每周项目更新
告别状态更新会议与无尽消息，改用简洁的每周异步项目更新，记录进度、减少反复沟通，让团队始终保持信息同步。
准备时间
0m
持续时间
15 分钟
人数
1+
5 秒摘要
- 分享清晰、责任明确的上周项目进展与下周工作计划。
- 确保项目按计划推进，保持发展势头。
- 助力团队做出明智决策、合理排定优先级，无需额外会议。
您将需要
- 项目管理工具，如 Atlassian Home 或 Jira
- 团队沟通工具，如 Slack 或 Teams
演练资源
如何分享每周项目更新
共享每周项目更新，以便记录进度、减少反复沟通，让所有人保持一致，无需再开会。
什么是异步每周项目更新？
异步项目更新是指以书面或视频形式呈现的进度报告，用于分享您和/或您的团队当前的状态、成果与面临的挑战。它还可以重点介绍关键的项目决策和理由、风险和近期经验教训。
异步共享这些更新有助于沟通和协作，无需实时互动（同步时间）或即时响应。
为何运行每周发布项目更新技巧？
许多公司和团队默认通过状态会议或大量消息来共享项目更新。然而，会议超负荷会让人难以专注，阻碍工作顺畅推进。而消息又难以追溯，也无法让需要和想要查看信息的其他人员看到更新内容。
异步共享每周项目更新：
- 创建清晰、责任明确的项目进度记录
- 确保团队按计划推进，保持发展势头
- 助力团队做出明智决策并合理排定优先级
- 通过让协作者异步了解情况，减少在消息和会议上花费的时间
应在何时、以何种方式共享每周项目更新？
每周一次，在周末共享。
每周项目更新的好处
Atlassian 的研究表明，每周项目更新可以改进：
- 清晰度：对于有效记录关键信息从而获取所需背景的团队，在截止日期之前完成工作的可能性要高 4.6 倍。定期提供更新有助于您的团队与您保持同一进度，查看您如何根据目标进行跟踪，并在问题扩大前及时发现。
- 影响：记录关键信息还使团队专注于最重要工作的可能性提升 2.3 倍。每周抽出时间停下来回顾您的工作进展，让您有机会检查哪些任务能够产生最大的业务影响，从而使您能够更聪明地工作，而不是更努力地工作。
- 效率：70% 的知识工作者表示，通过会议进行状态更新效率低下。通过异步分享更新，您可以将宝贵的会议时间用于工作中需要同步时间的部分。
- 为人工智能提供背景：当项目经理解释优先级调整的原因、领导层担心什么以及如何进行权衡时，人工智能可以从细微差别中学习，而不仅仅是静态的 OKR 或项目文档
1. 回顾过去一周
预估时间： 2 分钟
在一周结束时，记录您和您的团队所取得的成就，重点是向范围更广泛的利益相关者团队提供高层次信息。您可以使用此每周报告模板作为起点。
基础内容：成果、需求和重点领域
- 成果：本周取得了哪些成就
- 需要输入：任何阻碍因素或问题
- 重点：下一步计划
提示：添加图像和视频
通过分享 Loom 快速演示来直观地展示进度、屏幕截图和已完成工作的链接以供审阅，从而帮助利益相关者了解正在进行的工作。
2. 记下决策、风险和经验教训
预估时间： 2 分钟
除了步骤 1 中的基本项目更新外，您还可以记录任何决策、风险和经验教训。
关键决策：
记录关键项目决策及其理由。这使所有参与者和利益相关者保持一致，同时为未来的规划创建了方向变更和调整记录。
风险：
如果存在可能影响项目成功的潜在风险，无论大小，都要记录下来。这使领导者能够采取积极措施缓解问题，并对依赖您工作成果的团队确保信息透明。
评估潜在风险时，不妨问问自己：
- 有哪些因素可能导致该项目未能达到其成功标准？
- 是否有新的信息浮出水面，导致时间线或执行比预期更具挑战性？
团队成员是否过于分散，如果不调整优先顺序或增加资源，就无法在最后期限之前完成任务？
领导层与管理者：
请记住，在制定远大目标时，项目处于风险之中或偏离轨道是很正常的情况。如果团队因挫折而受到惩罚，他们要么会设定更保守的目标，要么会在项目偏离轨道时选择隐瞒。这两种情况，都无法带来我们所需的增长或透明度。
如果项目偏离了正轨，要迅速采取行动，帮助团队扫清障碍或重新调整优先级。如果当前工作不是最高优先级，可以暂停。只需设定一个日期来重新评估即可。
经验教训：
分享截至目前您对项目的见解。这些经验总结，既能让您的直属团队受益，也能帮助其他从事类似工作的团队。
- 在项目启动之初，您希望知道什么？
- 您会给应对类似挑战的人什么建议？
提示：保持透明
分享有关决策、风险和经验教训的背景信息，既能让您的直属团队受益，也能帮助其他从事类似工作的团队。告诉利益相关者您迄今为止考虑过的解决方案、遇到的障碍、下一步行动以及您需要的具体帮助，即使这只是帮助您弄清楚下一步该怎么做。
3. 更新项目状态和到期时间
预估时间： 1 分钟
在项目管理系统中准确标记项目的状态（例如“正常推进”、“存在风险”或“偏离轨道”），并添加步骤 1 中的基本更新。
如果最后期限需要调整，请对其进行编辑并说明原因。（如果时间线很长，可以考虑将工作分成几个阶段，以便更好地跟踪。）
提示：尽量简短
大多数项目管理工具针对状态更新都有字符限制。即使您的工具没有字符限制，也要保持信息尽可能简短、清晰和直接，这样其他人就可以快速理解并采取行动。
4. 添加带有详细信息的评论
预估时间： 1 分钟
最后，添加任何其他相关信息，例如第 2 步中的决策、风险和经验教训。
大家的注意力都很有限且容易分散，所以您的评论要简洁精炼，才能确保尽可能多的人阅读和理解它们。简洁的标题，加上 1-3 句话，可以帮助忙碌的人快速了解正在发生的事情，为什么和他们相关以及您需要他们做什么。（如果您需要利益相关者的反馈，请提及他们，并清晰说明您的需求和截止时间。）
您可以在标有明确标签的章节（例如“深入探讨”、“附录”、“可扩展注释”、“链接页面”等）中关注该简短摘要，为想要或需要细微差别的人提供支持，同时尊重每个人的时间和精力。
如果您的项目管理工具未与团队沟通工具（例如 Jira 和 Slack）集成，请同时在团队沟通通道发布更新。
小贴士：集成您的工具
若条件允许，将项目管理系统与沟通工具（如 Atlassian Home 与 Slack）集成，让项目管理系统中的更新内容自动发布至沟通通道。
跟进
在日历上为更新排期
每周五留出几分钟时间来撰写更新内容。需要更强的督促机制？可尝试使用虚拟协同工作演练，确保您每周都能撰写更新内容。
变体
每周团队更新
庆祝进展、分享信息、提升效能—无需开会。
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