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ASU + Atlassian

Agilität in der Hochschulbildung


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Branche

Hochschulbildung

Anzahl Benutzer

1.800

Standort

Tempe, Arizona

So formt die IT-Abteilung der Arizona State University mit agilen Verfahren und Daten die Zukunft der Hochschulbildung.

Universitäten fördern zwei Produkte von unschätzbarem Wert: Menschen und Ideen. Hochschulabsolventen können als Teil der Arbeitnehmerschaft wichtige Beiträge leisten. Ideen, die durch akademische Untersuchungen entstehen, bestimmen maßgeblich, wie wir mit der Welt um uns herum umgehen und mit ihr interagieren. Hochschuleinrichtungen, insbesondere große, haben in der Regel Schwierigkeiten, mit der Entwicklung der Ideen und der Menschen im eigenen Umfeld mitzuhalten. Aus diesem Grund ist es für Universitäten von entscheidender Bedeutung, ihre Arbeitsprozesse neu zu gestalten – sowohl für ihren eigenen Erfolg als auch für die Allgemeinheit, die von dem intellektuellen Kapital abhängig ist, das aus ihnen hervorgeht.

Die ASU ist eine der größten Universitäten der USA und belegte in den letzten vier Jahren den 1. Platz im Bereich Innovation. Als Institution hat es für die ASU oberste Priorität, eine zugängliche, flexible Lernerfahrung für Studenten aus allen Schichten online und offline über die Universal Learning-Initiative anzubieten. Im Rahmen dieser Initiative werden Ressourcen bereitgestellt, die einem vielfältigen Pool konventioneller und nicht traditioneller Lernender zur Verfügung stehen. Durch ihren disziplinübergreifenden Ansatz mit Schwerpunkt auf der Zukunftsgestaltung von Smart Citys verfolgt die ASU auch Bildungsstrategien, die datengesteuerte Entscheidungsfindungen und Stadtplanung integrieren. Die Universität möchte den Studierenden mehr Möglichkeiten bieten, innovative Lösungen für die Allgemeinheit in technische Realität zu verwandeln.

Um ihr Vorhaben, Bildung zugänglicher zu machen, skalieren zu können und die Workflow-Kapazitäten der Universität zu modernisieren, hat die ASU einen Chief Information Officer eingestellt. Dieser soll der Institution dabei helfen, mehr Studenten annehmen zu können und Ideen zu fördern sowie eine agile Transformation in der gesamten Universität durchzuführen.

Tools für die Zukunft der IT

Die IT-Abteilung (auch als University Technology Office oder UTO bekannt) war besonders motiviert, diese Änderungen umzusetzen, da eine technische Grundlage zur Unterstützung agiler Praktiken mit Atlassian-Produkten bereits vorhanden war. Da die ASU die Frage der Bildung und den Zugang auf strategischer Ebene priorisierte, kam es im University Technology Office mit dem ursprünglichen Projektmanagement-Tool zu Problemen im Hinblick auf die Kosten und die Benutzerfreundlichkeit. Die Kosten für das Hinzufügen neuer Benutzer und die Silos, die durch das Tool entstanden, drohten, die Effektivität der IT-Abteilung zu untergraben.

Nathanael Davis, Director of Business Support and Quality Assurance im UTO, leitete zusammen mit seinem Team einen umfangreichen Bewertungsprozess, bei dem mehrere Teams eine Vielzahl von Workflow-Lösungen testeten. Dieser Prozess führte letztendlich zur Einführung von Jira Software Cloud, Confluence Cloud und Tempo, einer der führenden Apps im Atlassian Marketplace. Jira Software Cloud wird für Projektmanagement, Netzwerkadministration, Kundensupport, Marketingprojekte, Fehlerverfolgung und Berichterstellung verwendet, während Confluence Cloud zur Projektplanung und -zusammenarbeit, für den Support und die Dokumentation von Anleitungen sowie zur Aktualisierung von Projektstatus dient. Die ASU arbeitete direkt mit Tempo an einer Lösung, mit der die Auswirkungen von Projekten im Gesamtbild visuell dargestellt werden können, die die Zeit misst, die für bestimmte Projekte benötigt wird, und die die Abrechnung für Kunden erstellt. "Wir sind stolz darauf, Teil des erfolgreichen Änderungsprozesses der ASU zu sein", sagt Philippe-Olivier Marchand, Customer Success Manager für die ASU bei Tempo. Die Atlassian Suite und Tempo haben für einen modernen Workflow gesorgt, der mit der Universität skaliert und ihre strategischen Initiativen besser unterstützt.

Der Vorteil des Toolsets von Atlassian besteht darin, dass wir die vielfältigen Anforderungen unserer Kunden nahtlos und effizient erfüllen können.

Nathanael Davis
ASU

Die IT-Abteilung der ASU führt die Tools und Prozesse jetzt in Teams der gesamten Universität ein. "Wir haben ein umfassendes IT-Servicemanagement-Modell entwickelt, um neue Teams und Abteilungen, die noch keine Erfahrung mit Jira und Tempo haben, beim Onboarding-Prozess zu unterstützen", erklärt Nathanael. Dieses Modell beginnt zunächst mit einem Beratungsgespräch und beinhaltet dann Schulungen zur Nutzung der Atlassian-Tools. "Wir arbeiten mit den Teams zusammen, um Jira-Pakete zu entwickeln, die ihren Anforderungen und Arbeitsweisen entsprechen. Das jeweilige Paket wird dann ihre Vorlage. Wenn sie ein neues Projekt anfragen, kopieren wir einfach die Vorlage und weisen das Projekt dem Antragsteller zu." Nathanael fährt fort: "Manchmal erhalten wir einmalige Anfragen für die Einrichtung von Jira und Tempo, die nicht als Vorlage verwendet werden können, doch der Vorteil der Atlassian-Tools besteht darin, dass wir die vielfältigen Anforderungen unserer Kunden nahtlos und effizient erfüllen können." Dieses Service- und Support-Modell wurde in vielen Bereichen der Universität eingeführt. Daher wollten immer mehr Teams Jira und Tempo nutzen. Die Tools wurden von den unterschiedlichsten Teams übernommen: von technischen (Business Intelligence, Operations, Advanced Networking) bis hin zu nicht-technischen (das Marketing-Team für Sun Devil Fitness Center). Dank der Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität der Tools ist das kein Problem.

Mit einem agilen Workflow sorgen wir in Projektteams für Effizienz, damit das UTO dem innovativen Tempo, mit dem die ASU vorangeht, immer einen Schritt voraus sein kann.

Nathanael Davis
ASU

Vom Geschäftspartner zum Wirtschaftsführer

"Mit einem agilen Workflow sorgen wir in Projektteams für Effizienz, damit das UTO dem innovativen Tempo, mit dem die ASU vorangeht, immer einen Schritt voraus sein kann", sagt Nathanael. Das UTO nutzt die zahlreichen Ebenen der Berichterstellung, die jetzt über Jira und Tempo zur Verfügung stehen, zu seinem Vorteil. Die Mitarbeiter messen, wie ihre Aufgaben die Ziele ihres Instituts unterstützten und erhalten dadurch einen tieferen Einblick in die Kapazität ihres Teams. Nathanael hat vor, diese neuen Erkenntnisse für die Kapazitätsplanung zu nutzen und eine bessere Work-Life-Balance für sein Team zu schaffen. "Wenn wir die Daten unserer Pläne und Bemühungen in Jira und Tempo überprüfen, können wir die Effizienz unserer Prozesse bewerten. Dadurch können wir sicherstellen, dass Teammitglieder ihre geplante Arbeit innerhalb ihrer normalen Arbeitszeit erledigen können", sagt er. Das Team geht davon aus, dass es mit den gesammelten Daten aus ihrer optimierten Berichterstellung wichtige Beiträge zu Unternehmensentscheidungen leisten kann.

Dank der zukunftsorientierten Leitung von Nathanael und seinem Team ist die IT-Abteilung der ASU für den zukünftigen Erfolg der Universität unerlässlich geworden und hat dazu beigetragen, die Hochschulbildung für alle Menschen überall neu zu gestalten.

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