Guía de Atlassian sobre la gestión de activos de la empresa
Before you start, this guide covers:
The scope of enterprise asset management (EAM): Why managing the full lifecycle of physical and operational assets is critical for business teams.
Strategic visibility: How connecting asset, inventory, and contract context reduces operational risk for functions like facilities and procurement.
Building a business CMDB: How to use Assets and object schema templates to create a relational database for non-IT resources.
Operational trust: Using Assets Data Manager to reconcile fragmented data from ERPs and spreadsheets into a single source of truth.
Practical walkthrough: A step-by-step example of managing business requests with full operational visibility and automation.
Service Collection products referenced: Jira Service Management, Assets, Customer Service Management, Rovo
Reading time: 9 minutes
Gestiona las operaciones empresariales con un contexto de activos y servicios más claro.
Los equipos empresariales, como mantenimiento, compras, operaciones financieras, entorno de trabajo, I+D y gestión de proveedores, dependen de la gestión de activos de la empresa (EAM) para obtener información precisa y mantener en marcha las operaciones diarias. Necesitan saber qué activos existen, dónde están ubicados, a quién pertenecen, qué contratos los rigen y qué servicios o personas dependen de ellos.
Cuando esta información está dispersa en hojas de cálculo, correos electrónicos, sistemas de compras y unidades compartidas, los equipos pierden el tiempo buscando detalles y tomando decisiones con un contexto incompleto.
La gestión de activos y servicios del equipo reúne esa información para que las solicitudes, las aprobaciones, las tareas del ciclo de vida y la creación de informes puedan realizarse con mayor visibilidad y menos actividad manual.
This approach, often called asset operations management (AOM), helps business teams answer questions such as: what do we own, where is it, who is responsible, what agreement covers it, and what is the impact if this asset has issues?
¿Qué es la gestión de activos de la empresa?
La gestión de activos de la empresa (EAM) es la práctica de gestionar flujos de trabajo de servicios operativos utilizando datos fiables sobre activos físicos, inventario, proveedores, contratos, mantenimiento y los servicios que respaldan. Los equipos empresariales, como los de mantenimiento, compras, jurídico, finanzas, cumplimiento y otros equipos de servicio, utilizan EAM para la gestión del ciclo de vida de los objetos y activos que gestionan.
La gestión de activos de la empresa (EAM) y la gestión de operaciones de activos (AOM) están estrechamente alineadas: EAM proporciona la estructura y los datos del ciclo de vida, mientras que AOM utiliza ese contexto compartido para conectar los flujos de trabajo de las operaciones, mantenimiento y servicio, mejorando el rendimiento y los resultados de los activos.
Reúne varias capacidades relacionadas:
Gestión de activos: seguimiento de artículos como equipos de oficina, mobiliario, dispositivos compartidos, credenciales, suministros en stock y otros recursos propiedad de la empresa a lo largo de su ciclo de vida.
Gestión de inventario: mantener la visibilidad de los niveles de existencias, la disponibilidad, las necesidades de reposición y el movimiento de los elementos en todas las ubicaciones.
Gestión de contratos y proveedores: seguimiento de proveedores, acuerdos, identificación de software sin licencia, propiedad, detalles relacionados con los gastos y obligaciones.
Flujos de trabajo de gestión de servicios: usar esos datos para respaldar solicitudes, aprobaciones, resolución de incidencias, mantenimiento, incorporación, auditorías e informes.
La solución Activos de Service Collection proporciona la estructura para almacenar y relacionar esta información. Las plantillas de esquemas de objetos pueden ayudar a los equipos a empezar más rápido, mientras que el Gestor de datos de Activos ayuda a consolidar y conciliar la información de múltiples sistemas en un registro operativo más fiable.
Por qué la gestión de activos es importante para los equipos de empresa o de negocio
Los datos fragmentados son un riesgo en una empresa moderna. Cuando la información de los activos se encuentra en hojas de cálculo aisladas y cadenas de correo electrónico, los equipos empresariales se enfrentan a un mayor riesgo operativo y a gastos generales innecesarios. O cuando los equipos de mantenimiento, compras y operaciones carecen de una fuente de información unificada, no solo pierden el rastro de los artículos, sino también la capacidad de escalar de manera eficiente. Los equipos empresariales necesitan:
Control financiero: conciliar los datos de compras, inventario y uso para reducir el desperdicio, los gastos duplicados y los recursos infrautilizados.
Continuidad operativa: hacer un seguimiento de los activos, el mantenimiento, los proveedores y los contratos para evitar el tiempo de inactividad y acelerar la prestación del servicio.
Preparación para auditorías y reducción de riesgos: mantener un registro de auditoría fiable e identificar de forma proactiva acuerdos que van a vencer, equipos sin soporte y brechas de cumplimiento.
Gestión del ciclo de vida basada en datos: conectar los activos a los flujos de trabajo de servicio y usar datos en tiempo real para automatizar solicitudes, mejorar las decisiones y pasar de las correcciones reactivas al mantenimiento predictivo.
Cómo Service Collection respalda los flujos de trabajo del ciclo de vida de los activos de la empresa
Service Collection ayuda a los equipos empresariales a conectar la actividad operativa con los activos, contratos y registros de inventario subyacentes que importan. Eso significa que las solicitudes y aprobaciones pueden realizarse con el contexto adecuado integrado, en lugar de depender de hilos de correo electrónico o del conocimiento general.
Genera la base con Activos
La solución Activos permite a los equipos empresariales crear una base de datos relacional para los elementos que necesitan gestionar y funciona como tu CMDB, almacenando registros de configuración y sus relaciones. Esto puede incluir ubicaciones, salas, equipos, mobiliario, artículos de inventario, proveedores, contratos, empleados, centros de costes y proveedores de servicios.
Estos objetos también se pueden conectar mediante relaciones. Por ejemplo, un dispositivo médico se puede vincular a una ubicación, un proveedor de soporte, un contrato de mantenimiento y un propietario de negocio. Un elemento de inventario se puede vincular a un almacén, un proveedor, un umbral de reposición y un tipo de solicitud de asistencia interna.
Best practice: start with one operational domain that creates frequent requests or reporting needs, such as facilities equipment, inventory stock, or supplier contracts. Then expand as teams build confidence in the model.
Usa plantillas para empezar más rápido
Las plantillas ayudan a los equipos a evitar empezar desde una página en blanco. Aunque muchas organizaciones empiezan con plantillas centradas en TI, el mismo enfoque se aplica a los casos de uso empresariales: usa estructuras de esquema de objetos precompiladas siempre que sea posible, luego adapta los tipos de objetos, los atributos y las relaciones para que coincidan con los flujos de trabajo reales del equipo.
Para las operaciones empresariales, las categorías de objetos comunes suelen incluir:
Mantenimiento y recursos del lugar de trabajo
Inventario y artículos de stock
Vendedores y proveedores
Contratos y renovaciones
Personas, equipos y ubicaciones
Piezas de automóviles, componentes de telecomunicaciones, cámaras, dispositivos de seguridad, etc.
Esto proporciona a los equipos un punto de partida práctico sin diseñar en exceso el modelo por adelantado.
Usa el Gestor de datos de Activos para mejorar la confianza en los datos operativos
Los datos de los activos de la empresa suelen provenir de muchos lugares: exportaciones de ERP, hojas de cálculo, sistemas de compras, informes de proveedores, herramientas de trabajo y documentos compartidos. Esos sistemas no siempre coinciden.
El Gestor de datos de Activos ayuda a los equipos a consolidar, limpiar y conciliar esa información antes de que se utilice operativamente. Esto es especialmente útil cuando varios departamentos mantienen registros superpuestos para los mismos activos, inventario o acuerdos.
Con el Gestor de datos de Activos, los equipos pueden:
Reunir registros de múltiples sistemas operativos
Identificar registros duplicados o inconsistentes
Normalizar la nomenclatura y los valores de los atributos
Marcar los detalles de propiedad o del ciclo de vida faltantes
Mejorar la confianza en los flujos de trabajo posteriores y los informes
Conecta solicitudes, aprobaciones e incidencias con los activos empresariales
Jira Service Management permite a los equipos conectar solicitudes e incidencias directamente a los objetos de Activos. Eso significa que el personal puede hacer referencia a una sala, impresora, credencial, elemento de inventario, contrato o proveedor directamente en la solicitud, y los agentes pueden realizar su trabajo desde el contexto adecuado de inmediato.
Por ejemplo, un coordinador de mantenimiento que gestiona una solicitud de mantenimiento puede ver la sala, el edificio, el equipo instalado, la proveedor y el contrato de mantenimiento. Un analista de compras que revisa una solicitud de compra puede ver si un elemento similar ya está en stock o si está sujeto a un acuerdo existente con un proveedor.
Respaldar las operaciones empresariales orientadas a los servicios
Muchos activos empresariales respaldan servicios, no solo departamentos. Una sala de conferencias respalda las operaciones del lugar de trabajo. Un sistema de credenciales respalda la gestión de acceso. Un contrato de proveedor respalda la continuidad de las adquisiciones. Un almacén de inventario respalda la preparación de pedidos.
Al vincular los activos y los registros operativos a los servicios que respaldan, los equipos pueden entender mejor el impacto cuando algo se avería, se agota, caduca o necesita aprobación. Esto ayuda con la priorización, la derivación y la comunicación con las partes interesadas.
Automatiza la actividad rutinaria del ciclo de vida
La automatización puede reducir el esfuerzo manual y ayudar a los equipos empresariales a mantener los registros actualizados. Los equipos pueden usar la automatización para actualizar la propiedad, notificar a las partes interesadas, crear tareas de seguimiento o enrutar la actividad en función del activo, la ubicación, el elemento de inventario o el contrato seleccionado.
Entre los ejemplos habituales se incluyen los siguientes:
Crear una solicitud de reposición cuando el stock cae por debajo de un umbral
Alertar al propietario cuando un contrato se acerque a su fecha de renovación
Asignar una solicitud de mantenimiento en función de la selección de edificio o sala
Actualizar el estado del activo cuando se aprueba o completa una solicitud
Activar tareas de revisión para garantías, contratos de arrendamiento o acuerdos de proveedores que vencen
Ejemplo paso a paso: de la solicitud de negocio a la visibilidad operativa
Aquí tienes un ejemplo práctico de cómo la gestión de activos y servicios del equipo empresarial puede funcionar en los flujos de trabajo de mantenimiento, adquisiciones, inventario y contratos.
Escenario
Una empresa en crecimiento gestiona equipos de oficina, suministros en stock, contratos de proveedores y solicitudes de mantenimiento en varias ubicaciones. Hoy en día, el inventario se rastrea en hojas de cálculo, los detalles de los proveedores están en el correo electrónico y los equipos de mantenimiento dependen de bandejas de entrada compartidas. Los empleados a menudo envían solicitudes de compra duplicadas porque no pueden ver lo que ya está disponible.
Paso 1: Modelar los activos operativos
El equipo de operaciones crea un plan de Activos para ubicaciones, salas, equipos, artículos de inventario, proveedores, contratos y empleados. Definen atributos clave como el estado del activo, la ubicación, el umbral de reposición, la fecha de inicio y fin del contrato, el propietario del proveedor y la categoría del servicio.
También vinculan objetos relacionados, como:
Elemento de inventario a ubicación de almacenamiento
Equipamiento a sala o planta
Proveedor a contratar
Contrato a activo o servicio cubierto
Empleado a equipo asignado o elemento de acceso
Paso 2: Consolidar los datos de origen
El equipo utiliza el Gestor de datos de Activos para incorporar información de exportaciones de compras, hojas de cálculo de inventario, sistemas del lugar de trabajo y rastreadores de proveedores. Los nombres de los proveedores duplicados se concilian, las ubicaciones faltantes se marcan y los registros de contratos desactualizados se limpian antes de publicar los datos en el modelo de trabajo.
Outcome: the team now works from cleaner, more consistent records rather than piecing together answers across multiple spreadsheets and inboxes.
Paso 3: Conectar el modelo a los flujos de trabajo de servicio
El equipo añade campos de Activos a los tipos de solicitud en Jira Service Management. El personal ahora puede enviar solicitudes por problemas en las instalaciones, reposición de inventario, necesidades de compra o preguntas sobre contratos con el activo o elemento relacionado adjunto.
Por ejemplo:
La solicitud de mantenimiento se vincula a una sala y al equipo instalado.
La solicitud de compras se vincula a un proveedor o a un elemento del catálogo
La solicitud de inventario se vincula al elemento de stock y a la ubicación del almacenamiento
La solicitud de revisión de contrato se vincula al acuerdo activo y al proveedor
Paso 4: Usar la automatización para reducir el esfuerzo manual
Cuando el inventario de un elemento en stock cae por debajo de su umbral, la automatización crea una tarea de reposición. Cuando un contrato está a 60 días de su renovación, la automatización crea una incidencia de revisión para el responsable de compras. Cuando se envía una solicitud de mantenimiento para una oficina específica, la automatización la dirige al equipo regional adecuado.
Paso 5: Mejorar los informes y la toma de decisiones
Dado que los activos, los contratos y las solicitudes están conectados, los equipos empresariales pueden generar informes de manera más eficaz sobre lo que poseen, lo que se está utilizando, lo que necesita renovación y dónde existen cuellos de botella operativos. Los responsables obtienen mayor visibilidad sin tener que pedir a los equipos que reconstruyan manualmente los informes cada mes.
Esta misma visibilidad también podría permitir que todos los contratos de un proveedor se renueven a la vez, lo que reduciría la carga de las renovaciones y, potencialmente, los costes al proporcionar visibilidad de todos los contratos.
Cómo se aplican estas medidas en la práctica
Fase | Lo que hace el equipo | Valor operativo |
Modelar activos empresariales | Crea objetos para ubicaciones, inventario, proveedores, contratos y equipos | Crea un registro operativo compartido |
Mejorar la calidad de los datos | Usa el Gestor de datos de Activos para conciliar registros de múltiples fuentes | Genera más confianza en los datos que los equipos usan a diario |
Conectar a solicitudes | Vincula activos empresariales directamente a los flujos de trabajo de Jira Service Management | Proporciona contexto inmediato a agentes y coordinadores |
Automatizar la actividad del ciclo de vida | Activa renovaciones, reposición, enrutamiento y actualizaciones automáticamente | Reduce el esfuerzo manual y los pasos omitidos |
Implementar con confianza | Seguimiento del uso de los activos, los plazos de los contratos, el estado del inventario y los patrones de solicitudes | Respalda una mejor planificación y decisiones empresariales |
Cómo abordar la implementación
Si estás desarrollando esta capacidad para una función empresarial, un lanzamiento por fases suele funcionar mejor.
Empieza con un flujo de trabajo operativo de gran volumen, como solicitudes de mantenimiento, reposición de inventario o seguimiento de renovación de contratos.
Define el conjunto mínimo útil de objetos, atributos y relaciones necesarios para respaldar ese flujo de trabajo.
Usa el Gestor de datos de Activos para limpiar y conciliar los registros de origen antes de escalar de forma generalizada.
Añade el contexto de Activos directamente en los flujos de solicitud y aprobación donde los equipos ya realizan su actividad.
Usa la automatización para recordatorios, enrutamiento, reposición y actualizaciones del ciclo de vida.
Amplía gradualmente a dominios adyacentes, como proveedores, ubicaciones e informes vinculados a los servicios.
Good first milestone: make it easy for a coordinator or approver to answer what item or agreement is involved, where it is, who owns it, what state it is in, and what should happen next.
Cliente destacado: Atlassian Williams F1 Team
A día de hoy, vemos [Activos] como un medio para acceder a una visibilidad total de lo que más nos importa a lo largo de todo el ciclo de vida.
Richard Sworder, Responsable de Product Ownership, Atlassian Williams F1 Team
Preguntas frecuentes
¿Qué es la gestión de activos empresariales (EAM)?
La gestión de activos Enterprise (EAM) es la práctica de gestionar todo el ciclo de vida de los activos físicos de una organización, desde la adquisición y el mantenimiento hasta la eliminación. Ayuda a los equipos de negocio, como los de mantenimiento y operaciones, a maximizar el rendimiento de los activos, reducir los costes operativos y garantizar la seguridad y el cumplimiento en toda la empresa.
¿Cuál es la diferencia entre la gestión de activos de la empresa (EAM) y la gestión de activos de TI (ITAM)?
Mientras que ITAM (gestión de activos de TI) se centra específicamente en activos tecnológicos como portátiles, licencias de software y servidores, la gestión de activos de la empresa EAM es más amplia. EAM abarca todos los activos físicos críticos para el negocio, incluidos equipos de rendimiento, vehículos de flota, mobiliario de oficina y maquinaria industrial, garantizando la continuidad operativa en los departamentos que no son de TI.
¿Cómo ayuda una CMDB a los equipos de negocio?
Una CMDB (base de datos de gestión de la configuración) ayuda a los equipos de negocio al mapear las relaciones entre los activos y los servicios que prestan. En lugar de una lista plana, una CMDB muestra las dependencias, como qué contrato de proveedor cubre un equipo específico, lo que permite a los equipos evaluar el impacto de los problemas más rápido.
¿Qué es la gestión de operaciones de activos (AOM)?
La gestión de operaciones de activos (AOM) es un marco estratégico que conecta a los equipos de mantenimiento, fiabilidad y operaciones a través de datos compartidos. Al integrar estas funciones, AOM aleja a las organizaciones de los modelos reactivos de "reparación tras el fallo" hacia estrategias proactivas y basadas en datos que mejoran el tiempo de actividad de los activos y la productividad empresarial general.