Planificación de la capacidad en Jira
Antes de comprometerte con la actividad, tienes que responder a una pregunta: ¿el plan realmente aporta o estás sobrecargando en silencio a las mismas personas otra vez?
¿Qué es la planificación de la capacidad?
La planificación de la capacidad es el proceso de prever los recursos que necesita un equipo y comparar esa demanda con el tiempo, las habilidades y la disponibilidad que realmente tienes. Completado correctamente, te indica si un equipo puede asumir una nueva actividad sin sobrecargar a nadie ni incumplir un plazo.
El concepto no es nuevo y no es exclusivo del software. Para conocer los fundamentos, incluida la diferencia entre la planificación de capacidad y la planificación de recursos, así como los errores comunes, consulta la guía de Atlassian sobre planificación de capacidad. Esta guía retoma el tema donde lo deja la anterior: cómo planificar la capacidad dentro de Jira, donde la actividad ya reside.
La mayoría de los equipos todavía planifican la capacidad en una hoja de cálculo que está separada de su actividad. Se desactualiza en el momento en que alguien cambia de proyectos o se toma una licencia, y en el momento en que el plan es incorrecto, la sobrecarga ya ha ocurrido. Planificar en Jira mantiene el plan conectado a la actividad que describe.
Capacidad del equipo y capacidad individual en Jira
Jira permite la planificación de la capacidad a dos niveles, y saber cuál necesitas es la primera decisión que debes tomar. La capacidad del equipo analiza el rendimiento de todo un equipo durante un sprint o programa. La capacidad individual analiza la semana de una persona y a qué se ha comprometido.
Capacidad del equipo con Planes
Planes de Jira gestiona la capacidad a nivel de equipo para la entrega ágil. Planificas en puntos de historia o semanas por miembro y haces un balance de la actividad comprometida de un equipo frente a su rendimiento histórico en sprints y programas. Este es el nivel adecuado para la planificación de sprints, la planificación de versiones y la ampliación de la entrega en varios equipos.
Capacidad individual con la vista de capacidad
La vista de capacidad gestiona la planificación a nivel individual. Un jefe de personal o responsable de equipo asigna personas específicas a elementos de actividad, de nivel epic o superior, o a tiempo no relacionado con el proyecto, como permisos, guardia y mantenimiento. Las asignaciones son universales: una asignación que creas en un tablero sigue a esa persona a todas partes, por lo que no puedes reservarla dos veces por accidente en dos equipos.
La vista de capacidad lleva la planificación individual a Jira, para que los responsables puedan ver quién está trabajando en qué, a qué destinan su tiempo, y si el plan aporta algo, sin salir de Jira.
Qué puedes hacer en la vista de capacidad
La vista de capacidad es una tabla donde cada fila es un miembro del equipo o una actividad, y cada columna es una semana. Planificas desde el lado que mejor se adapte a tu forma de pensar.
Planifica desde la perspectiva de las personas o de la actividad. Empieza por una persona y ve qué tiene asignado, o empieza por una actividad y ve quién participa en ella.
Asigna la capacidad por porcentaje, días u horas. Establece qué parte de la semana se destina a una actividad o compromiso determinado, una celda a la vez.
Ten en cuenta la actividad que nunca se incluye en el plan. Marca las ausencias, las rotaciones de guardia, la formación y el mantenimiento para que la perspectiva sea realista. Dos semanas de ausencia ajustan la capacidad disponible de esa persona automáticamente.
Detecta la sobreasignación antes de que se convierta en un problema. Una barra de capacidad se actualiza para cada persona a medida que planificas. Cuando una semana supera el 100 %, la barra se vuelve roja para que puedas reequilibrar.
Edita como en una hoja de cálculo, conectada a Jira. Copia, pega, arrastra y actualiza celdas en lote, pero con datos que se mantienen vinculados a elementos de actividad reales y personas.
Filtra lo que necesites. Limita la vista por persona, actividad, estado o tipo de actividad.
Ve las asignaciones en todos los espacios. Los Planes abarcan el nivel del sitio, por lo que los compromisos de una persona son visibles dondequiera que aparezcan.
¿Cómo elijo entre la planificación de capacidad del equipo y la individual?
Elige en función de la pregunta que intentas responder. Si te preguntas si un equipo puede comprometerse con un sprint o una versión, planifica a nivel de equipo con Planes. Si te preguntas si una persona específica tiene disponibilidad la próxima semana, planifica a nivel individual con la vista de Capacidad.
Muchos equipos necesitan ambos. Un responsable del programa equilibra el rendimiento del equipo en Planes, mientras que un jefe de personal en el mismo programa usa la vista de Capacidad para asegurarse de que ningún ingeniero esté asumiendo en silencio tres epics. Los dos niveles responden a preguntas diferentes, y la forma más común en que falla la planificación de la capacidad es usando el incorrecto.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la planificación de capacidad en Jira?
La planificación de capacidad en Jira es la práctica de ajustar la actividad planificada a las personas y el tiempo disponibles, dentro de la herramienta donde reside la actividad. Jira lo admite a nivel de equipo con Planes y a nivel individual con la vista de Capacidad.
¿Cuál es la diferencia entre la planificación de la capacidad del equipo y la individual?
La planificación de la capacidad del equipo mide el rendimiento de todo un equipo a lo largo de los sprints, generalmente en puntos de historia. La planificación de capacidad individual hace un seguimiento de los compromisos semanales de una persona en toda su actividad, para que puedas ver quién tiene disponibilidad y quién tiene sobrecarga.
¿Qué es la vista de capacidad en Jira?
La vista de capacidad es una tabla en Jira donde los managers asignan personas a actividades o a tiempo no relacionado con el proyecto, como los permisos. Cada fila es una persona o actividad, cada columna es una semana y una barra de capacidad marca a cualquier persona que supere el 100 %.
¿La planificación de capacidad en Jira reemplaza mi hoja de cálculo?
Sí. La vista de capacidad reemplaza la planificación basada en hojas de cálculo, y puedes importar una hoja de cálculo para empezar. Jira asigna tus datos a elementos de actividad reales y miembros del equipo, por lo que cualquier cambio actualiza el plan automáticamente. Ya no tendrás que arreglar la fila 47 a mano.
¿Quién puede ver y editar un plan de capacidad?
Los responsables de personal y jefes de equipo compilan y ajustan los planes de capacidad con permisos de administrador de espacio. Las asignaciones son visibles en todo el sitio, por lo que los compromisos de una persona aparecen dondequiera que esta participe, pero solo los usuarios con los permisos de espacio adecuados pueden editar las asignaciones.