Mercedes-Benz wprowadza innowacje na łatwej w utrzymaniu i wydajnej platformie Atlassian Cloud

Budowanie zaufania do chmury

Mercedes-Benz pierwotnie wybrał wdrożenia Data Center dla swoich narzędzi Atlassian ze względów bezpieczeństwa i zgodności z przepisami.

Jednak kilka rzeczy zmieniło się na przestrzeni lat, w tym uruchomienie funkcji jurysdykcji danych w Atlassian Cloud, zachęcając firmę Mercedes-Benz do ponownego przeanalizowania decyzji o migracji do chmury. Ich zespół IT był coraz bardziej obciążony obowiązkami związanymi z obsługą techniczną, a platforma Atlassian Cloud osiągnęła dojrzałość i zaczęła oferować klientom większą kontrolę nad tym, gdzie są przechowywane ich dane. „W przypadku wersji Data Center musieliśmy utrzymywać duży zespół, który tylko monitorował sieci, sprawdzał, czy serwery działają, instalował aktualizacje, weryfikował dostępność i tak dalej. W Atlassian Cloud wszystkie prace związane z obsługą techniczną serwerów są wykonywane za nas, jest mniej przestojów, a wydajność wyższa” — mówi Mehmet.

Co więcej, Mercedes-Benz zatrudnił niezależnego architekta bezpieczeństwa informacji, który przeanalizował narzędzia Atlassian Cloud i upewnił firmę w słuszności podjętej decyzji.

Mehmet wspomina rozmowę, która odbyła się, gdy Mercedes-Benz już skłaniał się ku migracji do chmury, a która rozwiała jedną z największych wątpliwości zespołu: ciągłą potrzebę dodawania użytkowników w miarę rozwoju firmy. „Mamy około 30 000 użytkowników i będziemy potrzebować jeszcze więcej. Zawarliśmy umowę licencyjną Enterprise z Atlassian, więc płacimy tylko raz i to wszystko. To naprawdę korzystne, ponieważ nie musimy jej negocjować co roku” — mówi.

Mając jeszcze większą pewność, że chmura Atlassian spełni ich wymagania, rozwiąże problemy i ułatwi zarządzanie zmianami, Mercedes-Benz zdecydował się na oficjalną migrację i utworzenie platformy Modern Collaboration Platform opartej na Atlassian Cloud.

Dzięki przygotowaniom, komunikacji i współpracy partnerskiej migracja przebiegła „tak sprawnie, jak to tylko możliwe”

Mercedes-Benz przygotowując się do migracji, zaczął od przedstawienia administratorom istniejących projektów Jira Software i przestrzeni Confluence, różnic między wersją Data Center i Cloud, a następnie dając im możliwość migracji od razu lub w przyszłości. Wszystkie wersje Data Center miały ostatecznie zostać zastąpione, ale firma miała nadzieję, że zaoferowanie użytkownikom wyboru na początku pomoże w płynniejszym przejściu.

Spośród prawie 7000 projektów i przestrzeni w rozwiązaniach Atlassian administratorzy zdecydowali się przenieść około 1000 projektów Jira Software i prawie 1500 przestrzeni Confluence (łącznie ponad 30 000 użytkowników) do MCP, aby skorzystać z nowych funkcji i możliwości, takich jak lepsza wydajność i automatyzacja.

Przez następne sześć miesięcy zespół MCP prowadził gruntowne przygotowania, korzystając z narzędzi Jira Cloud Migration Assistant i Confluence Cloud Migration Assistant, testował nowe rozwiązania oraz komunikował się z użytkownikami, aby informować i szkolić ich w zakresie nadchodzących zmian. Następnie zespół migrował projekty i przestrzenie w czterotygodniowych etapach, aby pracownicy mogli uczyć się od siebie nawzajem i ułatwić im dostosowanie ich rozwiązania.

Na każdym etapie zespół ds. migracji ściśle współpracował z administratorami za pośrednictwem zgłoszeń Jira Service Management, aby weryfikować, testować i zatwierdzać każdy projekt i każdą przestrzeń przed ich przeniesieniem. Zespół współpracował również z partnerami w Atlassian zarówno na poziomie strategicznym, jak i wykonawczym. „Co tydzień przeprowadzaliśmy wewnętrzne rozmowy dotyczące migracji, aby zorganizować kolejne etapy migracji i wykrywać problemy. Gdy firma Atlassian dołączyła do tych rozmów, problemy były rozwiązywane znacznie szybciej, a cały proces stał się o wiele łatwiejszy” — mówi Mehmet.

Po około roku od rozpoczęcia procesu Mehmet i jego zespół płynnie zakończyli ostatni etap migracji. „Nie było żadnych skarg” — wspomina Mehmet. „Migracja przebiegła tak sprawnie, jak to tylko możliwe“.

Ponad 30 000 użytkowników odkrywa zalety nowej platformy chmurowej

Obecnie ponad 30 000 użytkowników odkrywa potencjał narzędzi Atlassian w chmurze. Opcje samoobsługi, automatyzacja i wyższa dostępność zaoszczędziły niezliczone godziny pracy. Przykładowo proces tworzenia nowego projektu lub nowej przestrzeni został znacznie usprawniony w chmurze. „Wcześniej tworzenie nowych projektów, przestrzeni i dostosowań wymagało zbyt dużo pracy ręcznej. Użytkownicy musieli przesyłać zgłoszenia i czekać, aż ktoś się nimi zajmie. Teraz mogą to zrobić sami w kilka minut” — mówi Mehmet. Ponadto przy mniejszej ilości wymaganej pracy administracyjnej, zespół MCP może poświęcić swój czas na bardziej wartościową pracę. „Możemy skupić się na bardziej złożonych przypadkach użycia i częściej się konsultować z użytkownikami” — wyjaśnia.

Praca w chmurze zapewniła również dostęp do cennych nowych funkcji i narzędzi. Przykładowo Mercedes-Benz zachował wysokie standardy bezpieczeństwa i prosty proces logowania dzięki uwierzytelnianiu wieloskładnikowemu w chmurze i logowaniu jednokrotnemu usługi Atlassian Access. Niektóre działy tak chętnie korzystały z Jira Service Management podczas migracji, że dostrzeżono możliwości zastosowania tego narzędzia również w zewnętrznej obsłudze klienta, co nie byłoby możliwe przy wdrożeniu Data Center.

„Aby utrzymać konkurencyjność, musimy zapewnić odpowiednie możliwości działom badań i rozwoju, wsparcia oraz wszystkim naszym zespołom” — mówi Mehmet. „Robimy to, ułatwiając im współpracę i umożliwiając szybszą pracę w chmurze”.

Mniej zasobów potrzebnych do obsługi technicznej oznacza więcej czasu na strategię i świadczenie usług

Chociaż migracja do Atlassian Cloud była dla Mercedes-Benz ogromnym przedsięwzięciem, teraz firma szybko wkracza w przyszłość i nie ogląda się za siebie. Migracja wywarła już zauważalny wpływ na zasoby, dostępność i wydajność, który z czasem bez wątpienia będzie się jeszcze zwiększać.

„Inne firmy mierzą się z przestojami i rosnącymi kosztami serwerów. Ale nie my“ — mówi Mehmet z dumą. On i zespół MCP cieszą się również, że mogą skupić się bardziej na ludziach niż na utrzymaniu platformy. „Nasz poprzedni zespół liczył 80 osób i zarządzał 11–12 aplikacjami. Teraz jesteśmy 15-osobowym zespołem zarządzającym 3–4, a dawny zespół zarządza innymi ważnymi pracami. Zarządzanie jest znacznie łatwiejsze, a my mamy więcej czasu na rozmowy z naszymi klientami, przeprowadzanie większej liczby konsultacji i pełniejsze zaangażowanie się w ich pracę”.

Użytkownicy również odczuwają różnicę. Mehmet mówi, że słyszał opinie użytkowników, którzy wcześniej doświadczali opóźnień, że system działa o wiele szybciej w chmurze, bez względu na miejsce na świecie, z którego pracują.

Ogólnie rzecz biorąc, Mehmet uważa, że migracja to była właściwa decyzja i zachęca do niej innych. „Utwórz bezpłatną organizację w Atlassian Cloud i wypróbuj ją. Nie pożałujesz”.