Perché Clearwater Analytics ha dato priorità alla migrazione al Cloud per efficienza, visibilità e sicurezza

Preparazione, formazione e collaborazione preparano il team per il successo

Con l'approvazione del progetto di migrazione, il team di Erica si è rimboccato le maniche e ha iniziato a prepararsi. Leggere materiale online, seguire corsi della Atlassian University e guardare i webinar dei partner li ha aiutati a capire la strada da percorrere.

Durante la ricerca, il team si è reso conto di aver bisogno di un Solution Partner che fornisse competenze aggiuntive e li guidasse attraverso il processo. L'Atlassian Technical Account Manager di Clearwater, Gary Carlin, ha fornito diverse opzioni e HyperVelocity, Platinum Solution Partner (una società Isos Technology) è salito in cima alla lista. Con il runbook sulla migrazione e le indicazioni pratiche di HyperVelocity, Clearwater iniziò a procedere.

Sebbene molte delle fasi della migrazione siano andate secondo i piani, diverse sfide hanno richiesto più tempo del previsto, come le integrazioni di terze parti con strumenti esterni e creati internamente. Clearwater ha coinvolto HyperVelocity e utenti di vari reparti per la risoluzione dei problemi e i test.

"Avere un team interfunzionale [di collaboratori e tester] è stata probabilmente la cosa migliore che abbiamo fatto, a essere onesti", afferma Erica. "Ora abbiamo più di 1.700 dipendenti. Ogni persona e ogni reparto fanno le cose in modo leggermente diverso, quindi dovevamo assicurarci di soddisfare questi casi d'uso il più possibile. Se le cose fossero andate male, dovevamo assicurarci di avere una soluzione in modo da poter avere il maggior successo possibile, una volta lanciato il servizio".

Se all'inizio non riesci, provaci e riprova (con ancora più preparazione e collaborazione)

Man mano che il team avviava la migrazione e progrediva in ogni fase, iniziarono a incontrare degli ostacoli. "Purtroppo non abbiamo fatto abbastanza pulizia. Tutti i nostri account di servizio che fungono da bot per automatizzare i processi hanno finito per spingerci oltre il limite delle nostre licenze utente e questo ci ha bloccato durante la migrazione", ricorda Erica. Dopo aver provato a resettare il giorno successivo e aver riscontrato altri intoppi, il team ha deciso di fare una pausa e riprovare un'altra volta.

Delusi ma tutt'altro che sconfitti, hanno passato il mese successivo a fare altre pulizie e test per risolvere i problemi. Erica afferma che questo lavoro aggiuntivo è stato "effettivamente davvero utile" e li ha rassicurati per il tentativo successivo. La loro perseveranza ha dato i suoi frutti e la seconda migrazione è stata un successo.

Atlassian e HyperVelocity sono stati al fianco di Clearwater in ogni fase prima, durante e dopo la migrazione. "Atlassian è stato davvero utile nel fornire più risorse e nel risolvere le domande... Wellington [Costa, Software Engineer] è stato fantastico con il supporto tecnico... e Atlassian ha risolto così tante cose dopo la migrazione, come sistemare i collegamenti tra Jira e Confluence", afferma Erica. "E HyperVelocity è semplicemente insuperabile. Si sono assicurati che il nostro team in tutto il mondo avesse supporto... È molto utile avere qualcuno al tuo fianco che ha già fatto questa esperienza e che può farti da guida".

Efficienza, visibilità e sicurezza: gli "enormi vantaggi" alla fine del percorso

Ora che Clearwater è passata completamente agli strumenti Atlassian Cloud (inclusi Jira Software, Confluence, Jira Service Management, Bitbucket, Statuspage e Opsgenie), il team sta vedendo i risultati del proprio duro lavoro. Con i miglioramenti dei processi e della sicurezza, gli ingegneri IT e del software possono collaborare di più, preoccuparsi meno e sfruttare al massimo il loro tempo.

Oltre a risparmiare 75.000 dollari all'anno sui costi di hosting di AWS, Clearwater ne sta riducendo altri eliminando strumenti che non sono più necessari e utilizzando il tempo prezioso dei dipendenti con saggezza. "Uno dei maggiori vantaggi che abbiamo riscontrato con Atlassian Cloud è assicurarci di lavorare sulle cose giuste e dedicarvi l'impegno necessario", osserva Erica. Ad esempio, Clearwater ha automatizzato molti dei noiosi processi manuali di progettazione e ITSM in modo che i membri del team possano dedicare tempo a processi più strategici e fornire un servizio ancora migliore. "La funzionalità di automazione all'interno di Atlassian Cloud ha superato di gran lunga l'esperienza Data Center. Sono disponibili tante altre opzioni di trigger e azione. Passare a Jira Service Management Cloud, costruire l'automazione per creare o addirittura eliminare i ticket e utilizzare i flussi di lavoro e i campi condizionali per i moduli ha portato a un enorme risparmio di tempo", spiega Erica.

La migrazione al Cloud ha anche creato un'unica fonte di verità che aiuta il team di ricerca e sviluppo di Clearwater (in genere noto come Software Engineering) a lavorare più velocemente e a monitorare meglio i propri obiettivi e i progressi in ogni fase del ciclo di vita dello sviluppo. "La connessione tra tutti gli strumenti è stata un enorme vantaggio", afferma Erica. "Il modo in cui Confluence e Jira si collegano mi permette di incorporare un'intera board Scrum in una pagina di Confluence e rimanere aggiornata. E ci sono i dati di Jira proprio lì in Bitbucket dopo la nostra recente migrazione a Bitbucket Cloud. Non ho bisogno di andare in più di un posto per vedere queste informazioni. È molto più efficiente nel Cloud e i membri del mio team non hanno bisogno di utilizzare cinque strumenti diversi nell'arco di cinque minuti per capire cosa sta succedendo".

Gli ingegneri non solo sono in grado di lavorare in modo più efficiente, ma anche più efficace con le funzionalità e gli strumenti fondamentali del Cloud, tra cui Advanced Roadmaps e la reportistica avanzata. Hanno iniziato a pianificare trimestralmente con Advanced Roadmaps per stabilire e tenere traccia di traguardi, obiettivi e risultati chiave, che documentano in Confluence Cloud.

"Grazie al processo di pianificazione, il nostro reparto di ricerca e sviluppo che conta oltre 500 dipendenti sa su cosa si sta lavorando e cosa serve per costruire effettivamente le funzionalità. Potendo trovare queste informazioni in un unico posto, possiamo provare a rimuovere dipendenze e bloccanti più velocemente", afferma Erica. "Atlassian Cloud ci ha aiutato con metriche migliori, oltre che con report sui punti dati degli sprint. Utilizziamo Advanced Roadmaps per calcolare la capacità del team e stimare l'impegno, in modo da capire se stiamo pianificando troppo o troppo poco il lavoro dei nostri team. Con Insights possiamo visualizzare gli elementi nello sprint attivo e nel backlog. Infine, utilizziamo i Report Sprint per acquisire contesto aggiuntivo durante le revisioni degli sprint, le analisi retrospettive e la risoluzione di imprevisti su Opsgenie. È stato davvero utile avere queste metriche a portata di mano."

Per molti membri del team, gli strumenti di Atlassian Cloud hanno migliorato il loro modo di lavorare. Per altri, l'assenza di grandi modifiche è stata ugualmente soddisfacente. "Alcuni membri del team si sono detti contenti del fatto che i loro processi principali non siano stati influenzati in modo significativo dalla migrazione. È stato facile per loro iniziare a utilizzare il cloud essendo state apportate modifiche minime ai flussi di lavoro", spiega Erica.

Acque cristalline davanti

Con tutti i feedback positivi ricevuti sulla migrazione, il team di Erica sta ora esplorando tutti i modi per ottenere il massimo dall'investimento in Atlassian Cloud, come espandere l'automazione e sfruttare lo strumento nativo Risorse per gestire i processi di sicurezza e conformità. "Si tratta di usare il tempo dei membri del team con saggezza... È stato fantastico poter dire: 'Ehi, abbiamo già questi strumenti e questi set di funzionalità'. Non dovendo utilizzare strumenti separati, risparmiamo tempo e costi", afferma Erica. "I set di funzionalità e il supporto che Atlassian ci ha fornito durante la migrazione, il modo in cui ha fatto risparmiare tempo ai membri del team e la possibilità di concentrarci sui nostri strumenti sono stati davvero incredibili!".

Parte della missione di Clearwater è "essere la piattaforma tecnologica più affidabile e completa al mondo che semplifica l'intero ciclo di vita degli investimenti". Con pazienza, collaborazione e perseveranza nei momenti difficili, il suo team può finalmente lavorare su una piattaforma ugualmente efficace.