Еженедельный обмен новостями по проекту
Замените совещания по поводу статуса задач и бесконечные переписки простым еженедельным объявлением новостей по проекту, которое можно изучить в асинхронном режиме. Такой формат помогает документировать прогресс, сокращает объемы переписки и позволяет держать всех в курсе событий.
Время на подготовку
0 мин
Время проведения
15 мин
Участники
Больше 1
ПЯТИСЕКУНДНАЯ СВОДКА
- Поделитесь структурированным отчетом о прогрессе проекта за прошедшую неделю или ближайшими планами — ваше сообщение будет легко найти и проверить.
- Помогите всем не отставать от графика и сохранять выбранный темп.
- Дайте командам возможность принимать информированные решения и расставлять приоритеты без дополнительных совещаний.
ЧТО ВАМ ПОНАДОБИТСЯ
- Инструмент для управления проектами, например Atlassian Home или Jira.
- Инструмент для коммуникации в команде, например Slack или Teams.
Ресурсы для сценария
Как организовать еженедельный обмен новостями по проекту
Каждую неделю публикуйте новости по проекту, чтобы документировать прогресс, сократить объемы переписки и держать всех в курсе событий, не проводя лишних собраний.
Что такое еженедельный асинхронный обмен новостями по проекту?
Асинхронный обмен новостями — это письменные отчеты или видео, в которых рассказывается о текущем статусе, достижениях и проблемах, над которыми работаете вы и ваша команда. В отчетах и видео можно также рассказать о ключевых решениях, касающихся проекта, и объяснить их причины, озвучить риски, поделиться недавно полученными выводами.
Асинхронный формат позволяет общаться и вести совместную работу, не подстраиваясь под конкретное время (не согласовывая его с коллегами) и не требует немедленного реагирования.
Зачем проводить сценарий «Еженедельный обмен новостями по проекту»?
Во многих компаниях считают нормой каждый раз проводить совещания или обмениваться сотнями сообщений для рассылки новостей по проекту. Но чем больше становится совещаний, тем сложнее сосредоточиться на основной работе и обеспечить ее выполнение. Сообщения легко потерять. Кроме того, новости, отправленные в таком формате, не видны другим сотрудникам, которым хотелось бы быть в курсе событий или которым нужна эта информация по долгу службы.
Асинхронный обмен еженедельными новостями имеет ряд преимуществ.
- Создается четкое описание прогресса по проекту, которое всегда легко найти и проверить
- Команде проще держаться графика и сохранять выбранный темп
- Проще принимать информированные решения и правильно расставлять приоритеты
- Меньше времени тратится на переписку и совещания — благодаря асинхронному формату
Когда и как следует публиковать еженедельные новости по проекту?
Один раз в неделю, в конце недели.
Преимущества еженедельного обмена новостями по проекту
Исследование Atlassian показывает, что еженедельный обмен новостями может улучшить целый ряд показателей.
- Четкость информации. Если наладить эффективное документирование ключевых данных, обеспечивающих необходимый контекст, то шанс соблюсти сроки возрастает в 4,6 раза. Регулярный обмен новостями помогает команде быть в курсе прогресса и достижения поставленных целей, а также устранять проблемы до того, как они начнут заметно сказываться на работе.
- Значимость результатов. Документирование ключевой информации в 2,3 раза повышает вероятность того, что команда сможет сосредоточиться на наиболее важных задачах. Возможность раз в неделю остановиться и поразмышлять о достигнутом прогрессе помогает понять, какие задачи больше всего влияют на бизнес, чтобы работать рационально.
- Эффективность. 70 % работников умственного труда считают совещания неэффективным форматом для обсуждения статуса задач. Обмениваясь новостями асинхронно, можно выделить дополнительное время на деятельность, которая действительно требует совместной работы в реальном времени.
- Контекст для ИИ. Когда руководители проектов объясняют, почему изменились приоритеты, что беспокоит руководство и как были достигнуты компромиссы, ИИ может изучить нюансы, а не просто статичные OKR или проектные документы
1. Вспомните, что было на прошедшей неделе
Ожидаемое время: 2 МИН.
В конце недели запишите, чего достигли вы и ваша команда. Ограничьтесь общими сведениями для более широкого круга заинтересованных лиц. Можно взять за основу шаблон еженедельного отчета.
Главная информация: достижения, потребности, области фокуса
- Достижения — чего удалось добиться на этой неделе
- Потребности — любые блокеры или вопросы, которые нужно решить
- Области фокуса — что вы будете делать дальше
СОВЕТ. Добавьте изображения и видео
Помогите заинтересованным сторонам увидеть работу в действии: запишите с помощью Loom небольшую демонстрацию, в которой будет наглядно показан прогресс, поделитесь скриншотами и ссылками на готовую работу для ознакомления.
2. Укажите решения, риски и выводы
Ожидаемое время: 2 МИН.
Помимо главной информации, указанной в шаге 1, вы также можете рассказать о любых решениях, рисках, сделанных выводах.
Ключевые решения.
Запишите ключевые решения по проекту и приведите их обоснование. Это поможет согласовать усилия всех участников и заинтересованных сторон, а также позволит отслеживать изменения и корректировки при будущем планировании.
Риски.
Если есть потенциальный риск (большой или малый), который может повлиять на успех проекта, задокументируйте его. Это поможет руководителям заранее принять меры, а также повысит прозрачность работы с командами, которые могут зависеть от ваших результатов.
Чтобы оценить потенциальные риски, задайте себе следующие вопросы.
- Что может помешать проекту соответствовать критериям успеха?
- Возможно, появилась новая информация, из-за которой будет сложнее выполнить работу или уложиться в сроки?
Не слишком ли много у команды задач, чтобы уложиться в срок без корректировки приоритетов или выделения ресурсов?
Лидеры и руководители.
Помните, что риск не уложиться в срок и отставание от графика — это оборотная сторона амбициозных целей. Если наказывать команду за неудачи, ее участники либо начинают ставить менее амбициозные цели, либо скрывают факт отклонения от курса. Это не приводит ни к развитию, ни к повышению прозрачности, к которым мы стремимся.
Если проект отклоняется от графика, постарайтесь как можно быстрее поддержать команду: устранить блокеры или изменить приоритеты. Можно даже поставить работу на паузу, если она не является первостепенной задачей на текущий момент. Просто решите, когда вы вернетесь к ней снова.
Выводы.
Поделитесь выводами, которые вы сделали по ходу выполнения проекта. Они могут принести пользу не только вашей команде, но и другим сотрудникам, работающим в аналогичных областях.
- Что вам хотелось бы знать заранее, в самом начале проекта?
- Какой совет вы бы дали человеку, столкнувшемуся с подобной проблемой?
СОВЕТ. Соблюдайте прозрачность
Обмен информацией о решениях, рисках и сделанных выводах помогает не только вашей команде, но и другим сотрудникам, работающим в схожих областях. Расскажите заинтересованным сторонам, какие решения вы рассматривали, где столкнулись с препятствиями, какие шаги намерены предпринять и какая помощь вам потребуется — пусть даже просто советы о том, что делать дальше.
3. Обновите статус проекта и даты выполнения
Ожидаемое время: 1 мин
Точно укажите статус проекта в системе управления проектами (например, «По графику», «В зоне риска» или «Не по графику») и добавьте главные новости, описанные в шаге 1.
Если нужно скорректировать сроки, отредактируйте их и объясните почему. (А если хронология слишком растянулась, возможно, стоит разбить работу на несколько этапов, чтобы было проще отслеживать ее выполнение.)
СОВЕТ. Будьте кратки
Большинство инструментов управления проектами имеют ограничение по количеству символов при обновлении статуса. Но даже если в вашей системе такого нет, все равно старайтесь сделать свое сообщение как можно более коротким, ясным и четким, чтобы другие могли сразу все понять и выполнить нужные действия.
4. Добавьте комментарии с подробными сведениями
Ожидаемое время: 1 мин
Наконец, добавьте любую другую важную информацию, например решения, риски и выводы, описанные на шаге 2.
Внимание сложно привлечь и легко потерять, поэтому комментарии должны быть краткими и понятными, чтобы как можно больше сотрудников их прочитало и приняло к сведению. Содержательный заголовок и 1–3 предложения — оптимальный формат, при котором ваш занятой коллега сможет быстро понять, что происходит, чего вы от него хотите и почему. (Если вам нужна обратная связь от заинтересованных сторон, отметьте их и четко укажите, что вам нужно и к какому сроку.)
После этой краткой информации можно привести дополнительные данные, четко распределенные по разделам (например, подробная информация, приложения, раскрывающиеся примечания, ссылки на страницы и т. д.), чтобы помочь людям, которые хотят (или которым нужно) более тщательно разобраться в нюансах, но при этом не расходовать время и силы остальных участников впустую.
Если ваш инструмент управления проектами не интегрирован со средством коммуникации, которым пользуется команда (например, Jira и Slack), то опубликуйте новость дополнительно в канале команды.
Совет: интегрируйте свои рабочие инструменты
По возможности интегрируйте систему управления проектами с инструментом коммуникации (например, Atlassian Home и приложение Slack), чтобы изменения, внесенные в системе управления проектами, автоматически публиковались в канале коммуникации.
Последующие действия
Запланируйте работу над обновлениями
Каждую пятницу выделяйте несколько минут на создание обновления. Требуется больше самодисциплины? Попробуйте использовать сценарий виртуального коворкинга, чтобы не забывать составлять обновления каждую неделю.
Варианты
Еженедельный обмен новостями с командой
Отмечайте успехи, делитесь информацией и повышайте производительность — и никаких совещаний.
Остались вопросы?
Поговорите с другими пользователями сборника Atlassian Team Playbook, получите поддержку или оставьте отзыв.
Вам могут также понравиться следующие сценарии
Совместная работа
Роли и обязанности
Проясняйте обязанности каждого участника и определяйте дефициты навыков и квалификации.
Планирование проекта
Запуск проекта
Выработайте консенсус по целям, срокам, рамкам задач и принятию решений.
Продуктивность
Рабочие соглашения
Установите единые нормы, которые помогут команде сплотиться и эффективно работать над достижением общих целей.
Подведение итогов
Анализ пяти «почему»
Найдите корень проблемы и изучите возможные решения.
Оставайтесь в курсе
Подпишитесь на новостную рассылку с последними сценариями и советами для работы и жизни.
Шаблон еженедельного отчета
В Atlassian Home предусмотрены отдельные разделы для добавления заметок, рисков, решений и выводов.
Публикация еженедельных обновлений по проекту в Atlassian Home
Обновление статуса проекта в Atlassian Home
Поделитесь доской своего проекта с участниками и руководителями
