La société allemande Software AG renforce la sécurité et se concentre sur l'innovation grâce aux produits Atlassian Cloud

Faire confiance à Atlassian Cloud Enterprise pour bénéficier d'une solution rapide, flexible et sécurisée

Dans l'urgence, Software AG a commencé à rechercher de nouvelles solutions cloud pour la gestion de projet, la collaboration et la gestion des services. La société combinait Plan.io, Microsoft Project, Excel et OTRS… autant de solutions sur site. Le manque d'intégration entre les outils affectait l'efficacité et la visibilité.

L'équipe R&D de Software AG utilisait et appréciait Jira et Confluence pour soutenir les initiatives de son service. Tim et ses collègues du service informatique ont donc commencé à envisager une utilisation de ces outils (ainsi que de Jira Service Management Cloud et Confluence Cloud) par d'autres équipes de la société.

D'après leurs recherches, l'offre Atlassian Cloud Enterprise répondait non seulement aux exigences strictes de Software AG en matière de résidence des données, de sécurité et de fonctionnalités, mais offrait également de la flexibilité, une vaste gamme d'apps du Marketplace pour stimuler la productivité et de nombreuses instances.

« La création de plusieurs instances sans frais supplémentaires vous permet d'isoler les données pour des raisons de sécurité et de prendre en charge plusieurs cas d'usage avec la même solution, ce qui s'inscrit parfaitement dans notre volonté d'harmoniser notre environnement applicatif », explique Tim. « D'un point de vue fonctionnel et technique, le fractionnement des cas d'usage est également pratique pour limiter la complexité globale des instances uniques. Cela est particulièrement utile pour réduire les effets indésirables si vous devez modifier les paramètres à l'échelle de l'instance ou lorsqu'un scénario utilise de nombreuses apps. »

Dynamisée par la promesse des produits Atlassian Cloud, Software AG était prête à concrétiser ses ambitions en matière de cloud.

Un partenariat privilégié pour la planification stratégique, les tests et la formation

Après avoir fait la connaissance de Brainbits lors d'un événement Atlassian en 2019, Software AG a recontacté son équipe pour envisager une possible collaboration. « Nous n'avions aucune connaissance des implémentations et des migrations dans le cloud. Nous avons donc décidé de travailler avec Brainbits en tant que partenaire externe », explique Radoslav Danchev, Collaboration, Workplace, and Support VP. Ensemble, les équipes ont décidé d'aborder le projet de manière itérative. Après avoir pris note des exigences de chaque service, Brainbits a aidé Software AG à développer une démonstration de faisabilité en utilisant les workflows les plus simples possible, à les tester auprès de réels utilisateurs, à recueillir un feedback et à apporter des améliorations avant le lancement.

Au fil de chaque étape, Brainbits a redéfini les conversations autour de pratiques plutôt que de produits spécifiques. « Nous nous sommes concentrés sur les méthodes et processus plutôt que sur les outils. Avant tout, il faut toujours savoir comment atteindre un objectif, et non comment accomplir une tâche dans un outil », explique Patrick Schuh, propriétaire et directeur général de Brainbits.

Alors que Software AG approchait du lancement, la société a également collaboré avec Brainbits sur la formation. « Nous avons travaillé avec Brainbits pour nous assurer que nous disposions de suffisamment de supports de formation, et que nos parties prenantes et utilisateurs principaux étaient bien préparés », explique Tim. Cette communication et cette formation proactives ont été des ingrédients clés dans la réussite de l'équipe.

Démarrer simplement, puis évoluer rapidement

Depuis la mise en service de son écosystème Atlassian Cloud, Software AG a créé plus de 200 projets dans Jira, posé les bases de la gestion des services d'entreprise grâce à Jira Service Management et commencé à tester Confluence en tant que base de connaissances centrale. La société apprécie tout particulièrement la simplicité et la sécurité accrue découlant de l'utilisation d'Atlassian Access pour gérer les identités et les accès.

Advanced Roadmaps et les automatisations dans Jira comptent parmi les solutions préférées de l'équipe informatique. Grâce à Advanced Roadmaps, elle peut planifier et suivre les projets rapidement, facilement et de manière flexible. L'outil permet également de gagner du temps sur des tâches simples, mais importantes (comme le calcul des risques liés aux changements, la notification de groupes spécifiques lors d'un changement d'état et le clonage de modèles de projet), grâce à des automatisations et des apps natives telles que Deep Clone.

En outre, l'équipe a simplifié et renforcé la sécurité en limitant les projets confidentiels à une instance distincte et en tirant parti d'Atlassian Access. Selon Tim : « L'intégration d'Atlassian Access à notre instance Azure Active Directory nous fournit un aperçu complet des instances cloud auxquelles chaque utilisateur a accès. Access est un élément crucial pour garantir une gestion réglementée des accès dans le cloud à l'échelle de l'entreprise. Il constitue un avantage significatif par rapport à nos précédentes instances sur site, car nous sommes en mesure d'appliquer les politiques de sécurité de manière simplifiée. »

Ce qui est encore plus réjouissant concernant ces précieuses améliorations ? Elles ne sont qu'un avant-goût de ce qui attend Software AG. « Nous venons à peine de nous lancer dans l'aventure Atlassian. Pour commencer, nous essayons de simplifier les choses au maximum. Cependant, la demande d'automatisations au sein de l'entreprise est forte. Pour nous, Atlassian est un partenaire stratégique. C'est pourquoi nous nous tournerons toujours d'abord vers lui si nous recherchons de nouvelles fonctionnalités », assure Tim. Et Radoslav d'ajouter : « Nous constatons également que Jira Service Management nous permet de centraliser les automatisations et les demandes de service. »

Ensemble, ces outils cloud aident non seulement Software AG à améliorer la productivité et la sécurité dès maintenant, mais permettront aussi à l'entreprise d'évoluer encore plus rapidement et avec plus de confiance à l'avenir.

Innovation et conformité grâce à Atlassian Cloud

Malgré les idées reçues, Software AG prouve que l'innovation et la conformité peuvent coexister. En fait, l'équipe a renforcé les deux en migrant vers le cloud. « De nombreuses personnes pensent que l'innovation et la conformité sont contradictoires. Mais nous devons allier les deux. Nous encourageons l'innovation, tout en respectant ouvertement les réglementations », explique Radoslav.

Le fait de confier la maintenance à une plateforme cloud centrale a permis à l'équipe d'économiser du temps et des ressources, et de les consacrer à des tâches plus utiles. Les mises à jour automatiques ont également permis à Software AG de toujours disposer des derniers correctifs de sécurité et fonctionnalités, sans nécessiter de temps ni d'efforts de sa part. D'après Tim : « Les nouvelles fonctionnalités sont automatiquement consignées et déployées. J'adore l'approche "utiliser, découvrir, se familiariser". »

Alors que Software AG pensait initialement que le cloud ne pouvait pas répondre à ses besoins, Tim est content que la société ait fait confiance à Atlassian et qu'elle ait saisi cette opportunité. « En Allemagne, nous devons innover tout en respectant des normes réglementaires strictes. Atlassian Cloud nous permet de faire les deux », déclare-t-il. « Nous faisons confiance à Atlassian pour prendre en charge la sécurité, la disponibilité et l'évolutivité, ce qui nous permet de nous concentrer sur des sujets plus stratégiques. La migration vers le cloud a été l'occasion de nous améliorer dès maintenant et de préparer notre avenir. »