Delivery Hero osiąga wydajność i oszczędności dzięki centralizacji ponad 40 000 pracowników w jednym System of Work

Wyzwanie: Firma Delivery Hero rozrosła się do ponad 40 000 pracowników, obejmując 11 marek w blisko 70 państwach. Szybki wzrost i przejęcia utrudniały współpracę i standaryzację, jednocześnie zwiększając koszty, dług techniczny, ryzyko i obciążenie związane z utrzymaniem.

Rozwiązanie: Firma Delivery Hero nawiązała współpracę z Atlassian i Adaptavist w celu konsolidacji i migracji z różnych narzędzi i instancji w różnych wdrożeniach do jednego systemu pracy opartego na Atlassian Cloud Enterprise. 

Efekt: Od momentu wdrożenia pojedynczej bezpiecznej platformy chmurowej pracownicy są bardziej zadowoleni, wydajni, skłonni do współpracy i innowacyjni, a firma odnotowała 69% oszczędności kosztów już w ciągu pierwszych trzech lat.

Z misją dostarczania najlepszych wrażeń klientom i współpracownikom

Delivery Hero, założona w 2011 roku jako internetowy startup do zamawiania jedzenia, stała się wiodącą na świecie firmą oferującą lokalne usługi dostawcze, obsługującą ponad 10 milionów dostaw dziennie. Miliony klientów polegają na Delivery Hero, oczekując dostaw wszystkiego — od jedzenia po latarki. To ogromne przedsięwzięcie, które wymaga współpracy ponad 40 000 pracowników w niemal 70 krajach — realizowanej w ramach podejścia System of Work opartego na rozwiązaniach Atlassian.

Przy wsparciu Atlassian oraz jej partnera ds. rozwiązań, firmy Adaptavist, Delivery Hero scentralizował wiele narzędzi i ponad kilkanaście instancji Atlassian — działających w różnych modelach wdrożenia — w jedną platformę Atlassian Cloud Enterprise. Zapewniło to użytkownikom i administratorom następujące korzyści:

• Ponad 69% oszczędności kosztów tylko w ciągu pierwszych trzech lat;

• efektywniejszą pracę bez przerw w działaniu systemu i uciążliwych zadań administracyjnych; 

• mniejsze ryzyko dzięki silniejszym i bardziej proaktywnym środkom bezpieczeństwa;

• współpracę na jednej, łatwej w obsłudze platformie, z nowymi funkcjami, które pozwalają szybciej dostarczać większą wartość.

Fuzje i przejęcia stwarzają nowe możliwości i przeszkody

Fuzje i przejęcia pomogły Delivery Hero zwiększyć liczbę pracowników pięciokrotnie w ciągu pięciu lat, ale stworzyły również nowe wyzwania związane z infrastrukturą i współpracą. Przy tak dużej liczbie osób pracujących z tak wieloma narzędziami, wdrożeniami i instancjami, wspólna praca nad osiągnięciem wspólnych celów była niezwykle trudna. 

Rozprzestrzenianie się narzędzi również powodowało wzrost kosztów i złożoności. Ponadto im więcej pracowników dołączało do Delivery Hero, tym większe obciążenie stanowiło to dla starzejących się systemów, co prowadziło do przestojów dla użytkowników i uciążliwych przerw technicznych dla administratorów. 

Zespół ds. korporacyjnych rozwiązań IT wiedział, że należy znaleźć rozwiązanie tych problemów. Im więcej dowiadywali się o Atlassian Cloud, tym bardziej byli zaintrygowani. Migracja nie tylko usprawniłaby współpracę, skalowalność i bezpieczeństwo oraz obniżyła koszty, ale także zapewniłaby dostęp do nowych aplikacji, które wspierałyby realizację celów firmy, takich jak Atlassian Guard do zarządzania bezpieczeństwem, Analytics do podejmowania decyzji opartych na danych oraz Rovo do zwiększania produktywności i innowacyjności. Decyzja nie pozostawiała wątpliwości: nadszedł czas na zmiany, aby Delivery Hero mogło pozostać liderem dla swoich klientów i pracowników.

Łączenie różnych narzędzi i zespołów za pomocą jednego centralnego rozwiązania

Zespół ds. administracji Atlassian w Enterprise IT postanowił pomóc firmie Delivery Hero w centralizacji i standaryzacji korzystania z Atlassian Cloud, aby ułatwić pracę użytkownikom i administratorom, a jednocześnie zwiększyć wyniki finansowe firmy. 

Pierwszą ważną decyzją zespołu było wybranie narzędzia, które miało stać się centrum współpracy w Delivery Hero. Firma Delivery Hero korzystała z rozwiązań Atlassian od swoich początków i przejęła kilka firm używających innych narzędzi, takich jak Asana, Monday, SmartSheets, Salesforce i Zendesk. Administrator Atlassian, Jousef Waggad, mówi: „Po porównaniu narzędzi do współpracy i narzędzi zwiększających wydajność wiedziałem, że Atlassian powinien być naszą platformą numer jeden. Wszystko inne wydawało się zbyt proste albo zbyt skomplikowane. Atlassian był wystarczająco intuicyjny dla naszych podstawowych użytkowników i wystarczająco zaawansowany dla naszych użytkowników zaawansowanych”.

Współpraca z AWS sprawia, że zmiana jest jeszcze prostsza

Kolejnym wyzwaniem było opracowanie uzasadnienia biznesowego, aby uzyskać poparcie kierownictwa. Dzięki wsparciu firmy Atlassian Jousef i kierownik zespołu Shahinya „Sha” Häckel pokazali im, w jaki sposób konsolidacja narzędzi, połączenie instancji Atlassian oraz migracja z Atlassian Server do Cloud Enterprise umożliwi współpracę, obniży koszty i zmniejszy nakłady na konserwację, poprawi bezpieczeństwo oraz odblokuje nowe możliwości napędzające innowacje, takie jak sztuczna inteligencja. 

Liderzy dostrzegli wartość propozycji, którą przedstawili Sha i Jousef, a ich entuzjazm wzrósł jeszcze bardziej, gdy dowiedzieli się, że Delivery Hero może nabyć licencje za pośrednictwem AWS Marketplace. Sha twierdzi: „Zakup licencji Atlassian Cloud za pośrednictwem AWS Marketplace usprawnia procesy zakupowe, poprawia kontrolę i pozwala zaoszczędzić pieniądze”. To sprawiło, że decyzja o centralizacji z Atlassian była jeszcze łatwiejsza”.

Samodzielnie to niemożliwe: połączenie sił sprawia, że ścieżka jest o 40% szybsza i o wiele łatwiejsza

Po zatwierdzeniu konsolidacji i migracji Sha i Jousef rozpoczęli planowanie migracji pracowników korzystających z innych narzędzi, przeniesienia instancji serwerów Delivery Hero do chmury oraz połączenia kilku instancji chmury, które firma zgromadziła i nabyła na przestrzeni czasu. 

„Nie chodziło tylko o konsolidację i standaryzację w Atlassian, ale także o połączenie wielu jednostek na całym świecie, które mają własne konfiguracje i procesy” — mówi Jousef. 

Dzięki współpracy z działem usług doradczych Jousef i Sha skorzystali z usług doradczych Atlassian, aby sprawnie poprowadzić tę dużą i złożoną inicjatywę. „Zespół ds. usług doradczych Atlassian pomógł nam zrozumieć, jak działa Atlassian Cloud, ukształtował naszą strategię oraz wskazał nam, jak zorganizować wszystkie nasze spółki na platformie, stosując najbardziej efektywną strukturę i optymalny model licencjonowania” — wspomina Jousef. 

W ciągu następnych kilku miesięcy zespół współpracował z firmami Atlassian i Adaptavist przy przygotowaniach, konsolidacji kilkunastu instancji Delivery Hero Server, migracji ich wszystkich do jednej platformy Atlassian Cloud, a także przy zarządzaniu zmianami i onboardingu. „Przejście do chmury jest niemożliwe w pojedynkę” — mówi Sha. „Wspólnie z Atlassian oraz naszym Solution Partnerem scentralizowaliśmy i przenieśliśmy 40 000 użytkowników z wielu odizolowanych narzędzi na jedną platformę Atlassian Cloud Enterprise w ciągu sześciu miesięcy — o 40% szybciej niż pierwotnie planowaliśmy”.

Lepsze, szybsze środowisko: dostarczone ✅

Od momentu zakończenia konsolidacji i migracji firma Delivery Hero odnotowała już ogromną poprawę i nadal optymalizuje swoją platformę oraz bada nowe możliwości. Oprócz ciągłych oszczędności kosztów, Sha i Jousef twierdzą, że zauważają największe różnice w wydajności, wydajności, bezpieczeństwie i satysfakcji. 

69% oszczędności w ciągu trzech lat

Delivery Hero spodziewa się oszczędności kosztów na poziomie 69% już w ciągu pierwszych trzech lat dzięki centralizacji organizacji i instancji oraz migracji wszystkich instancji do Atlassian Cloud Enterprise.  

Wydajność: większa standaryzacja i wydajność, mniejsze koszty konserwacji 

Standaryzacja systemów i sposobów pracy w całej organizacji nie tylko ułatwi współpracę między pracownikami, ale także umożliwi bardziej konkurencyjne ceny dla klientów i osiągnięcie korzyści skali dla firmy. 

Standaryzacja znacznie ograniczyła również przerwy techniczne, dzięki czemu administratorzy i inżynierowie Atlassian mogą skupić się na bardziej strategicznych inicjatywach. Sha twierdzi: „Gdy wcześniej nasze systemy ulegały awarii, naprawa zajmowała naszym czterem pracownikom nawet siedem godzin. Teraz, korzystając z Atlassian Cloud Enterprise, nie mamy żadnych przestojów, więc możemy przeznaczyć ponad 1000 godzin czasu i wysiłku na bardziej wartościową pracę”.

Bezpieczeństwo: większe i bardziej aktywne 

Od czasu konsolidacji instancji i migracji do Atlassian Cloud Enterprise zespół IT Enterprise czuje się bardziej pewnie niż kiedykolwiek, jeśli chodzi o stan bezpieczeństwa. „Kiedyś bezpieczeństwo było powodem do zmartwień, ale to już przeszłość” — zapewnia Sha. „Plan Cloud Enterprise i Atlassian Guard nie tylko były odpowiednie dla naszej wielkości i wymagań, ale także pomogły nam aktywnie ograniczyć utratę danych i ryzyko związane z nieautoryzowanym wykorzystaniem technologii informatycznych”.

Satysfakcja użytkownika: wyższa

Praca w Atlassian Cloud to lepsze doświadczenia zarówno dla użytkowników, jak i administratorów. „Nasze zespoły twierdzą, że wszystkie rozwiązania Atlassian Cloud są znacznie łatwiejsze w użyciu, umożliwiają współpracę i pozwalają im osiągać więcej” — mówi Jousef. „Zarządzanie platformą jest również znacznie prostsze dla administratorów, ponieważ wszystko, od kontroli użytkowników po zakup aplikacji, odbywa się w jednym miejscu”.

Ponadto: nowe funkcje w chmurze i samoobsługa

„Atlassian Cloud oferuje tak wiele funkcji i możliwości, co przekłada się na lepsze środowisko użytkownika i mniej przerw technicznych. „Jeśli nadal chcemy korzystać z aplikacji innych firm w celu ulepszenia naszej platformy, integracja jest łatwiejsza w chmurze” — twierdzi Jousef.

Sha dodaje, że satysfakcja wzrosła jeszcze bardziej, gdy pracownicy zaczęli korzystać z funkcji i aplikacji w chmurze, takich jak Atlassian Analytics, Automation i Rovo. „Atlassian Analytics zapewnia zespołom znacznie jaśniejszy obraz użycia i wydajności” — mówi. 

Kontynuuje: „Dzięki Rovo pracownicy nie muszą już polegać na naszych administratorach w zakresie zadań takich jak utworzenie automatyzacji. Wystarczy nacisnąć przycisk i używać języka naturalnego zamiast kodu”.

Od „Nie nadążamy” do „Co dalej?”

Misją Delivery Hero jest dostarczanie najlepszych doświadczeń — nie tylko klientom, ale także pracownikom.

Chociaż silosy i rozprzestrzenianie się narzędzi uniemożliwiały firmie realizację tej misji, migracja i konsolidacja pomogły jej nie tylko wrócić na właściwą drogę, ale także utorowały drogę do obiecującej przyszłości. „Chcemy przyciągać najlepszych specjalistów i zapewniać naszym klientom oraz współpracownikom jak najlepsze środowisko” – twierdzi Sha. „Kiedy pojawiały się informacje o nowych funkcjach lub możliwościach, które mogłyby nam w tym pomóc, przyszło mi na myśl: „To wszystko brzmi świetnie, ale nie możemy tego osiągnąć przy tak wielu silosach i systemach serwerowych”. Teraz możemy!”.