Ofrece un mejor soporte al personal con la gestión de servicios de RR. HH.
Before you start, this guide covers:
What HR service management means
Key benefits for HR teams and employees
How Jira Service Management supports HR service delivery, case management, onboarding, offboarding, knowledge, and cross-team collaboration
Additional FAQs and learning resources
Service Collection products referenced: Jira Service Management, Rovo
Other Atlassian products referenced: Confluence
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¿Qué es la gestión de servicios de RR. HH.?
La gestión de servicios de RR. HH. es la práctica de usar flujos de trabajo estructurados para ayudar al personal a encontrar respuestas a preguntas, gestionar casos delicados, automatizar procesos recurrentes y ofrecer un soporte constante al escalar.
Con Jira Service Management para RR. HH., los equipos pueden reunir las consultas del personal, los casos de RR. HH., las aprobaciones, el conocimiento y las tareas interdisciplinarias en una única plataforma segura y centrada en el personal.
El personal obtiene un lugar sencillo para pedir ayuda, encontrar respuestas y hacer un seguimiento de las solicitudes, mientras que los equipos de RR. HH. obtienen la visibilidad, la automatización y el contexto con tecnología de IA que necesitan para realizar su actividad de manera más eficiente.
Por qué la gestión de servicios es importante para los equipos de RR. HH.
Los equipos de RR. HH. gestionan algunos de los momentos más importantes en el recorrido de cada empleado, desde la incorporación hasta las preguntas sobre beneficios, las solicitudes de permisos, la orientación sobre políticas y los casos delicados de relaciones con el personal. Pero esa actividad suele llegar a través de canales desconectados como el correo electrónico, el chat, las hojas de cálculo y las conversaciones puntuales.
La gestión moderna de servicios de RR. HH. ofrece a los equipos una forma más fiable de brindar soporte personal y constante sin perder de vista la actividad ni generar un esfuerzo manual innecesario.
Cómo Jira Service Management ayuda a los equipos de RR. HH.
Jira Service Management ayuda a los equipos de RR. HH. a reemplazar la recepción dispersa y la coordinación manual por una experiencia de gestión de servicios conectada. El resultado es un centro de asistencia de RR. HH. seguro y siempre disponible que ayuda a los equipos a responder las preguntas del personal, gestionar casos y organizar sus trayectorias desde un solo lugar.
Crear un portal de empleados conectado
El personal necesita una forma fácil de encontrar la ayuda adecuada sin saber qué equipo es responsable de cada servicio. Con Jira Service Management, las organizaciones pueden crear portales personalizados para el personal que integren el soporte de RR. HH. con otros servicios del lugar de trabajo.
El personal puede explorar los temas en tendencia, enviar solicitudes, acceder a los sistemas de la empresa y encontrar ayuda personalizada desde un único portal. Esto facilita que las nuevas incorporaciones y el personal actual obtengan asistencia sin tener que buscar en herramientas desconectadas.
Responde las preguntas de los empleados con Rovo y conocimientos
Rovo, la solución de IA de Atlassian, ayuda al personal a obtener respuestas inmediatas a partir del conocimiento aprobado de la empresa. Un empleado puede hacer una pregunta, como si puede llevar un perro a la oficina, y Rovo puede responder con un enlace a la política correspondiente.
Los equipos de recursos humanos pueden usar Confluence como base de conocimientos para políticas, beneficios, aprendizaje y desarrollo, bienestar laboral, información profesional y otros recursos para empleados. Los equipos también pueden conectar fuentes de conocimiento adicionales y gestionar permisos, para garantizar que Rovo solo utilice información relevante y aprobada.
Centraliza las preguntas del personal y los casos de RR. HH.
Los responsables y agentes de RR. HH. pueden comenzar su jornada con un panel de resumen que muestra la actividad completada y en curso de las solicitudes y los casos de RR. HH. Los equipos pueden filtrar por tipo de solicitud, estado, satisfacción del cliente y carga de trabajo para entender dónde se necesita más atención.
En lugar de depender de bandejas de entrada saturadas o mensajes dispersos, Jira Service Management ofrece a los equipos de RR. HH. una vista centralizada de la actividad iniciada a través del portal de RR. HH., correo electrónico, Microsoft Teams, Slack y otros canales.
Esa visibilidad ayuda a los equipos a priorizar las necesidades importantes del personal y a evitar pasar por alto los casos urgentes.
Usa la IA para mostrar la actividad sensible y de alta prioridad
Rovo ayuda a los equipos de RR. HH. a encontrar la actividad que requiere atención mediante prompts sencillos en lenguaje natural. Por ejemplo, un responsable de RR. HH. puede pedirle a Rovo que muestre los casos abiertos marcados como confidenciales, lo que facilita centrarse en los casos que puedan suponer riesgos empresariales, de relaciones laborales o de cumplimiento.
Jira Service Management también ofrece seguridad adicional para los casos confidenciales de RR. HH. al limitar el acceso a las personas involucradas. Esto ayuda a los equipos de RR. HH. a colaborar con confianza mientras protegen la información privada del personal.
Resuelve casos de empleados con más contexto
Cuando un agente de RR. HH. abre un caso, Rovo puede sugerir los siguientes pasos y recomendar casos similares como referencia. Esto ayuda a los agentes a clasificar de forma coherente, entender qué ha funcionado en el pasado y hacer avanzar los casos sin buscar manualmente en el historial de solicitudes.
Para las respuestas a los empleados, los agentes pueden usar respuestas predefinidas aprobadas y variables para personalizar las comunicaciones rápidamente. Rovo también puede ayudar a mejorar una respuesta o ajustar el tono, para que los equipos puedan ofrecer un soporte que sea claro, empático y personal.
Obtén más información sobre las sugerencias de IA y las respuestas de IA
Colaboración segura con los equipos de Legal, TI y otros
Algunos casos de RR. HH. requieren aportaciones del departamento jurídico, TI, Mantenimiento, Finanzas o del responsable de empleados. Jira Service Management mantiene esa colaboración conectada al caso original para que los equipos puedan preservar el contexto y la trazabilidad.
Por ejemplo, un agente de RR. HH. puede usar Rovo para resumir un caso delicado, confirmar si se ha recopilado suficiente información y crear una tarea vinculada para el departamento jurídico. El departamento jurídico puede entonces colaborar con RR. HH. mientras el equipo de RR. HH. mantiene la visibilidad sobre el progreso y los próximos pasos.
Automatiza la incorporación y la gestión de salidas de los empleados en todos los departamentos.
La incorporación es uno de los procesos más interfuncionales que gestionan los equipos de RR. HH. Jira Service Management ayuda a automatizar la actividad de incorporación mediante la creación de tareas para equipos como Mantenimiento, TI, RR. HH., Formación o la Directiva.
Las trayectorias permite a los equipos definir tareas, dependencias, comunicaciones y solicitudes entre departamentos. Por ejemplo, Workday puede desencadenar un proceso de incorporación cuando un candidato o candidata acepta una oferta.
Jira Service Management puede entonces solicitar una verificación de fondo y, una vez que los resultados estén completos, iniciar automáticamente el siguiente conjunto de tareas de incorporación. Esto ayuda a evitar que se pierda actividad, reduce el seguimiento manual y ofrece al nuevo personal una primera experiencia más fluida.
Jira Service Management también puede ayudar a los equipos de RR. HH. a activar la gestión de salida de los empleados desde una actividad y coordinar las tareas necesarias entre TI, Mantenimiento, Seguridad y RR. HH. Al automatizar los traspasos y hacer un seguimiento del progreso, los equipos pueden reducir el riesgo empresarial y completar la actividad urgente más rápido.
Permite a los equipos de RR. HH. mejorar los flujos de trabajo sin depender demasiado del soporte de TI
Jira Service Management ofrece a los equipos de RR. HH. una forma intuitiva de gestionar y mejorar sus propias experiencias de servicio.
Los equipos pueden ajustar portales, definir trayectorias, crear encuestas, configurar agentes de IA y refinar flujos de trabajo sin necesidad de conocimientos técnicos avanzados ni soporte de desarrollo continuo.
Esa flexibilidad ayuda a los equipos a seguir el ritmo de las necesidades cambiantes del personal, al tiempo que reduce la dependencia de TI para cada mejora de los procesos.
Cliente destacado: Vuori
Nos esforzamos por una sola cosa cuando se trata de la incorporación: La perfección. Usar la palabra "perfecto" en el ámbito de TI es horrible, por lo general, pero cuando hablo de perfección, me refiero a tener ese portátil, tener esa dirección de correo electrónico configurada y tener el acceso que necesitan para empezar a trabajar desde el primer momento.
Alex Stillings, director de Workplace Technology en Vuori Clothing
Los resultados: 100 días laborables ahorrados en la incorporación, la gestión de salida de los empleados y los cambios de personal.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es la gestión de servicios de RR. HH.?
La gestión de servicios de RR. HH. es el uso de prácticas de gestión de servicios para gestionar las preguntas del personal, los casos de RR. HH., las aprobaciones, el conocimiento, la incorporación, la gestión de salida de los empleados y los flujos de trabajo entre equipos de forma estructurada y rastreable.
¿Cómo ayuda Jira Service Management a los equipos de RR. HH.?
Jira Service Management ayuda a los equipos de RR. HH. a centralizar las solicitudes del personal, proteger los casos confidenciales, automatizar la incorporación y la gestión de salida de los empleados, colaborar con otros departamentos, usar la IA para resumir y priorizar la actividad, y medir el rendimiento del servicio.
¿Pueden los equipos de RR. HH. usar la IA en la gestión de servicios para el personal?
Sí. Rovo puede ayudar a los equipos de RR. HH. a encontrar casos delicados o de alta prioridad, resumir los detalles de los casos, sugerir los siguientes pasos, recomendar solicitudes similares y mejorar las respuestas al personal utilizando el conocimiento aprobado de la empresa.
¿Puede Jira Service Management automatizar la incorporación y la gestión de salida de los empleados?
Sí. Jira Service Management puede coordinar las tareas de incorporación y de gestión de salida de los empleados entre RR. HH., TI, Mantenimiento, Seguridad, Directiva y otros equipos. Las trayectorias pueden definir tareas, dependencias, comunicaciones y solicitudes para que la actividad avance automáticamente.
¿Cómo protege Jira Service Management los casos confidenciales de RR. HH.?
Jira Service Management puede limitar el acceso a los casos confidenciales de RR. HH. para que solo las personas adecuadas puedan verlos y colaborar en ellos. Esto ayuda a los equipos de RR. HH. a mantener la privacidad mientras preservan el contexto y la trazabilidad necesarios para resolver los casos.
¿Cuál es la diferencia entre HRIS y la gestión de servicios de RR. HH.?
Un HRIS es principalmente un sistema de registro para los datos del personal y los procesos principales de RR. HH., como nóminas, beneficios y registros del personal. La gestión del servicio de RR. HH. se centra en brindar asistencia al personal a través de solicitudes, casos, conocimiento, flujos de trabajo y coordinación entre equipos.
¿Necesito comprar las capacidades de HRSM por separado?
No. Las capacidades de gestión de servicios de RR. HH. están incluidas en Jira Service Management y no hay que comprar ningún producto ni complemento por separado. Si tu organización ya tiene una licencia de Jira Service Management, puedes empezar a usarlo para RR. HH. hoy. Simplemente crea un proyecto de RR. HH., configura tu portal y empieza a gestionar las solicitudes del personal de inmediato.
¿Se integra Jira Service Management con herramientas de RR. HH. de terceros?
Sí. Jira Service Management se integra con herramientas populares de RR. HH. y empresariales, incluidas Workday, Slack, Microsoft Teams, etc.. Por ejemplo, un desencadenador en Workday, como cuando un nuevo empleado acepta una oferta, puede iniciar automáticamente un proceso de incorporación en Jira Service Management. Los equipos también pueden conectar el correo electrónico, el chat y otros canales de recepción para que las solicitudes de los empleados se registren y se les haga un seguimiento independientemente de dónde se originen.