EMC + Atlassian
En 25 años en TI, esta ha sido la migración más fluida en la que he participado".
Chris Van Cleve
Ingeniero de software
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Downtime since migrating
Tiempo de inactividad desde la migración
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TBD
Tareas atrasadas desde la migración
Sector
Servicios financieros
Ubicación
Des Moines, IA
Número de usuarios
2,600
Productos de Atlassian
La preparación estratégica de EMC permite "una migración totalmente fluida" a Atlassian Cloud
Abrazar el cambio es un desafío para cualquier empresa, por no hablar de una que existe desde hace más de un siglo. Por suerte, la aseguradora EMC Insurance Companies ayuda a mitigar los riesgos y a prepararse para lo desconocido, por eso abordaron su transformación digital con la misma preparación estratégica que emplean en sus productos. En ese proceso de transformación, EMC realizó una migración fluida y bien planificada a Atlassian Cloud con la ayuda de Mumo Systems, lo que minimizó el riesgo, ofreció tranquilidad y sentó una base sólida para poder servir a los clientes durante los próximos cien años.
Muchas empresas con décadas de actividad dudan a la hora de cambiar. Cambiar la forma de hacer las cosas puede generar incertidumbre e incluso miedo, ya se trate de una nueva estrategia, nuevos productos, nuevas personas o una nueva infraestructura. Sin embargo, como proveedora de seguros comerciales con un siglo de antigüedad, EMC Insurance Companies sabe muy bien cuáles son las ventajas de prepararse para lo desconocido, por eso lo aceptaron y decidieron planificar el cambio en lugar de ignorarlo. “El cambio es una constante en la empresa. Debes ser capaz de adaptarte rápidamente y estar al tanto de las últimas tendencias”, afirma el ingeniero de software Chris Van Cleve.
La adaptación a los rápidos cambios en su sector y en el mercado en general hizo que EMC se embarcara en una transformación digital, lo que incluía la adopción de sistemas más modernos, lenguajes de codificación más recientes, metodologías ágiles y un enfoque centrado en la nube. La migración a Atlassian Cloud como parte de la transformación era un paso lógico que ayudaría a la empresa a paliar la molestia de tener que gestionar sus propias herramientas para, así, poder centrarse en sus actividades principales y estar mejor preparados para el futuro.
Tras cuatro meses de planificación y limpieza, EMC completó “la migración más fluida” (según Chris) a lo largo de un fin de semana, lo que trajo mejoras inmediatas y duraderas como la ausencia total de incidentes por tiempo de inactividad y la eliminación de las tareas atrasadas que se habían ido acumulando durante años. Al reducir la carga de mantenimiento y pasar a un sistema más estable y seguro que favorece la productividad, EMC dispone ahora de más tiempo y recursos para dedicarse a innovar, lo cual es fundamental para que sus clientes y la propia empresa avancen con confianza.
Todos los indicios señalan a la nube
Tras adoptar Confluence como base de conocimientos allá por el año 2011, EMC hizo la migración de una herramienta de asistencia tradicional a Jira Software y Jira Service Management para mejorar el seguimiento y los análisis y lograr integraciones más estrechas, así como una mayor facilidad de uso, especialmente para los equipos no técnicos. Desde entonces, según el director de desarrollo de software, Marty Hagewood: “Atlassian se ha convertido en nuestra única fuente de información y en el repositorio central de colaboración”.
A medida que los equipos de la empresa adoptaban metodologías ágiles con el apoyo del Agile Center of Enablement de EMC, también empezaron a usar las herramientas de Atlassian para impulsar su trabajo diario.
Lo más curioso es que antes nunca llegábamos al trabajo planificado porque teníamos que ocuparnos constantemente del trabajo de servicio. Ahora hemos pulverizado todo el backlog dos veces".
Chris Van Cleve
Ingeniero de software
El sistema Jira Software de EMC también se integra a la perfección con Bitbucket, Bamboo y Confluence para el desarrollo ágil, la documentación y el intercambio de conocimientos. Jira Service Management es la herramienta de referencia de los equipos técnicos y no técnicos de la empresa (RR. HH., instalaciones, seguridad, etc.) que necesitan servicios los unos de los otros. “Pretendemos que el portal de Jira Service Management pueda convertirse en un sitio al que acudir para solicitar cualquier cosa y hacer que las solicitudes lleguen a las personas adecuadas”, dice Chris.
Inicialmente, EMC decidió implementar sus productos de Atlassian en el Data Center para maximizar el control y la disponibilidad. Sin embargo, con el tiempo, la empresa cambió a una estrategia basada en la nube para contar con formas de trabajo más modernas, mayor tiempo de actividad y menos mantenimiento. “Como empresa, pensábamos en cómo prepararnos para el futuro y qué herramientas necesitaríamos para tener éxito”, recuerda Marty. “Hicimos primero ese cambio a la nube y modernizamos nuestra TI para no tener que preocuparnos por ello”. Chris añade: “Como equipo que administra las herramientas, queríamos centrarnos en ofrecer un servicio de atención al cliente y soluciones y no tener que dividir el tiempo entre el mantenimiento y la resolución de problemas”.
Casualmente, EMC descubrió que Atlassian se decantaba por la nube más o menos al mismo tiempo, confirmando que su empresa iba por el buen camino. “Atlassian es una empresa que siempre ha priorizado la nube y las nuevas mejoras en la nube. Estaba escrito. Hacia allí se dirige la industria, así como los productos y el mejor soporte que ofrece Atlassian, por eso dijimos: 'Adoptémoslo'”, explica Marty.
La preparación pone las bases para una transición rápida y fluida
Tras tomar la decisión de migrar de Atlassian Data Center a la nube, EMC contactó con el Solution Partner empresarial Mumo Systems para obtener orientación y soporte. Ambos equipos querían utilizar el método "optimizar y cambiar" para hacer mejoras durante la transición. "Decidimos no limitarnos a la migración, sino reorganizar los bloques y plantearnos aspectos como estos: ¿Por qué estamos haciendo esto? ¿Qué mantenimiento vamos a añadir? ¿Cuál será la deuda tecnológica en comparación con el valor que ganemos? A partir de estas cuestiones, surgieron oportunidades para simplificar las cosas", explica Marty. Este método puede requerir un poco más de tiempo y esfuerzo al principio, pero más adelante ahorra recursos y mejora la experiencia tanto para los usuarios como para los administradores.
Con un plan estratégico establecido, EMC y Mumo comenzaron una colaboración de limpieza y optimización que duró cuatro meses. La fase de preparación consistió en la planificación, las modificaciones del proceso, la validación y el despliegue.
Durante esta etapa, la limpieza de complementos y usuarios fue una gran prioridad. En EMC utilizaban en gran medida aplicaciones de Marketplace para implementar automatizaciones y eficiencias. Algunas de las aplicaciones que utilizaban son Elements Connect, X-Ray Test Management for Jira, Automation for Jira, ScriptRunner y Chat for Jira Service Management. El equipo trabajó con Mumo para evaluar qué aplicaciones ya no eran necesarias (como Automation for Jira, que es nativa en Atlassian Cloud, y Elements Connect, cuyos datos no se utilizaban mucho) y cuáles debían migrarse.
Mumo también colaboró con Atlassian para limpiar los datos de EMC y simplificar los flujos de trabajo complejos. Por ejemplo, crearon un único esquema de prioridades para toda la empresa, lo que eliminó la necesidad de actualizar la prioridad en Jira Software cada vez que se creaba un proyecto. Mumo y EMC también observaron un recuento de usuarios inusualmente alto en el sistema y analizaron si era necesario migrarlos a todos. Tras analizar la base de datos con Atlassian, el equipo de Mumo eliminó 40 000 usuarios del entorno antes de migrar. También trabajaron juntos para comprobar la precisión de otros datos y solucionar los problemas que fueran surgiendo. "Atlassian ha sido de gran ayuda para coordinarlo todo, asegurarse de que habíamos tenido en cuenta hasta el más mínimo detalle e intercambiar ideas", afirma Kian Stack, consultor principal de soluciones de Mumo.
Después de la limpieza de datos, usuarios y aplicaciones, EMC y Mumo pasaron a la siguiente etapa: la planificación de la migración y las pruebas.
Trabajar en la nube y delegar algunas de nuestras tareas a Atlassian ha generado una enorme eficiencia y nos ha permitido centrarnos en el servicio de atención al cliente”.
Chris Van Cleve
Ingeniero de software
Durante esta fase, Mumo planificó no solo la migración en sí, sino también el trabajo posterior a la migración para minimizar los problemas, corregir los flujos de trabajo, volver a vincular las bases de conocimientos, configurar etiquetas en Jira Service Management e importar configuraciones personalizadas. Mientras tanto, EMC proporcionó acceso anticipado a un grupo de 30 mejores usuarios y administradores para que pudieran probar el sistema y familiarizarse con la nueva interfaz. Los comentarios de los evaluadores ayudaron a resolver errores y a gestionar los cambios adecuadamente. También ayudaron en el debate sobre la planificación de la migración a Cloud y la formación de los empleados en la reunión trimestral de la empresa, el boletín interno y los foros de Confluence. Marty dice: “La comunicación fue clave: entender sus preguntas, dar respuestas y prepararlos lo mejor posible para que no se llevaran sorpresas”.
Gracias a las pruebas y a la comunicación, en EMC se sintieron preparados y cautelosamente optimistas a medida que se acercaba el gran día. La migración y las modificaciones se completaron en el transcurso de un fin de semana. El lunes por la mañana, los equipos quedaron gratamente sorprendidos por las respuestas (o la falta de ellas) de los empleados de EMC. "Esperábamos muchos tickets, pero no fue así", recuerda Marty. A lo que Chris añade: "En 25 años en TI, esta ha sido la migración más fluida en la que he participado".
El equipo atribuye el éxito de su migración a su minuciosa preparación y colaboración con Mumo. "Tener un período tan largo de preparación y documentación valió la pena", afirma Kian. EMC también cree que Mumo fue una pieza fundamental del rompecabezas. "Al principio, pensé que lo teníamos controlado y que podíamos hacerlo por nuestra cuenta. Pero al echar la vista atrás, está claro que trabajar con Mumo fue clave para conseguirlo", afirma Marty. "Nuestro equipo de servicios de colaboración, que gestiona Jira, Jira Service Management y Confluence, es increíble. Ahora bien, contar con un partner fiable como Mumo, con el conocimiento del sistema y la experiencia de la que nosotros carecemos, fue vital para lograr que la migración fuera un éxito".
Gracias a las actualizaciones automáticas, siempre sabemos que el sistema está actualizado. No tenemos que preocuparnos por la seguridad ni por las vulnerabilidades, ni gastar recursos en ellas. Tener tranquilidad es fundamental".
Marty Hagewood
Responsable de Desarrollo de Software
“Es increíble todo lo que puedes hacer cuando no tienes que estar luchando para solucionar interrupciones del servicio”
Con una migración sin complicaciones y exitosa a sus espaldas, EMC ya está cosechando los frutos de trabajar en Atlassian Cloud y piensa ampliar su uso de las herramientas en el futuro.
Ahora que el equipo de Collaboration Services ha delegado el mantenimiento a Atlassian y eliminado los incidentes de tiempo de inactividad, tienen más tiempo y energía para centrarse en el trabajo que aporta valor a los clientes de EMC y a la empresa.
"Antes, nuestro equipo tenía trabajo de servicio y trabajo planificado. Lo más curioso es que antes nunca llegábamos al trabajo planificado porque teníamos que ocuparnos constantemente del trabajo de servicio", explica Chris. "Ahora hemos pulverizado todo el backlog dos veces. Trabajar en la nube y delegar algunas de nuestras tareas a Atlassian ha generado una enorme eficiencia y nos ha permitido centrarnos en el servicio de atención al cliente". Marty y Kian están de acuerdo. "El nivel de servicio que ofrecemos gracias al tiempo que hemos liberado es sustancial", explica Marty. A lo que Kian añade: "Es increíble todo lo que puedes hacer cuando no tienes que estar luchando para solucionar interrupciones del servicio".
Además de ahorrar tiempo, Marty afirma que el equipo agradece no tener que preocuparse más por la seguridad. "Gracias a las actualizaciones automáticas, siempre sabemos que el sistema está actualizado. No tenemos que preocuparnos por la seguridad ni por las vulnerabilidades, ni gastar recursos en ellas. Tener tranquilidad es fundamental".
Para un proveedor de seguros como EMC, esa es la clave: minimizar el riesgo y maximizar la tranquilidad. Con el apoyo de Atlassian y Mumo, la migración a Cloud perfecta y bien planificada de EMC ha ayudado a transformar su empresa y a sentar una base sólida para atender a sus clientes durante los próximos 100 años.