From scattered information to structured insights: How Deichmann’s team use Rovo to work more efficiently

Deichmann, największa sieć obuwnicza w Europie, poszukuje nowych sposobów, które ułatwią zespołom w całej firmie dostęp do informacji i podejmowanie decyzji.

Dzięki wdrożeniu Rovo oraz wykorzystaniu Rovo Studio do stworzenia zestawu agentów dostosowanych do niemieckojęzycznych przepływów pracy firma Deichmann przekształciła dane rozproszone po narzędziach Jira, Confluence i SharePoint w łatwo dostępne, zintegrowane informacje.

Od kwartalnych przeglądów celów po usprawnienia z zakresu bezpieczeństwa IT, zespoły biznesowe i techniczne w całej organizacji integrują Agenty Rovo ze swoimi codziennymi przepływami pracy, aby wyeliminować godziny ręcznych przygotowań, szybciej udostępniać odpowiedzi w modelu samoobsługi oraz pozyskiwać analizy strategiczne z danych operacyjnych — wszystko to w swoim ojczystym języku.

Skalowanie wiedzy firmy w rozwijającej się globalnej organizacji handlowej

Deichmann, wiodąca europejska sieć obuwnicza zatrudniająca około 49 000 pracowników, kontynuowała swój rozwój pod względem zasięgu, złożoności i znaczenia biznesowego. Gdy w obliczu szybko rosnącej liczby użytkowników Fabian Weber objął rolę wyspecjalizowanego właściciela Atlassian Platform, firma Deichmann dostrzegła okazję do przeskalowania pomocy oraz udostępnienia wysokiej jakości wsparcia Atlassian większej liczbie zespołów w całej organizacji.

Na ten problem złożyło się kilka dodatkowych wyzwań:

Wraz z rozwojem cyfrowego środowiska współpracy firmy Deichmann obejmującego Jirę, Confluence i SharePoint zespoły potrzebowały szybszego sposobu na odnajdywanie wiarygodnych informacji, opracowywanie komunikatów o stanie prac, przygotowywanie się do sesji przeglądowych oraz kontynuowanie pracy w różnych działach.

Wielu użytkowników potrzebowało wsparcia przy tworzeniu filtrów JQL, automatyzacji lub złożonych zapytań. Oferując im bardziej intuicyjny sposób przekładania potrzeb biznesowych na wyniki techniczne, firma Deichmann mogła ograniczyć liczbę przekazań i pomóc zespołom pracować bardziej samodzielnie.

Zespoły firmy Deichmann na co dzień pracują głównie w języku niemieckim, natomiast w projektach międzynarodowych używany jest również język angielski. Często stosowane jest słownictwo branżowe oraz skróty odzwierciedlające specjalistyczną wiedzę operacyjną firmy. Aby wyniki generowane przez SI były przydatne w codziennych przepływach pracy, musiały one w sposób niezawodny rozumieć język, kontekst oraz terminologię.

Firma Deichmann dostrzegła szansę na szersze wykorzystanie swojej wiedzy na temat platformy, zapewnienie pracownikom bezpośredniego dostępu do istotnych informacji i sprawienie, by sztuczna inteligencja zaczęła działać w języku i kontekście firmy.

Wsparcie zespołów w przejściu od przygotowań do praktycznych analiz

Firma Deichmann wdrożyła Rovo i użyła Rovo Studio do stworzenia agentów obsługujących najbardziej złożone i problematyczne przepływy pracy: kwartalne przeglądy celów, analizę epików oraz raportowanie statusów.

• Agent ds. raportów na temat przestrzeni Jira: tworzy uporządkowane raporty kwartalne dotyczące przestrzeni Jira z pełną hierarchią zgłoszeń i automatycznie je publikuje w Confluence wraz z analizą postępów, oceną ryzyka oraz dalszymi rekomendacjami.

• Agent Epic Whisperer: pełni tę samą funkcję na poziomie epiku, prezentując zagrożenia, zgłoszenia podrzędne oraz statusy, aby zespoły mogły zrozumieć najważniejsze kwestie bez konieczności przeszukiwania pojedynczych zgłoszeń. Fabian zapewnia, że agent działa „jak doświadczony współpracownik, który szybko bada temat i zbiera istotne informacje”.

• Agent podsumowujący zgłoszenia: analizuje ukończone zgłoszenia i tworzy zwięzłe podsumowania w formie komentarza, które podkreślają kluczowe osiągnięcia, rozwiązane zgłoszenia oraz wpływ do celów dokumentacji.

Dzięki tym agentom zespoły mogą sprawniej przygotowywać się do spotkań poświęconych przeglądom i poświęcać mniej czasu na zbieranie informacji.

Uczestnicy redukują również poświęcany czas i obciążenie mentalne, ponieważ podsumowanie jest bardziej przejrzyste i użyteczne. W przypadku wielu uczestników i sesji przeglądowych może to ograniczyć zbieranie tych samych informacji i umożliwić zespołom większe skupienie się na analizie, dyskusji i dalszych działaniach.

„Zespoły poświęcały wcześniej dużo czasu na przygotowywanie aktualizacji, wyszukiwanie zasad oraz uzgadnianie działań z interesariuszami. Obecnie Agenty Rovo pomagają im w efektywniejszym gromadzeniu i porządkowaniu tych informacji”. — Fabian Weber, Właściciel Atlassian Platform

Wsparcie i wyszukiwanie stają się szybsze i bardziej przejrzyste — tłumaczenie nie jest wymagane

Przed pojawieniem się Rovo każdy pracownik potrzebujący zapytania JQL, Jira Automation lub niestandardowego filtra często współpracował z Fabianem, właścicielem platformy, aby przełożyć wymagania na rozwiązania techniczne. Wraz ze wzrostem liczby użytkowników firma Deichmann chciała ułatwić dostęp do tej wiedzy i skrócić czas dzielący wniosek od rezultatu.

Dzięki Rovo pracownicy mogą opisać swoje potrzeby w prostym języku niemieckim i otrzymać niemal gotowe zapytania JQL oraz struktury automatyzacji. Prace, które wcześniej wymagały wniosku o wsparcie, można teraz przetworzyć w ciągu kilku minut, co pomaga zespołom działać szybciej przy zachowaniu wysokiej jakości wyników technicznych.

Rovo ujednolica także wyszukiwanie we wszystkich używanych przez firmę Deichmann aplikacjach Atlassian i aplikacjach innych producentów, a następnie odwzorowuje powiązania między osobami, projektami i treściami w połączonych systemach pracy. Oznacza to, że różne zespoły (np. ds. zakupów, HR czy bezpieczeństwa IT) mogą znaleźć potrzebne im zasady, dokumenty produktowe, dane sprzedażowe, protokoły spotkań oraz informacje bez konieczności przełączania się między systemami.

Dzięki Rovo pracownicy są bardziej samodzielni, a Fabian mógł przenieść dużą część swojego czasu z reaktywnego wsparcia na aktywne wspieranie użytkowników w skali korporacyjnej.

„Użytkownicy biznesowi nie zawsze muszą zostawać ekspertami od JQL lub automatyzacji, aby skutecznie realizować swoje zadania. Dzięki Rovo mogą oni samodzielnie tworzyć niemal kompletne zapytania lub struktury automatyzacji za pomocą języka naturalnego, jednocześnie korzystając ze standardów i wskazówek wbudowanych w naszą platformę. — Fabian Weber, Właściciel Atlassian Platform

Widok z góry: strategiczna perspektywa oparta na danych taktycznych

Deichmann korzysta z Rovo nie tylko w celu zwiększenia indywidualnej produktywności. Fabian współpracował z różnymi działami w całej firmie, aby tworzyć w Rovo Studio agenty zapewniające zespołom i liderom bieżący, strategiczny wgląd w pracę organizacji.

• Agent ds. inicjatyw strategicznych: tworzy kompleksowe podsumowanie zarządcze bezpośrednio na podstawie aktualnych danych z Jiry, łącząc inicjatywy strategiczne z zespołami, celami kwartalnymi, działami oraz statusem realizacji. Kierownicy działów przyznali, że pierwsze prezentacje wywołały „efekt wow”, ponieważ agent przekształca rozproszone aktualizacje w użyteczny przegląd.

• Agent ds. klastra: łączy wiele inicjatyw strategicznych w jedno podsumowanie zarządcze. Stanowi ono dokument bazowy dla liderów klastra, takich jak logistyka, HR czy nadzór nad IT.

• Agent ds. bezpieczeństwa IT: analizuje jednocześnie zgłoszenia Jira za pomocą JQL oraz strony dokumentacji w Confluence, a następnie podsumowuje istotne informacje dotyczące bezpieczeństwa IT na podstawie powiązanej dokumentacji i danych zgłoszeń, aby ułatwić oceny oraz dalsze działania.

Liderzy nie muszą już poświęcać czasu na zbieranie danych, gdyż Rovo pomaga dostarczać uporządkowane informacje, które ułatwiają prowadzenie bardziej merytorycznych dyskusji i podejmowanie dalszych decyzji.

„Zespoły poświęcały wcześniej dużo czasu na przygotowywanie aktualizacji, wyszukiwanie zasad oraz uzgadnianie działań z interesariuszami. Teraz nasze Agenty Rovo robią to za nie i zapewniają natychmiastową, wymierną wartość. — Fabian Weber, Właściciel Atlassian Platform