Actualizaciones semanales de proyectos
Cambia las reuniones de actualización del estado y los mensajes interminables por unas actualizaciones semanales de los proyectos sencillas y asincrónicas que documentan el progreso, reducen los intercambios de correos y mantienen a todo el mundo alineado.
Tiempo de preparación
0 m
Tiempo de ejecución
15 min
Personas
1+
RESUMEN DE 5 SEGUNDOS
- Comparte un registro claro y responsable del progreso del proyecto realizado durante la última semana o de lo que se espera para la próxima semana.
- Asegúrate de mantenerte en el buen camino y aprovechar el impulso.
- Ayuda a los equipos a tomar decisiones fundamentadas y a priorizar en consecuencia sin más reuniones.
QUÉ NECESITAS
- Herramienta de gestión de proyectos, como Atlassian Home o Jira
- Una herramienta de comunicación entre equipos, como Slack o Teams
Recursos de la estrategia
Cómo compartir actualizaciones semanales de los proyectos
Comparte actualizaciones semanales de los proyectos para documentar el progreso, reducir los intercambios de correos y mantener a todo el mundo alineado sin necesidad de otra reunión.
¿Qué es una actualización semanal del proyecto asincrónica?
Las actualizaciones asincrónicas de los proyectos son informes de progreso escritos o por vídeos que comparten el estado actual, los logros y los desafíos que tú o tu equipo estáis resolviendo. También pueden resaltar las decisiones clave del proyecto y su justificación, los riesgos y los aprendizajes recientes.
Compartir estas actualizaciones de forma asincrónica ayuda a comunicarse y colaborar sin necesidad de interacción en tiempo real (tiempo de sincronización) ni de una respuesta inmediata.
¿Por qué realizar la estrategia de actualizaciones semanales de los proyectos posteriores?
Muchas empresas y equipos organizan de forma predeterminada reuniones de estado o toneladas de mensajes para compartir las actualizaciones de los proyectos. Sin embargo, la sobrecarga de reuniones entorpece la concentración y el flujo del trabajo. Es difícil hacer un seguimiento de los mensajes y estos no hacen que las actualizaciones sean visibles para otras personas que necesitan y desean esa información.
Al compartir las actualizaciones semanales de los proyectos de forma asincrónica:
- Se crea un registro claro y responsable del progreso del proyecto.
- Se garantiza que el equipo se mantenga en el buen camino y genere impulso.
- Se ayuda a los equipos a tomar decisiones fundamentadas y a priorizar en consecuencia.
- Se reduce el tiempo dedicado a los mensajes y las reuniones al mantener a los colaboradores informados de forma asincrónica.
¿Cuándo y cómo se deben compartir las actualizaciones semanales de los proyectos?
Una vez por semana al final de la semana.
Ventajas de las actualizaciones semanales de los proyectos
En la investigación de Atlassian se ha demostrado que las actualizaciones semanales de los proyectos pueden mejorar lo siguiente:
- Claridad: los equipos que documentan eficazmente la información clave para obtener el contexto que necesitan tienen 4,6 veces más probabilidades de cumplir con los plazos. Proporcionar actualizaciones periódicas ayuda a tu equipo a mantenerse al tanto del progreso, ver cómo se está haciendo un seguimiento de las metas y detectar los problemas antes de que se conviertan en algo importante.
- Impacto: la documentación de la información clave también hace que los equipos tengan 2,3 veces más probabilidades de centrarse en el trabajo que más importa. Dedicar tiempo cada semana a hacer una pausa y reflexionar sobre el progreso ofrece la oportunidad de analizar qué tareas tienen mayor impacto empresarial para trabajar de forma más inteligente, no más exigente.
- Eficiencia: el 70 % de los trabajadores del conocimiento dice que las reuniones no son eficaces para actualizar el estado. Al llevar a cabo las actualizaciones de forma asincrónica, puedes invertir el valioso tiempo que tienes reservado a las reuniones en los aspectos de tu trabajo que requieren tiempo de sincronización.
- Contexto disponible para la IA: cuando los gestores de proyectos explican por qué han cambiado las prioridades, qué es lo que preocupa a los líderes y cómo se han hecho las concesiones, la IA puede aprender de los matices en lugar de limitarse a los objetivos y resultados clave o documentos de proyecto estáticos.
1. Reflexiona sobre la semana pasada
Tiempo estimado: 2 MIN
Al final de la semana, documenta lo que tú y tu equipo habéis logrado, centrándote en la información de alto nivel para el equipo de partes interesadas en general. Puedes usar esta plantilla de informe semanal como punto de partida.
Información básica: logros, necesidades y áreas de prioridad
- Logros: lo que se ha logrado esta semana
- Necesita información: cualquier obstáculo o pregunta
- Prioridad: qué viene a continuación
CONSEJO: Añade imágenes y vídeos
Ayuda a las partes interesadas a ver el trabajo en acción compartiendo una demostración rápida de Loom para mostrar visualmente el progreso, las capturas de pantalla y los enlaces al trabajo finalizado para su revisión.
2. Destaca las decisiones, los riesgos y los aprendizajes
Tiempo estimado: 2 MIN
Además de las actualizaciones básicas del proyecto en el paso 1, también puedes destacar cualquier decisión, riesgo y aprendizaje.
Decisiones clave:
Registra las decisiones clave del proyecto junto con su justificación. Esto mantiene a todos los colaboradores y partes interesadas alineados, al tiempo que crea un registro de los cambios y ajustes para la planificación futura.
Riesgos:
Si existe un riesgo potencial, ya sea grande o pequeño, que podría afectar el éxito del proyecto, documéntalo. Esto permite a los líderes tomar medidas proactivas para mitigar los problemas y garantizar la transparencia con los equipos que pueden depender de tu trabajo.
Para evaluar los posibles riesgos, pregúntate:
- ¿Qué puede hacer que este proyecto no cumpla con los criterios de éxito?
- ¿Ha surgido nueva información que hace que el cronograma o la ejecución sean más difíciles de lo esperado?
¿El equipo tiene demasiado trabajo como para cumplir con el plazo sin ajustar las prioridades ni añadir recursos?
Líderes y gerentes:
Recuerda que el hecho de que los proyectos estén en riesgo o se desvíen es una parte habitual del establecimiento de metas ambiciosas. Si se penaliza a los equipos por los contratiempos, se fijarán metas menos ambiciosas o se ocultará cuando los proyectos se desvían de su curso. Ninguno de los dos conduce al crecimiento o la transparencia que necesitamos.
Si un proyecto se desvía, actúa rápido ayudando a desbloquear al equipo o a cambiar las prioridades. Está bien pausar una tarea si no es la máxima prioridad en este momento. Simplemente fija una fecha para volver a evaluarla.
Aprendizajes:
Comparte tus puntos de vista sobre el proyecto hasta el momento. Estas conclusiones pueden beneficiar tanto a tu equipo inmediato como a otras personas que trabajan en áreas similares.
- ¿Qué te gustaría haber sabido cuando empezaste este proyecto?
- ¿Qué consejo le darías a alguien que se enfrenta a un desafío similar?
CONSEJO: Sé transparente
Compartir el contexto en torno a las decisiones, los riesgos y los aprendizajes ayuda tanto a tu equipo inmediato como a otras personas que trabajan en áreas similares. Explica a las partes interesadas las soluciones que has considerado hasta ahora, los obstáculos a los que te enfrentas, los próximos pasos y la ayuda específica que necesitas, incluso si solo se trata de ayudar a decidir qué hacer a continuación.
3. Actualiza el estado del proyecto y la fecha de vencimiento
Tiempo estimado: 1 min
Marca con precisión el estado del proyecto (por ejemplo, "Según lo previsto", "En riesgo" o "No según lo previsto") en tu sistema de gestión de proyectos y añade las actualizaciones básicas del paso 1.
Si es necesario ajustar los plazos, edítalos y explica por qué (y si el cronograma se alarga mucho, considera la posibilidad de estructurar el trabajo en fases para un mejor seguimiento).
CONSEJO: Sé breve
La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos tienen un límite de caracteres para las actualizaciones de estado. Incluso si la tuya no lo tiene, mantén el mensaje lo más breve, claro y directo posible para que los demás puedan entenderlo rápidamente y tomar medidas.
4. Añade comentarios con detalles
Tiempo estimado: 1 min
Por último, añade cualquier otra información relevante, como las decisiones, los riesgos y los aprendizajes del paso 2.
La atención es escasa y frágil, así que mantén tus comentarios breves y concisos para asegurarte de que el mayor número posible de personas los lean y entiendan. Un título ajustado y de 1 a 3 frases ayudan a una persona ocupada a entender rápidamente lo que está sucediendo, por qué debería importarle y qué es lo que se necesita de ella (si necesitas comentarios de las partes interesadas, etiquétalas y proporciona instrucciones claras sobre lo que necesitas y para cuándo).
Puedes continuar ese breve resumen con más detalles en secciones claramente etiquetadas (por ejemplo, "Detallar", apéndices, notas ampliables, páginas enlazadas, etc.) para ayudar a las personas que quieren o necesitan matices, sin dejar de respetar el tiempo y la carga mental de todo el mundo.
Si tu herramienta de gestión de proyectos no está integrada en la herramienta de comunicación de tu equipo (por ejemplo, Jira y Slack), publica también la actualización en el canal de comunicación de tu equipo.
CONSEJO: Integra tus herramientas
Si es posible, integra tu sistema de gestión de proyectos y tu herramienta de comunicación (por ejemplo, la página inicial de Atlassian y Slack) para que las actualizaciones que se hagan en el sistema de gestión de proyectos se publiquen automáticamente en el canal de comunicación.
Seguimiento
Planifica actualizaciones en tu calendario
Reserva unos minutos todos los viernes para crear tu actualización. ¿Necesitas más responsabilidad? Prueba Virtual Coworking Play para asegurarte de que redactas tus actualizaciones cada semana.
Variantes
Actualizaciones semanales del equipo
Celeba el progreso, comparte información y aumenta el rendimiento sin necesidad de reuniones.
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Análisis de los 5 "porqués"
Halla la causa del problema y profundiza en las posibles soluciones.
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Plantilla de informe semanal
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