Aggiornamenti settimanali sui progetti
Dimentica le riunioni di aggiornamento sullo stato e gli interminabili scambi di messaggi e passa ad aggiornamenti settimanali semplici e asincroni sui progetti, che documentano i progressi, riducono le comunicazioni e tengono tutti al corrente delle novità.
Tempo di preparazione
0 m
TEMPO di esecuzione
15 m
Persone
1+
RIEPILOGO DI 5 SECONDI
- Condividi una documentazione chiara e precisa dei progressi compiuti dal progetto nell'ultima settimana o di ciò che è previsto nella settimana successiva.
- Assicurati che il team sia costantemente aggiornato e mantenga lo slancio.
- Aiuta i team a prendere decisioni informate e a stabilire le priorità di conseguenza, senza bisogno di altre riunioni.
DI COSA AVRAI BISOGNO
- Strumento di gestione dei progetti, come Atlassian Home o Jira
- Uno strumento di comunicazione del team, come Slack o Teams
Risorse della strategia
Come condividere gli aggiornamenti settimanali sui progetti
Condividi aggiornamenti settimanali sui progetti per documentare i progressi, ridurre gli scambi di comunicazioni e tenere tutti al corrente delle novità senza bisogno dell'ennesima riunione.
Cos'è un aggiornamento settimanale asincrono sul progetto?
Gli aggiornamenti asincroni sui progetti sono report sui progressi in formato scritto o video che illustrano lo stato corrente, i traguardi raggiunti e le sfide che tu e/o il tuo team state affrontando. Può anche mettere in risalto le decisioni e le motivazioni chiave alla base del progetto, i rischi e le conoscenze apprese di recente.
La condivisione asincrona di questi aggiornamenti aiuta a comunicare e collaborare senza bisogno di interazioni in tempo reale (tempo di sincronizzazione) o di una risposta immediata.
Perché eseguire la strategia Pubblica aggiornamenti settimanali sui progetti?
Molte aziende e numerosi team continuano a utilizzare le riunioni sullo stato o tantissimi messaggi per condividere gli aggiornamenti sui progetti. Tuttavia, una quantità eccessiva di riunioni rende difficile concentrarsi e progredire con il lavoro. È difficile restare al passo con i messaggi, inoltre gli aggiornamenti non sono visibili alle altre persone che hanno bisogno delle informazioni contenute.
Condivisione asincrona degli aggiornamenti settimanali sui progetti:
- Crea una documentazione chiara e precisa dei progressi del progetto
- Assicura che il team sia costantemente aggiornato e mantenga lo slancio
- Aiuta i team a prendere decisioni informate e a stabilire le priorità di conseguenza
- Riduce il tempo dedicato a messaggi e riunioni tenendo informati i collaboratori in modo asincrono
Quando e come occorre condividere gli aggiornamenti settimanali sui progetti?
Una volta alla settimana alla fine della settimana.
Vantaggi degli aggiornamenti settimanali sui progetti
Dalle ricerche di Atlassian emerge che gli aggiornamenti settimanali sui progetti possono migliorare i seguenti aspetti.
- Chiarezza: i team che documentano efficacemente le informazioni chiave per ottenere il contesto di cui hanno bisogno hanno una probabilità 4,6 volte superiore di rispettare le scadenze. La fornitura di aggiornamenti regolari aiuta il team a restare aggiornato sui progressi, a vedere le prestazioni rispetto agli obiettivi e a identificare i problemi prima che diventino gravi.
- Impatto: la documentazione delle informazioni chiave, inoltre, fa sì che i team abbiano una probabilità 2,3 volte superiore di concentrarsi sul lavoro che conta di più. Dedicare del tempo ogni settimana per fermarti a riflettere sui tuoi progressi ti dà l'opportunità di esaminare quali task hanno il maggiore impatto aziendale, così da poter lavorare in modo più intelligente e non semplicemente di più.
- Efficienza: il 70% dei knowledge worker afferma che le riunioni sono inefficaci per gli aggiornamenti sullo stato. Condividendo gli aggiornamenti in modo asincrono, puoi dedicare il tuo prezioso tempo alle parti del lavoro che richiedono momenti di sincronizzazione invece che utilizzarlo per le riunioni.
- Fornitura di contesto per l'IA: quando i project manager spiegano perché le priorità sono cambiate, quali sono le preoccupazioni della leadership e come si è giunti agli accordi, l'IA può imparare dalle diverse sfumature invece che semplicemente da OKR statici o documenti sui progetti
1. Rifletti sulla settimana trascorsa
Tempo stim.: 2 MINUTI
Alla fine della settimana, documenta i risultati che tu e il tuo team avete ottenuto, concentrandoti sulle informazioni di alto livello per il team di stakeholder in senso ampio. Puoi utilizzare questo modello di report settimanale come punto di partenza.
Le basi: risultati ottenuti, richieste di input e aree prioritarie
- Risultati ottenuti: cosa è stato realizzato durante la settimana
- Richieste di input: eventuali ostacoli o domande
- Aree prioritarie: quali sono i prossimi obiettivi
SUGGERIMENTO: aggiungi immagini e video
Aiuta gli stakeholder ad assistere allo svolgimento del lavoro condividendo una breve demo di Loom che mostri visivamente i progressi, le schermate e i collegamenti al lavoro completato.
2. Prendi nota di decisioni, rischi e aspetti appresi
Tempo stim.: 2 MINUTI
Oltre agli aggiornamenti di base sui progetti descritti nel Passaggio 1, puoi anche prendere nota di eventuali decisioni, rischi e aspetti appresi.
Decisioni chiave:
Riporta le decisioni chiave sul progetto e le relative motivazioni. In questo modo, tutti i collaboratori e gli stakeholder restano allineati e si crea anche un record di elementi centrali e modifiche alla pianificazione futura.
Rischi:
Se si delinea un possibile rischio (grande o piccolo) con un potenziale impatto sul successo del progetto, documentalo. Questo consente ai leader di adottare misure proattive per mitigare i problemi e garantire la trasparenza con i team che potrebbero dipendere dal tuo lavoro.
Per valutare i potenziali rischi, poniti queste domande:
- Cosa potrebbe impedire al progetto di soddisfare i criteri di successo?
- Sono emerse nuove informazioni che complicano il rispetto delle tempistiche o l'esecuzione?
L'assegnazione delle persone del team non è sufficiente per rispettare la scadenza senza modificare le priorità o aggiungere risorse?
Leader e manager:
Ricorda che, quando si definiscono obiettivi ambiziosi, è naturale che i progetti corrano rischi o possano ritardare. Se i team vengono penalizzati per le battute d'arresto, si prefiggono obiettivi meno ambiziosi o si nascondono quando i progetti vanno fuori strada. Entrambi questi casi ostacolano la crescita o la trasparenza di cui abbiamo bisogno.
Se un progetto ritarda, agisci rapidamente impegnandoti a sbloccare il team o a ridefinire le priorità. Se la sua priorità non è massima, puoi anche interrompere momentaneamente il lavoro. Devi solo fissare una data per rivalutarne la ripartenza.
Aspetti appresi:
Condividi quanto hai imparato sul progetto fino a questo momento. Gli aspetti appresi possono essere utili sia al tuo team diretto che ad altri team che lavorano in aree simili.
- Cosa avresti voluto sapere quando hai iniziato questo progetto?
- Che consiglio daresti a una persona che sta affrontando una difficoltà simile?
SUGGERIMENTO: non nascondere nulla
Illustrando il contesto relativo alle decisioni, ai rischi e agli aspetti appresi, aiuti sia il tuo team diretto che gli altri team che lavorano in aree simili. Spiega agli stakeholder le soluzioni che hai preso in considerazione fino a questo momento, dove hai riscontrato ostacoli, quali saranno i passaggi successivi e quale aiuto specifico ti serve, anche se si tratta semplicemente di capire i passaggi successivi.
3. Aggiorna lo stato e la data di scadenza del progetto
Tempo stim.: 1 minuto
Indica con precisione lo stato del progetto (specificando, ad esempio, se è puntuale, a rischio o in ritardo) nel sistema di gestione dei progetti e aggiungi gli aggiornamenti di base descritti nel Passaggio 1.
Se è necessario modificare le scadenze, cambiale e spiega perché. Se la nuova scadenza viene spostata di molto, valuta la possibilità di strutturare il lavoro in più fasi per un monitoraggio migliore.
SUGGERIMENTO: la sintesi è importante
La maggior parte degli strumenti di gestione dei progetti prevede un limite di caratteri per gli aggiornamenti sullo stato. Anche se lo strumento che usi non lo richiede, è preferibile prediligere un messaggio sintetico, chiaro e diretto, che gli altri possano comprendere rapidamente per agire.
4. Aggiungi commenti con dettagli
Tempo stim.: 1 minuto
Infine, aggiungi tutte le altre informazioni pertinenti, ad esempio decisioni, rischi e aspetti appresi durante il Passaggio 2.
L'attenzione può essere limitata e difficile da mantenere, quindi ricorda di usare commenti brevi e semplici per assicurarti che più persone possibili possano leggerli e comprenderli. Un titolo sintetico e 1-3 frasi aiutano una persona impegnata a capire rapidamente cosa sta succedendo, perché dovrebbe interessarle e cosa hai bisogno che faccia. Se ti serve il feedback degli stakeholder, taggali e fornisci indicazioni chiare su cosa ti serve ed entro quando.
Puoi approfondire questo breve riepilogo aggiungendo ulteriori dettagli in sezioni etichettate chiaramente (come approfondimenti, appendici, note espandibili, pagine collegate), per rispondere alle esigenze delle persone che desiderano o richiedono più informazioni e allo stesso tempo rispettare il tempo di tutti senza sovraccaricare le altre persone.
Se lo strumento di gestione dei progetti non è integrato con lo strumento di comunicazione del team (ad esempio, Jira e Slack), pubblica l'aggiornamento anche nel canale di comunicazione del team.
SUGGERIMENTO: integra gli strumenti
Se possibile, integra il sistema di gestione dei progetti e lo strumento di comunicazione (ad esempio, Jira e Slack), in modo che gli aggiornamenti effettuati nel sistema di gestione dei progetti vengano pubblicati automaticamente nel canale di comunicazione.
Follow-up
Pianifica gli aggiornamenti nel calendario
Dedica qualche minuto ogni venerdì all'aggiornamento. Hai bisogno di aiuto per ricordarti? Prova la strategia Coworking virtuale per assicurarti di scrivere gli aggiornamenti ogni settimana.
Varianti
Aggiornamenti settimanali sul team
Festeggia i progressi, condividi informazioni e migliora le prestazioni senza bisogno di riunioni.
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