Retro voor teamcultuur

Kijk eens goed naar de cultuur, gewoontes en rituelen van je team om samen te beslissen wat je wilt gaan doen, wat niet werkt en wat het waard is om te behouden.

VOORBEREIDINGSTIJD

15 m

LOOPTIJD

60 m

Personen

3-10

Samenvatting in 5 seconden

Kijk eens wat beter naar de cultuur, gewoontes en rituelen van je team.
Gebruik het kader van 'starten-stoppen-doorgaan' om als team te beslissen wat werkt en wat er moet veranderen.
Wijs eigenaren toe aan actie-items en houd de voortgang bij om de vaart erin te houden.

WAT JE NODIG HEBT

Vergaderruimte of videoconferentie waarbij je je scherm kunt delen
Fysiek of digitaal whiteboard, zoals een Confluence-whiteboard
Plaknotities en stiften voor sessies op locatie
Je favoriete AI-tool, zoals Rovo

Draaiboek-bronnen

Team-gezondheidsmonitor

Spel voor Teamcommunicatienormen

Het spel Rituelen aanpassen

Een retro voor teamcultuur uitvoeren

Reflecteer op de gewoontes en rituelen van je team om te beslissen waar je aan wilt starten, waar je mee wilt stoppen en waar je mee wilt doorgaan.

Wat is een retro voor teamcultuur?

Een retro voor teamcultuur is een gestructureerde oefening waarbij een team reflecteert op hun gewoontes, rituelen en werkwijzen. Met het kader van 'starten-stoppen-doorgaan' delen teamleden wat ze willen dat het team mee start (wat goed zou kunnen werken), waar ze mee willen stoppen (wat niet werkt en gestopt moet worden), en waar ze mee willen doorgaan (wat waardevol is en behouden moet worden).

In tegenstelling tot een sprint retrospective, die zich richt op projectoplevering, zoomt een retro voor teamcultuur uit om te kijken naar de onderliggende normen en gedragingen die vormgeven hoe een team samenwerkt.

Waarom zou je het spel Retro voor teamcultuur uitvoeren?

Elk team ontwikkelt na verloop van tijd gewoontes; sommige bewust, andere niet. Een retro voor teamcultuur creëert specifieke tijd en ruimte om na te denken over die gewoontes en bewuste keuzes te maken over hoe je samenwerkt.

Onderzoek toont aan dat teams met hogere niveaus van reflexiviteit (de mate waarin teamleden gezamenlijk reflecteren op doelstellingen, strategieën en processen) innovatiever, beter aanpasbaar en effectiever zijn in het oplossen van problemen (Schippers, West, en Dawson, 2015).

Organisatiecultuur is ook aangetoond als een belangrijke voorspeller van houdingen van werknemers, effectiviteit van de organisatie en financiële prestaties (Hartnell et al., 2019).

Door regelmatig te reflecteren op je cultuur kun je gedeeld eigenaarschap van de normen van je team opbouwen en een basis creëren voor continue verbetering.

Wanneer moet je een retro voor teamcultuur aanmaken?

Je kunt een retro voor teamcultuur uitvoeren wanneer je team:

Opnieuw begint met nieuwe leden of een nieuw project
Zich aanpast aan verandering, zoals een reorganisatie, nieuwe tools of een verschuiving naar hybride of gedistribueerd werk
Gericht is op inclusie en wil zorgen dat ieders stem wordt gehoord
Vast komt te zitten of wrijving ziet in de samenwerking binnen het team
Op zoek is naar nieuwe manieren van werken, zoals onderzoeken hoe het team AI gebruikt

5 voordelen van retro's voor teamcultuur

Retro's voor teamcultuur helpen bewezen bij het volgende:

Prioriteiten op elkaar afstemmen. Teams richten zich op wat effectief is en wat niet, omdat cultuur werkt door middel van specifieke, identificeerbare praktijken, niet vage waarden. (Hartnell et al., 2019)
Gedeeld eigenaarschap genereren. Iedereen draagt bij aan het vormgeven van teamnormen; en gelijke bijdrage is een kenmerk van de best presterende teams. (Duhigg, 2016)
Ruimte maken voor verbetering. Moedig open discussie en follow-ups aan; gestructureerde teamreflectie op processen voorspelt innovatie en betere resultaten. (Schippers, West & Dawson, 2015; Schippers & West, 2017)
Verborgen wrijving aan het licht brengen. Psychologische veiligheid (de belangrijkste voorspeller van goed presterende teams) zorgt ervoor dat mensen kunnen benoemen wat niet werkt zonder angst voor oordeel. (Duhigg, 2016)
Zorgen voor doelgerichte verandering. Reflexiviteit verbetert de prestaties alleen wanneer reflectie leidt tot concreet, aangepast gedrag, niet alleen tot gesprekken. (Schippers & West, 2017)

1. Het draaiboek voorbereiden

Geschatte tijd: 5 MIN.

Plan een vergadering van een uur met je teamgenoten en kies een onderwerp om te bespreken dat gerelateerd is aan de cultuur van je team. Het kan een breed onderwerp zijn, zoals communicatie of samenwerking, of een specifiek onderwerp, zoals het gebruik van AI.

Wijs vervolgens iemand in je team aan om deze activiteit te leiden als facilitator. Het kan iemand zijn die een ervaren presentator is of die graag facilitatievaardigheden wil ontwikkelen.

Bereid vervolgens een fysiek of digitaal whiteboard voor, zoals een Confluence-whiteboard, met drie kolommen: Starten, Stoppen en Doorgaan. Als je een digitaal whiteboard gebruikt, geef dan alle deelnemers toegang.

Start	Stoppen	Doorgaan

2. Bereid de ruimte voor

Geschatte tijd: 5 MIN.

Open de vergadering door de intentie voor deze sessie vast te stellen en het onderwerp te introduceren. Laat je team weten dat dit een veilige ruimte is om te reflecteren op wat goed gaat en wat beter kan. Herinner ze eraan dat het doel verbetering is, niet het zoeken van een schuldige.

Als je deze vergadering virtueel faciliteert, neem de vergadering niet op en gebruik geen AI-notuleerprogramma. Hierdoor kan een psychologisch veiligere omgeving gecreëerd worden die eerlijke feedback stimuleert.

3. Voer de activiteit uit

Geschatte tijd: 15 min.

Vraag elke persoon om hun ideeën op te schrijven (één idee per post-it of whiteboard-item) in elk van de drie categorieën:

Start

Wat moet ons team gaan doen? Moedig suggesties aan voor gewoontes, tools of werkwijzen die de samenwerking kunnen verbeteren.

Voorbeeldvragen om te bespreken:

Welke gewoontes of rituelen moeten we starten?
Is er een communicatiestijl die beter zou kunnen werken voor het team?
Is er een tool die onze samenwerking zou kunnen verbeteren?
Welke rituelen zouden we kunnen creëren om het team aan te moedigen nieuwe manieren van werken te verkennen, zoals AI?

Stoppen

Wat werkt er niet en moet worden gestopt? Richt je op niet-behulpzame gedragingen, tools of rituelen.

Voorbeeldvragen om te bespreken:

Doet ons team iets wat niet voor jou werkt?
Is er een vergaderstijl of communicatiemethode die niet werkt?
Wat gebeurt er in dit team dat je beperkt of ontmoedigt om nieuwe tools of werkwijzen te verkennen?

Doorgaan

Wat werkt goed en is het waard om te behouden? Markeer dingen die waarde brengen maar misschien nog geen formele teamgewoonten zijn.

Voorbeeldvragen om te bespreken:

Wat is iets dat we als team doen dat je waardeert en waar je graag mee zou willen doorgaan?
Door welke normen of rituelen voel je je betrokken en gesteund?
Hoe heeft het team je aangemoedigd om nieuwe dingen uit te proberen, zoals AI, waarvan je zou willen dat ze worden voortgezet?

Start

Stoppen

Doorgaan

Wat moet ons team gaan doen? Moedig suggesties aan voor gewoontes, tools of werkwijzen die de samenwerking kunnen verbeteren.

Voorbeeldvragen om te bespreken:

Welke gewoontes of rituelen moeten we starten?
Is er een communicatiestijl die beter zou kunnen werken voor het team?
Is er een tool die onze samenwerking zou kunnen verbeteren?
Welke rituelen zouden we kunnen creëren om het team aan te moedigen nieuwe manieren van werken te verkennen, zoals AI?

Wat werkt er niet en moet worden gestopt? Richt je op niet-behulpzame gedragingen, tools of rituelen.

Voorbeeldvragen om te bespreken:

Doet ons team iets wat niet voor jou werkt?
Is er een vergaderstijl of communicatiemethode die niet werkt?
Wat gebeurt er in dit team dat je beperkt of ontmoedigt om nieuwe tools of werkwijzen te verkennen?

Wat werkt goed en is het waard om te behouden? Markeer dingen die waarde brengen maar misschien nog geen formele teamgewoonten zijn.

Voorbeeldvragen om te bespreken:

Wat is iets dat we als team doen dat je waardeert en waar je graag mee zou willen doorgaan?
Door welke normen of rituelen voel je je betrokken en gesteund?
Hoe heeft het team je aangemoedigd om nieuwe dingen uit te proberen, zoals AI, waarvan je zou willen dat ze worden voortgezet?

4. Bespreek en wijs acties toe

Geschatte tijd: 15 min.

Groepeer vergelijkbare items en bespreek welke suggesties je als team wilt proberen te implementeren, samen met wie verantwoordelijk is voor elke volgende stap.

Als je elkaar persoonlijk ontmoet, gebruik dan AI om je whiteboard te digitaliseren, tijd te besparen en ervoor te zorgen dat er niets verloren gaat.

Maak een foto van je fysieke whiteboard.
Gebruik je favoriete AI-tool, zoals Rovo, om de inhoud van de post-its te extraheren.
Vraag AI om de post-its te sorteren in de categorieën Starten, Stoppen en Doorgaan.

Voor virtuele whiteboards gebruik je de AI-tool om de belangrijkste thema's samen te vatten en deze in categorieën te groeperen. Zo kun je snel patronen identificeren en prioriteiten stellen voor wat je moet aanpakken.

Sla ten slotte de digitale versie van je whiteboard op en zet er een link naar op een prominente plek (zoals een bladwijzer in het Slack-kanaal van het team) waar het team de normen gemakkelijk kan vinden en opnieuw kan bekijken.

Tip: voeg teamcultuurnormen toe aan onboarding

Overweeg om in onboardinghandleidingen voor nieuwe teamleden te linken naar de resultaten van de retro voor teamcultuur. Het is een geweldige manier om hun begrip van de normen van je team en hoe jullie samenwerken een vliegende start te geven.

5. Plan vervolgstappen

Geschatte tijd: 5 minuten

Bespreek eventuele resterende vragen en plan een vervolgafspraak om de lijst opnieuw te bekijken, de voortgang te controleren en indien nodig updates door te voeren.