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ASU + Atlassian

Portare l'agilità nell'istruzione superiore


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Settore

Istruzione superiore

Numero di utenti

1.800

Località

Tempe, Arizona

In che modo il dipartimento IT dell'Arizona State University utilizza le pratiche e i dati agile per cambiare il futuro dell'istruzione superiore.

Le università si dedicano alla cura di due prodotti di inestimabile valore: persone e idee. Gli ex studenti danno un contributo importante quando entrano a far parte della forza lavoro, mentre le idee sviluppate grazie allo studio accademico contribuiscono a plasmare il modo con cui ci relazioniamo e interagiamo con il mondo che ci circonda. Gli istituti di istruzione superiore, soprattutto quelli più grandi, tendono ad avere difficoltà nell'evolversi di pari passo con le idee e le persone che si sono formate al loro interno. Per questo motivo, per le università la trasformazione dei processi di lavoro è diventata un aspetto di importanza fondamentale, alla base non solo del loro successo, ma anche di quello delle comunità che dipendono dal capitale intellettuale da loro prodotto.

ASU è una delle più grandi università degli Stati Uniti e detiene da quattro anni il primato in fatto di innovazione. Come istituzione, ASU ha dato la priorità alla promozione di un'esperienza di apprendimento online e in presenza accessibile e flessibile per gli studenti di qualsiasi estrazione sociale, attraverso l'iniziativa Universal Learning che offre risorse a sostegno di gruppi variegati di studenti convenzionali e non tradizionali. Mediante il suo approccio multidisciplinare focalizzato in particolare sulla creazione del futuro delle città intelligenti, ASU si dedica inoltre all'implementazione di strategie formative volte a integrare il processo decisionale basato sui dati con la pianificazione urbana e a offrire agli studenti maggiori opportunità di trasformare le innovative soluzioni per le comunità in realtà tecniche.

Al fine di ampliare l'obiettivo di rendere l'istruzione più accessibile e di modernizzare le funzioni del flusso di lavoro dell'università, ASU ha assunto un Chief Information Officer con il compito di migliorare la capacità dell'istituto di servire gli studenti e coltivare le idee, nonché di gestire la trasformazione Agile dell'intera università.

Strumenti per il futuro dell'IT

Il reparto IT (conosciuto come University Technology Office o UTO) era in special modo pronto a guidare questo cambiamento, poiché era già stata implementata la suite Atlassian per gettare le basi tecniche a supporto delle pratiche Agile. Mentre ASU lavorava per dare priorità ai problemi legati all'istruzione e all'accesso a livello strategico, l'University Technology Office ha riscontrato problemi di costi e usabilità con lo strumento di gestione dei progetti utilizzato in origine. Il costo dell'aggiunta di nuovi utenti e la struttura rigida dello strumento minacciavano di compromettere l'efficacia del reparto IT.

Nathanael Davis, Director of Business Support and Quality Assurance dell'ufficio UTO, ha guidato insieme al suo team un processo di valutazione approfondito, in cui più team hanno testato diverse soluzioni per il flusso di lavoro. Questo processo ha portato all'adozione di Jira Software Cloud per la gestione dei progetti, l'amministrazione della rete, l'assistenza clienti, i progetti di marketing, il monitoraggio dei bug e la generazione di report; di Confluence Cloud per la pianificazione e la collaborazione sui progetti, la documentazione informativa e di supporto e gli aggiornamenti sullo stato dei progetti; e di Tempo, una delle principali app dell'Atlassian Marketplace. ASU ha utilizzato direttamente Tempo per creare una soluzione in grado di mostrare una panoramica dell'impatto dei progetti, monitorare il tempo dedicato a progetti specifici e inviare fatture ai clienti. "Siamo orgogliosi di fare parte della riuscita del processo di trasformazione di ASU", ha affermato Philippe-Olivier Marchand, Customer Success Manager di ASU presso Tempo. La suite Atlassian e Tempo hanno creato un flusso di lavoro moderno in grado di crescere insieme all'università e di supportare meglio le sue iniziative strategiche.

[Il] vantaggio del set di strumenti Atlassian è che ci consente di supportare le molteplici esigenze dei clienti senza interruzioni e in modo efficiente.

Nathanael Davis
ASU

Sulla scia del reparto IT di ASU, anche gli altri gruppi dell'università stanno adesso adottando gli stessi strumenti e processi. "Abbiamo sviluppato un modello completo di gestione dei servizi IT per facilitare il processo di onboarding dei nuovi gruppi e dei nuovi reparti che potrebbero non avere dimestichezza con Jira e Tempo", spiega Nathanael. Questo modello parte da una consulenza iniziale e comprende la formazione sull'uso degli strumenti Atlassian. "Lavoriamo con i gruppi per sviluppare pacchetti Jira adeguati alle loro esigenze di lavoro e processo. Questo 'pacchetto' diventa il loro modello. Ogni volta che richiedono un nuovo progetto, basta semplicemente copiare il modello e assegnare il progetto a chi ha formulato la richiesta". Nathanael spiega ancora: "A volte riceviamo richieste di configurazione di Jira e Tempo una tantum che non verranno più utilizzate, ma il vantaggio del set di strumenti Atlassian è che ci consente di supportare le molteplici esigenze dei clienti senza interruzioni e in modo efficiente". Questo modello di servizio e assistenza si è diffuso in tutta l'università e, per questo motivo, più gruppi hanno chiesto di utilizzare Jira e Tempo. Questi strumenti sono talmente intuitivi e flessibili da essere stati adottati dai gruppi più disparati: da quelli che si occupano di questioni tecniche (Business Intelligence, Operazioni, Advanced Networking) a quelli che invece gestiscono gli aspetti non tecnici (il gruppo marketing di Sun Devil Fitness Center).

Con l'applicazione di un flusso di lavoro Agile, possiamo sviluppare efficienze all'interno dei gruppo di progetto per fare in modo che l'ufficio UTO possa restare al passo con le innovazioni che avvengono in ASU.

Nathanael Davis
ASU

Da partner aziendale a leader aziendale

"Con l'applicazione di un flusso di lavoro Agile, possiamo sviluppare efficienze all'interno dei team di progetto per fare in modo che l'ufficio UTO possa restare al passo con le innovazioni che avvengono in ASU", afferma Nathanael. Sfruttando gli ulteriori livelli di report disponibili tramite Jira e Tempo, l'ufficio UTO può misurare direttamente quanto il lavoro quotidiano supporti gli obiettivi dell'istituto e ottenere informazioni più dettagliate sulla capacità del team. Nathanael prevede di utilizzare queste nuove informazioni dettagliate per creare un migliore equilibrio tra vita lavorativa e privata per il suo team attraverso la pianificazione della capacità. "Tramite l'analisi dei dati dei piani e del nostro lavoro in Jira e Tempo, possiamo valutare l'efficienza del nostro processo. Di conseguenza, possiamo assicurarci che i membri del team completino il lavoro che hanno pianificato di svolgere entro il normale orario lavorativo", afferma. Con il perfezionamento del processo di creazione dei report, i team prevedono di offrire un contributo significativo alle decisioni aziendali tramite i dati raccolti.

Grazie alla leadership lungimirante di Nathanael e del suo team, il reparto IT di ASU è diventato fondamentale per il futuro successo dell'università e contribuisce alla trasformazione dell'esperienza dell'istruzione superiore offerta a tutte le persone e da qualsiasi posizione.

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