Royal Caribbean risparmia 840 ore e 550.000 dollari all'anno attraverso la distribuzione agile scalabile di Atlassian Cloud

In viaggio verso una scalabilità agile

Ogni anno, più di 5 milioni di passeggeri salgono a bordo delle oltre 65 navi di Royal Caribbean per godersi crociere in tutto il mondo, interfacciandosi inevitabilmente con lingue e stili di vita diversi. Pertanto, devono trovare modi per comunicare con gli altri al fine di soddisfare le loro esigenze e raggiungere i loro obiettivi di vacanza.

Quando Wais Mojaddidi è entrato in Royal Caribbean come direttore di Agile Delivery per Global Ecommerce nell'autunno del 2022, ha notato che i team dell'azienda stavano vivendo un'esperienza simile. L'organizzazione Global Ecommerce dell'azienda ha visto una rapida crescita successivamente alla pandemia; perciò, per soddisfare la domanda ha dovuto formare rapidamente nuovi team che supportassero lo sviluppo delle capacità.

Durante quel periodo, alcuni team avevano personalizzato i loro flussi di lavoro e le configurazioni di Jira, il che rendeva difficile confrontare il lavoro dei vari team. "Era come se usassero lingue diverse per comunicare. C'erano diverse definizioni di Completato, epic creati e collegati in modi diversi e altro ancora", spiega Wais. "I team erano comunque in grado di lavorare per soddisfare la domanda a livello generale; tuttavia, senza un'unica origine di riferimento in Atlassian, dovevamo ancora ricorrere a presentazioni PowerPoint manuali e lunghe conversazioni per comunicare. In PowerPoint, puoi raccontare una storia, ma questa storia non è connessa ai dati".

Incaricato di risolvere queste sfide e scalare la distribuzione agile di Royal Caribbean, Wais ha lanciato un'iniziativa per ottimizzare la piattaforma Atlassian Cloud dell'azienda e creare un repository centralizzato. Insieme al suo solution partner Globant, Global Ecommerce ha: allineato i metodi di lavoro dei team, permesso a tutti di rimanere concentrati sul lavoro importante, risparmiato tempo nella creazione manuale dei report e ottenuto maggiore trasparenza sui dati in tempo reale per garantire un migliore processo decisionale.

Una nuova soluzione per una gestione efficiente ed efficace del portfolio

Per passare rapidamente da pochi team Scrum a più di una dozzina è stato necessario sfruttare le best practice per l'agilità su larga scala. Fortunatamente, Wais e il team dirigenziale di Global Ecommerce avevano un piano: introdurre un framework Lean Portfolio Management (LPM) su misura che consentisse di dare priorità al lavoro importante e ottenere i risultati desiderati su larga scala.

«Per attivare e rendere operativo il sistema LPM, avevamo bisogno che i nostri metodi di lavoro e il linguaggio tra i team fossero coerenti. La standardizzazione del linguaggio ci ha permesso di collegare epic, funzionalità e story del nostro portfolio in modo significativo, utilizzando anche il sistema LPM per dare priorità allo sviluppo di capacità a valore aggiunto legate agli OKR. Utilizzando questo framework, tutti, dal livello di team al livello di vicepresidente, hanno capito come utilizziamo la prioritizzazione di capacità a valore aggiunto per decidere su cosa concentrarci», afferma.

Il team dirigenziale di Global Ecommerce ha previsto che l'attuale set di strumenti Atlassian di Royal Caribbean svolgesse un ruolo chiave nel raggiungimento di questa visione, anche se questo avrebbe richiesto alcune modifiche. Wais aveva più di dieci anni di esperienza nell'uso degli strumenti Atlassian, ma aveva bisogno di più risorse e competenze per supportare questa iniziativa. Dopo aver contattato Globant e aver visto i loro precedenti successi con iniziative simili, Royal Caribbean ha chiesto aiuto al team per valutare la loro attuale configurazione Atlassian, progettare una nuova soluzione e implementarla.

Un approccio Agile favorisce l'avanzamento e la partnership

Seguendo il loro processo Agile standard, il team Atlassian all'interno di Global Ecommerce ha collaborato con gli stakeholder per raccogliere input e requisiti, pilotare in modo iterativo soluzioni standardizzate, ottimizzare in base al feedback e quindi scalare.

Poiché Royal Caribbean ha lavorato con Globant sui progetti pilota, la sandbox all'interno di Jira Cloud Premium ha reso facile la creazione di più bozze concettuali. Wais e il suo team hanno poi presentato le soluzioni agli stakeholder di diverse discipline, hanno discusso del feedback e hanno comunicato i suggerimenti a Globant. «La sandbox di Jira Cloud Premium è stata una funzionalità essenziale per noi durante questo percorso collaborativo. Era un posto dove sperimentare bozze concettuali e plug-in. Ha aggiunto moltissimo valore!», afferma Wais.

Man mano che Globant e Royal Caribbean configuravano i flussi di lavoro e stabilivano definizioni di linguaggio comune, Wais e il suo team hanno coinvolto gli utenti nel processo per ottenere il consenso. «Le persone usavano già Atlassian, quindi dovevamo solo trovare il giusto compromesso e fare alcuni sacrifici per convincerle a standardizzare, consolidare i report e scalare», afferma Wais. «Per guadagnare slancio in modo iterativo, abbiamo dovuto trovare le persone giuste che influenzassero gli altri e investire nelle persone che utilizzavano questi strumenti. Avevano bisogno di sentirsi parte della soluzione».

Addio presentazioni di PowerPoint di 80 pagine. E benvenuti a bordo, report automatici di Confluence in tempo reale.

Quando Global Ecommerce e Globant hanno lanciato la nuova soluzione di Royal Caribbean, hanno sostituito presentazioni estese e statiche con snapshot temporali e una pagina Confluence con dati in tempo reale estratti da Jira. Questo non solo fa risparmiare tempo, ma aiuta anche a mantenere tutti allineati, a vedere rapidamente cosa sta succedendo e a capire perché.

«Invece di affidarci ai membri del team e ai consulenti paganti per creare e mantenere presentazioni PowerPoint da 80 pagine ogni mese, potremmo utilizzare la capacità delle risorse in modo più efficace. Dedichiamo meno tempo alla reportistica manuale e più tempo all'esplorazione e alla fornitura delle migliori capacità», afferma Wais. «Con l'aiuto di Globant, abbiamo creato una pagina interattiva di Confluence che estrae automaticamente dati accurati e in tempo reale, utilizza un linguaggio omogeneo e si collega al lavoro che stiamo svolgendo», afferma Wais.

La pagina include diverse sezioni, tra cui:

Oltre 800 ore e 550.000 dollari risparmiati solo nel primo anno

Con pagine Confluence integrate e disponibili in tempo reale che hanno sostituito i voluminosi report mensili, Royal Caribbean sta ottenendo notevoli risparmi in termini di tempo e costi.

«Utilizzando Jira e Confluence per la reportistica automatica, stiamo risparmiando oltre 800 ore e 500.000 dollari all'anno in costi di consulenza gestionale precedentemente spesi per la reportistica manuale, afferma» Wais. «Abbiamo ridotto il tempo impiegato per raccogliere i dati e creare report manuali in PowerPoint da otto ore al mese per ciascuno dei nostri team a soli 15 minuti per team: un enorme risparmio destinato a crescere man mano che scaliamo.»

Inoltre, la standardizzazione delle tipologie ticket, dei campi e delle postazioni utente di Jira ha consentito di risparmiare quasi 50.000 dollari ed eliminato oltre il 70% delle roadmap e dei flussi di lavoro per un sistema più pulito ed efficiente.

Wais afferma che questo è solo l'inizio del viaggio di Royal Caribbean verso la scalabilità Agile. Il suo team sta già lavorando con Globant sulle fasi successive della loro roadmap, inclusa la standardizzazione della gestione dei rilasci e il monitoraggio dell'impatto dei loro miglioramenti.

«Ora possiamo iniziare a collegare il nostro lavoro ai dati effettivi dei clienti in modo da poter monitorare i risultati previsti, oltre ai risultati effettivi», afferma Wais. «E una volta che avremo consolidato e stabilizzato la reportistica a livello di portfolio, contribuiremo a sostenere le iniziative a livello aziendale. Come influiamo sulle oltre 1.800 persone in altre istanze dell'organizzazione? Possiamo mostrare loro come utilizzare questi strumenti nel modo giusto per fornire trasparenza nel lavoro, connettività tra team e collegamento ai nostri OKR per ottenere risultati».

Con un linguaggio comune, un'unica origine di riferimento e le informazioni più recenti sempre a portata di mano, Global Ecommerce è pronto ad aiutare Royal Caribbean a proseguire a pieno ritmo nel suo viaggio verso la fornitura di prodotti Agile scalabili e a godersi le vacanze di una vita.