Zespoły Personio pracują asynchronicznie w sposób skoordynowany i zautomatyzowany w środowisku Atlassian

Personio zrezygnowało z rozproszenia aplikacji na rzecz uporządkowanego, zintegrowanego ekosystemu Atlassian. Rovo zajmuje się powtarzalnymi zadaniami, Confluence zapewnia łatwy dostęp do wiedzy, Jira pomaga kontrolować postęp pracy, a Loom pozwala prowadzić spotkania asynchronicznie.

Chaotyczny ekosystem narzędzi bez centralnego zarządzania

Firma Personio od dawna korzystała z Jira i Confluence. Jednak cały ekosystem charakteryzował się niewielkim poziomem zarządzania i standaryzacji — zespoły samodzielnie wybierały i opłacały własne rozwiązania oraz licencje.

Przełączanie kontekstu i nieefektywne przekazywanie zadań spowalniały pracę zespołów, a brak kontroli nad narzędziami generował nadmierne koszty licencyjne oraz problemy z bezpieczeństwem.

Zapewnianie wszystkim dostępu do wiedzy dzięki Confluence

Firma Personio wycofała rozwiązanie Notion i przeniosła wszystkie zespoły do Confluence. Obecnie jest to ich centralne miejsce dające dostęp do wiadomości firmowych, zasobów i wiedzy, co ograniczyło powtarzające się pytania do działu wsparcia oraz zwiększyło poziom samoobsługi.

• 60-procentowy wzrost korzystania z bazy wiedzy Confluence, przekładający się na większą samoobsługę: w nowym centrum wiedzy firmy Personio specjalna strona zawiera aktualności i zasoby dla każdego zespołu lub działu. Analizy Confluence wyróżniają najczęściej wyszukiwane oraz najbardziej istotne treści.

• Tablice wspierane przez SI: firma Personio korzysta z udoskonalonej funkcji tablic w Confluence. Na podstawie składającego się z jednego zdania promptu Rovo generuje pełny diagram lub karteczki samoprzylepne, aby ułatwić rozpoczęcie współpracy i umożliwić zespołom szybsze przystąpienie do pracy.

• Zarządzanie wiedzą: wszystkie strony w Confluence mają przypisanego aktywnego właściciela i są regularnie aktualizowane, dzięki czemu Rovo zawsze korzysta z aktualnych i rzetelnych informacji. Dzięki temu centrum Personio może zapewnić wszystkim dostęp do technologii niezbędnych do wykonywania pracy.

Audytowalne i niezawodne procesy pracy z Rovo

Dostarczając odpowiedzi i przyspieszając żmudne zadania, Rovo pomaga firmie Personio czerpać większą wartość z Teamwork Collection, co przekłada się na częstsze korzystanie z rozwiązań Jira i Confluence.

• Agent wykrywania zduplikowanych błędów: ogranicza straty czasu inżynierów, automatycznie wskazując potencjalnie zduplikowane błędy oraz oznaczając fałszywe błędy w chwili utworzenia nowego zgłoszenia. Koniec z powielaniem analiz tych samych błędów — czas skupić się na rzeczywistych defektach!

• Agent ds. zwrotu sprzętu podczas offboardingu: Rovo zwiększa niezawodność i efektywność offboardingu IT poprzez proaktywne angażowanie odchodzących pracowników i prowadzenie ich przez proces zwrotu sprzętu. Koniec z ręcznym przypominaniem o zwrotach sprzętu przez zespoły w miejscu pracy i zespoły IT!

• Agent doradczy ds. priorytetu zgłoszeń: ocenia zgłoszenia w Jira na podstawie jasnych reguł biznesowych i rekomenduje odpowiedni poziom priorytetu, zapewniając spójność między zespołami oraz skupienie kolejek na tym, co ważne

Nowe oblicze spotkań dzięki Loom

Firma Personio przeszła na model asynchroniczny, ograniczyła setki zbędnych spotkań i usprawniła komunikację z klientami dzięki Loom.

• Współpraca asynchroniczna: zamiast spotkań na żywo pracownicy udostępniają nagrania Loom, aby przekazywać potrzebne informacje.

  • Odbiorcy mogą dodawać komentarz do filmów, zareagować za pomocą emoji lub odpowiadać kolejnymi nagraniami Loom.

  • Do każdego nagrania Loom generuje dokument z podsumowaniem oraz zapewniające kontekst wiadomości dodatkowe.

• Szkolenia i wsparcie klientów: filmy Loom często mogą zastąpić rozmowy na żywo z klientami, co pozwala wszystkim zaoszczędzić czas.

  • Pracownicy potrzebują mniej niż pięciu minut, aby edytować nowe nagranie Loom i przygotować je do udostępnienia klientom.

  • Korzystanie z Loom podczas szkoleń pozwala zespołom wsparcia klienta na wizualne przedstawianie klientom działania produktów zamiast ograniczania się do samych instrukcji.