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ASU y Atlassian

Metodología ágil en la educación superior


Logotipo de la ASU
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Sector

Enseñanza superior

Número de usuarios

1,800

Ubicación

Tempe, Arizona

Cómo emplea los datos y las prácticas de metodología ágil el departamento informático de la Universidad Estatal de Arizona para repercutir sobre el futuro de la educación superior.

Las universidades desarrollan dos productos de valor incalculable: personas e ideas. Los alumnos graduados pueden aportar mucho a las plantillas de trabajadores, mientras que las ideas que surgen a través de la investigación académica ayudan a dar forma al modo en que nos relacionamos e interactuamos con el mundo que nos rodea. Las instituciones de enseñanza superior —sobre todo, las grandes— suelen tener dificultades para evolucionar con la misma rapidez que las ideas y las personas que se desarrollan en ellas. Por este motivo, es fundamental que las universidades rediseñen sus procesos de trabajo, tanto para sembrar su propio éxito como para el bien de las comunidades que dependen del capital intelectual que producen.

La ASU es una de las universidades más importantes de Estados Unidos y lleva los últimos cuatro años ocupando el primer puesto en innovación. Como institución, la ASU ha convertido en una prioridad el hecho de que los estudiantes, sea cual sea su rama, puedan disfrutar de una experiencia de aprendizaje accesible y flexible, tanto en línea como de forma presencial, a través de su iniciativa Universal Learning, que ofrece recursos de ayuda a un grupo diverso de estudiantes convencionales y poco tradicionales. Mediante su enfoque interdisciplinar centrado en la creación del futuro de las ciudades inteligentes, la ASU también busca implementar estrategias educativas que integren la planificación de ciudades y la toma de decisiones basadas en datos, además de brindar más oportunidades a los estudiantes para convertir las innovadoras soluciones de la comunidad en realidades técnicas.

Con el objetivo de escalar su meta de hacer más accesible la educación y modernizar las capacidades de flujo de trabajo de la universidad, la ASU contrató a un director de sistemas de información para aumentar la capacidad de la institución de atender a los estudiantes y fomentar las ideas, así como coordinar la transformación ágil de la universidad.

Herramientas para el futuro de la TI

El departamento de TI (conocido como el Departamento de Tecnología de la Universidad o UTO, por sus siglas en inglés), en particular, estaba listo para ayudar a encauzar este cambio, puesto que ya existía una base técnica a través del paquete de Atlassian para facilitar la adopción de prácticas ágiles. A medida que la ASU fue dando prioridad a las cuestiones educativas y de acceso a nivel estratégico, el Departamento de Tecnología de la Universidad se encontró con problemas de costes y facilidad de uso con su herramienta original de gestión de proyectos. El coste de añadir nuevos usuarios y el carácter aislado de la herramienta amenazaban con socavar la eficacia del departamento de TI.

Nathanael Davis, responsable de Apoyo Empresarial y Garantía de Calidad en el UTO, junto con su equipo, dirigió un proceso de evaluación en profundidad en el que varios equipos probaron distintas soluciones de flujo de trabajo. Este proceso se tradujo en la adopción de Jira Software Cloud para la gestión de proyectos, la administración de redes, la atención al cliente, los proyectos de marketing, el seguimiento de errores y la generación de informes; Confluence Cloud para la planificación de proyectos y la colaboración en ellos, la documentación de soporte e instrucciones, y las actualizaciones sobre el estado de los proyectos; y Tempo, una de las principales aplicaciones de Atlassian Marketplace. La ASU trabajó directamente con Tempo en una solución que permitiera visualizar el impacto general de los proyectos, realizar un seguimiento del tiempo dedicado a proyectos concretos y facturar a los clientes. “Nos enorgullece formar parte del triunfo del proceso de cambio de la ASU”, señala Philippe-Olivier Marchand, responsable del departamento encargado del éxito de los clientes de la ASU en Tempo. El paquete de Atlassian y Tempo han creado un flujo de trabajo moderno que puede escalar con la universidad y respaldar mejor sus iniciativas estratégicas.

"[La] ventaja del conjunto de herramientas de Atlassian es que nos permite satisfacer las distintas necesidades de los clientes de manera impecable y eficaz".

Nathanael Davis
ASU

El departamento de TI de la ASU está ampliando el uso de sus herramientas y procesos a los demás equipos de la universidad. “Hemos desarrollado un modelo completo de gestión de servicios de TI para facilitar la incorporación de los nuevos equipos y departamentos que quizás no estén muy familiarizados con Jira y Tempo”, dice Nathanael. Este modelo arranca con una consulta inicial e incluye formación sobre el uso de las herramientas de Atlassian. “Trabajamos con los equipos para desarrollar paquetes de Jira que se adapten a sus necesidades de trabajo y sus procesos. Ese ‘paquete’ es su plantilla. Cada vez que soliciten un nuevo proyecto, simplemente copiaremos la plantilla y asignaremos el proyecto a la persona que lo solicite”. Y añade: “Ocasionalmente, recibimos solicitudes puntuales y únicas para la configuración de Jira y Tempo, pero la ventaja del conjunto de herramientas de Atlassian es que nos permite satisfacer las distintas necesidades de los clientes de manera eficiente y sin mayor dificultad”. Este modelo de servicio y soporte se ha extendido por toda la universidad y por eso ahora hay más equipos que utilizan Jira y Tempo. Los equipos que adoptan las herramientas pueden ser técnicos (inteligencia empresarial, operaciones o redes avanzadas) o no técnicos (el equipo de marketing del centro Sun Devil Fitness), debido a su facilidad de uso y a la flexibilidad de las soluciones.

Con un flujo de trabajo ágil, mejoramos la eficiencia de los equipos de proyectos para que el UTO pueda ir un paso por delante en relación con el ritmo de innovación de la ASU.

Nathanael Davis
ASU

De partner empresarial a líder empresarial

“Con un flujo de trabajo ágil, estamos aumentando la eficiencia de los equipos de los proyectos para que el UTO pueda adelantarse al ritmo de innovación al que avanza la ASU”, comenta Nathanael. Al aprovechar los mayores niveles de generación de informes que Jira y Tempo permiten, el UTO puede conocer mejor la capacidad del equipo y determinar directamente la forma en que el trabajo ayuda a que se cumplan los objetivos institucionales. Nathanael planea utilizar esta nueva información para conseguir una mejor conciliación entre el trabajo y la vida personal de su equipo mediante la planificación de la capacidad. “Al revisar los datos de nuestros planes y esfuerzos en Jira y Tempo, podemos evaluar la eficiencia de nuestro proceso. Por lo tanto, podemos asegurarnos de que los miembros del equipo puedan terminar el trabajo que tenían previsto hacer en el horario laboral normal”, apunta. A medida que el proceso de generación de informes del equipo se desarrolla, prevén contribuir de manera significativa a las decisiones de la organización con los datos que recopilan.

Gracias al liderazgo con visión de futuro de Nathanael y su equipo, el departamento de TI de la ASU se ha convertido en un elemento clave para el éxito futuro de la universidad y ayudará a reinventar la experiencia de la enseñanza superior para todos, independientemente de dónde se encuentren.

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