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ASU + Atlassian

Apporter de l'agilité à l'enseignement supérieur


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Secteur

Enseignement supérieur

Nombre d'utilisateurs

1 800

Site

Tempe, Arizona

Comment le service informatique de l'université d'Arizona (ASU) exploite les pratiques Agile et les données pour influencer l'avenir de l'enseignement supérieur.

Les universités développent deux ressources inestimables : les personnes et les idées. Les anciens élèves peuvent continuer à apporter une contribution importante aux effectifs, tandis que les idées formulées dans le cadre de recherches universitaires aident à façonner la façon dont nous percevons le monde qui nous entoure et dont nous interagissons avec lui. Les établissements d’enseignement supérieur, en particulier les plus grands, ont souvent du mal à évoluer au même rythme que les idées et les étudiants qu’ils abritent. C’est pourquoi il est devenu essentiel pour les universités de réinventer leurs processus de travail, tant pour leur propre réussite que pour les communautés qui dépendent du capital intellectuel qu’elles font fructifier.

L’ASU est l’une des plus grandes universités des États-Unis et se classe première dans le domaine de l’innovation depuis quatre ans. En tant qu’institution, l’ASU s’est fixé comme priorité de favoriser une expérience d’apprentissage en ligne et en présentiel accessible et flexible pour les étudiants de tous horizons grâce à son initiative Universal Learning, qui propose des ressources utiles à un pool diversifié d’apprenants conventionnels et non traditionnels. Grâce à son approche interdisciplinaire centrée sur l’avenir des villes intelligentes, l’ASU poursuit également des stratégies éducatives qui intégreront la prise de décision et la planification urbaine axées sur les données et offriront aux étudiants plus d’occasions de transformer des solutions communautaires novatrices en réalités techniques.

Pour assouvir son ambition de rendre l’éducation plus accessible et de moderniser les capacités de workflow de l’Université, l’ASU a embauché un DSI afin d’accroître la capacité de l’établissement à répondre aux besoins des étudiants et à nourrir des idées, et de mener une transformation Agile à l’échelle de l’Université.

Des outils pour l'avenir de l'IT

Le service informatique (connu sous le nom de University Technology Office, ou UTO) était prêt à participer à ce changement parce qu'il disposait déjà d'une base technique, sous la forme de la suite Atlassian, pour prendre en charge les pratiques Agile. Alors que l'ASU accordait la priorité aux questions d'éducation et d'accès à un niveau stratégique, l'UTO s'est heurté à des problèmes de coût et de convivialité avec son outil de gestion de projet initial. L'ajout onéreux de nouveaux utilisateurs et la nature cloisonnée de l'outil menaçaient de saper l'efficacité du service informatique.

Avec son équipe, Nathanael Davis, directeur du support métier et de l’assurance qualité au sein de l’UTO, a mené un processus d’évaluation approfondie au cours duquel plusieurs équipes ont testé une variété de solutions de workflow. Ce processus s’est soldé par l’adoption de Jira Software Cloud, utilisé pour la gestion de projet, l’administration réseau, le support client, les projets marketing, le suivi des bugs et les rapports ; de Confluence Cloud, utilisé pour la planification de projets et la collaboration, le support et la documentation pédagogique, ainsi que pour les mises à jour de l’état des projets ; et de Tempo, l’une des apps leader de l’Atlassian Marketplace. L’ASU a directement collaboré avec Tempo sur une solution qui permet de visualiser l’impact des projets globaux, de suivre le temps passé sur des projets spécifiques et de facturer les clients. « Nous sommes fiers de participer au succès du processus de changement de l’ASU », déclare Philippe-Olivier Marchand, responsable de la réussite client de l’ASU chez Tempo. La suite Atlassian et Tempo ont créé un workflow moderne qui peut évoluer avec l’université et mieux soutenir ses initiatives stratégiques.

[L']avantage de l'ensemble d'outils Atlassian est qu'il nous permet de répondre aux divers besoins des clients de manière transparente et efficace.

Nathanael Davis
ASU

Le service informatique de l'ASU promeut désormais l'adoption de ses outils et processus dans les équipes de toute l'Université. « Nous avons développé un modèle complet de gestion des services informatiques pour faciliter le processus d'intégration de nouveaux services et équipes qui ne connaissent peut-être pas Jira et Tempo », explique Nathanael Davis. Ce modèle démarre par une première consultation et comprend une formation sur l'utilisation des outils Atlassian. « Nous travaillons avec des équipes pour développer des packages Jira qui répondent à leurs besoins en matière de travail et de processus. Ce "package" devient leur modèle. Chaque fois qu'ils demandent un nouveau projet, il suffit de copier le modèle et d'assigner le projet au demandeur. » En outre, Nathanael Davis explique : « Occasionnellement, nous recevons des demandes de configurations Jira et Tempo qui ne seront plus utilisées, mais l'avantage de l'ensemble d'outils Atlassian est qu'il nous permet de répondre aux divers besoins des clients de manière transparente et efficace. » Ce modèle de service et de support s'est répandu dans toute l'université, ce qui a incité davantage d'équipes à utiliser Jira et Tempo. Les équipes qui ont adopté les outils sont aussi bien techniques (informatique décisionnelle, opérationnelles, networking avancé) que non techniques (équipe marketing du Sun Devil Fitness Center), ce qui est possible en raison de leur facilité d'utilisation et de leur flexibilité.

Grâce au workflow Agile en place, nous veillons à l'efficacité au sein des équipes de projet afin que l'UTO puisse garder une longueur d'avance sur le rythme d'innovation adopté par l'ASU.

Nathanael Davis
ASU

De partenaire commercial à leader d'entreprise

« Grâce au workflow Agile en place, nous veillons à l'efficacité au sein des équipes de projet afin que l'UTO puisse garder une longueur d'avance sur le rythme d'innovation adopté par l'ASU », explique Nathanael Davis. En tirant parti des niveaux accrus de reporting disponibles via Jira et Tempo, l'UTO peut directement mesurer l'impact de son travail sur les objectifs institutionnels, et ainsi mieux comprendre la capacité de son équipe. Nathanael Davis prévoit d'utiliser ces nouvelles connaissances pour créer un meilleur équilibre vie privée/vie professionnelle pour son équipe grâce à la planification des capacités. « En examinant les données de nos plans et efforts dans Jira et Tempo, nous pouvons évaluer l'efficacité de notre processus. Par conséquent, nous pouvons nous assurer que les membres de l'équipe sont en mesure de réaliser le travail qu'ils avaient prévu d'effectuer dans les heures de travail normales », explique-t-il. À mesure que son processus de génération de rapports gagne en maturité, l'équipe prédit qu'elle pourra apporter une contribution importante aux décisions organisationnelles en utilisant les données qu'elle recueille.

Grâce au leadership avant-gardiste de Nathanael Davis et de son équipe, le service informatique de l'ASU est devenu essentiel à la réussite future de l'université, aidant à repenser l'expérience de l'enseignement supérieur pour tous, partout dans le monde.

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