz wdrożeniu Rovo jako jeden z pierwszych użytkowników firma SpotOn utworzyła ujednolicony System of Work, który umożliwia zespołom wykorzystanie sztucznej inteligencji do automatyzacji żmudnych zadań, łączenia rozproszonych informacji oraz uzyskiwania analiz pomagających w strategicznym rozwoju działalności.

Od IT po sprzedaż i obsługę klienta — zespoły w całej firmie współpracują z Rovo, aby zyskać więcej czasu na zadania o większej wartości, zapewniać lepszą obsługę klientów oraz szybciej dostarczać potrzebne rozwiązania.

Nadmiar narzędzi oraz działania ręczne prowadzą do marnowania czasu podczas cykli tworzenia oprogramowania

Jako dynamicznie rozwijająca się firma z branży fintech, obsługująca dziesiątki tysięcy restauracji i małych firm SpotOn borykała się z rosnącą złożonością procesów wewnętrznych, próbując jednocześnie zapewnić szybką realizację usług. Misja firmy oparta na zasadzie „operator na pierwszym miejscu” wymagała szybkiego wprowadzania innowacji, aby sprostać stale zmieniającym się potrzebom klientów, jednak na drodze stało kilka wyzwań:

• Nadmiar narzędzi utrudniał pracownikom odnajdowanie i weryfikowanie informacji.

• Przygotowanie dokumentów wymagań produktowych (PRD) zajmowało działowi IT kilka dni, co spowalniało proces opracowywania i wdrażania.

• Kluczowe informacje były rozproszone po różnych systemach, co utrudniało koordynację działań w zakresie strategii i realizacji.

• Ręczne procesy związane ze wsparciem i sprzedażą pochłaniały cenny czas, który można było przeznaczyć na obsługę klientów.

Firma SpotOn potrzebowała sposobu na scentralizowanie wiedzy, ograniczenie pracy ręcznej oraz zapewnienie zespołom szybszego i niezawodnego dostępu do informacji niezbędnych do rozwoju działalności i relacji z klientami.

Ujednolicenie wiedzy dzięki Atlassian i Rovo

Firma SpotOn skonsolidowała swoje narzędzia na platformie Atlassian i wdrożyła Rovo jako inteligentną warstwę sztucznej inteligencji we wszystkich aplikacjach.

Ponad 700 pracowników z działów IT, marketingu, finansów, operacji i innych korzysta obecnie z Rovo, który stanowi „tkankę łączną” firmy, jak to określa wiceprezes ds. IT Ryan Boyd. Zamiast przeszukiwać wiele narzędzi, kanałów, dokumentów i zgłoszeń, pracownicy mogą zadawać Rovo pytania w języku naturalnym, uzyskiwać odpowiedzi zawierające bogate informacje kontekstowe oraz uruchamiać agenty, które automatyzują powtarzalne zadania.

Dzięki Rovo firma SpotOn zyskuje członka zespołu opartego na sztucznej inteligencji oraz wbudowany moduł koordynujący, który przekształca rozproszone informacje w skoordynowane czynności, co pozwala zaoszczędzić cenny czas na bardziej efektywną pracę oraz uzyskać analizy umożliwiające podejmowanie jeszcze lepszych decyzji.

Skracanie czasu cyklu dzięki współpracy sztucznej inteligencji i ludzi

Aby przyspieszyć proces wprowadzania innowacji, zespoły IT firmy SpotOn rozpoczęły od wdrożenia sztucznej inteligencji w dwóch kluczowych przepływach pracy: przygotowywaniu dokumentów wymagań produktowych (PRD) oraz ustalaniu priorytetów nowych pomysłów.

• Dzięki agentowi generowania PRD zespół IT firmy SpotOn może jednym kliknięciem utworzyć wersję roboczą dokumentu wymagań produktowych ukończoną w 75%. Rozwiązuje w ten sposób tzw. „problem pustej kartki”, o którym mówi Ryan, i skraca czas potrzebny na wykonanie tego zadania z kilku dni do zaledwie kilku godzin.

• Agent oceny pomysłów firmy SpotOn analizuje pomysły zgłoszone za pośrednictwem Jira Service Management, ocenia je pod kątem obiektywnej wartości oraz nadaje priorytet tym, które są najkorzystniejsze dla firmy.

Skalowanie wsparcia i sprzedaży dzięki sztucznej inteligencji

Oprócz działu technicznego firma SpotOn wdrożyła Rovo także w obszarze obsługi klienta i sprzedaży, gdzie obsługuje on przepływy pracy o dużej skali i znaczącym wpływie.

Ponad 700 handlowców korzysta z agenta wsparcia sprzedaży w aplikacji Slack, aby uzyskać natychmiastowe odpowiedzi na pytania dotyczące produktów. Choć liczba wiadomości od pracowników wzrosła o 63%, agent wsparcia sprzedaży odpowiedział na 95% pytań, a 55% z nich skierował do samoobsługi bez konieczności podejmowania dalszych działań. Dzięki członkowi zespołu opartemu na sztucznej inteligencji, który odpowiada na podstawowe pytania, firma nie tylko oszczędza 40 godzin miesięcznie, ale także pomaga zespołowi sprzedaży szybciej finalizować transakcje.

Wykorzystując Rovo do skalowania wiedzy o produktach i automatyzacji podstawowej obsługi klienta, pracownicy firmy SpotOn uzyskują teraz potrzebne informacje w ciągu kilku sekund, co pozwala im skuteczniej obsługiwać klientów.

„Opracowaliśmy w aplikacji Slack agenta Rovo w pełni dostosowanego do naszych potrzeb w zakresie wsparcia sprzedaży, a wyniki były jednoznaczne. Rovo odpowiedział na 95% pytań zadanych w kanale, a wskaźnik skutecznego przekierowania do samoobsługi wzrósł z 40% do 55%. To przyniosło nam wymierny efekt, który tylko potwierdzał nasze odczucia”. — Ryan Boyd, wiceprezes ds. IT w SpotOn