Delivery Hero mejora la eficiencia y el ahorro mediante la centralización de la gestión de más de 40 000 empleados en un solo System of Work

Desafío: Delivery Hero se amplió hasta tener más de 40 000 empleados en 11 marcas en aproximadamente 70 países. El rápido crecimiento y las adquisiciones dificultaban la colaboración y la estandarización, al tiempo que aumentaron los costos, la deuda técnica, el riesgo y el mantenimiento.

Solución: Delivery Hero ha colaborado con Atlassian y Adaptavist para consolidar y migrar de herramientas e instancias dispares en diferentes implementaciones a un System of Work impulsado por Atlassian Cloud Enterprise. 

Impacto: desde que se estandarizó con una plataforma segura en la nube, los empleados están más contentos, son más eficientes, colaborativos e innovadores, y la empresa ha conseguido un ahorro de costes del 69 % solo en los tres primeros años.

La misión: ofrecer la mejor experiencia a clientes y compañeros

Desde sus inicios como empresa emergente de pedidos de comida online en 2011, Delivery Hero se ha convertido en la empresa de entrega local líder en el mundo, con más de 10 millones de entregas diarias. Millones de clientes confían en Delivery Hero para entregar de todo, desde comida hasta linternas. Es un esfuerzo gigantesco en el que más de 40 000 empleados de casi 70 países deben trabajar juntos, y lo hacen colaborando en un System of Work con la tecnología de Atlassian.

Con el apoyo de Atlassian y su partner de solución, Adaptavist, Delivery Hero centralizó muchas herramientas y más de una docena de instancias de Atlassian con varios tipos de implementación en una plataforma Atlassian Cloud Enterprise. Tanto los usuarios como los administradores están disfrutando de:

• Más del 69 % en ahorros de costes solo en los primeros tres años

• Trabajo más eficiente, sin interrupciones por tiempo de inactividad ni tediosas tareas administrativas

• Menos preocupación por los riesgos, gracias a medidas de seguridad más sólidas y proactivas

• Colaboración en una plataforma fácil de usar, con nuevas capacidades que ayudan a aportar más valor, más rápido

Las fusiones y adquisiciones crean nuevas oportunidades y obstáculos

Las fusiones y adquisiciones ayudaron a Delivery Hero a escalar su fuerza laboral 5 veces en cinco años, pero también crearon nuevos desafíos con la infraestructura y la colaboración. Con tanta gente trabajando en tantas herramientas, implementaciones e instancias, trabajar en equipo para lograr metas comunes fue más que difícil. 

La proliferación de herramientas también estaba aumentando los costes y la complejidad. Además, cuantos más empleados se unían a Delivery Hero, más carga se añadía a los sistemas antiguos, lo que generaba tiempo de inactividad para los usuarios y un mantenimiento tedioso para los administradores. 

El equipo de soluciones de TI para empresas sabía que había que encontrar una solución a estos retos. Cuanto más aprendía sobre Atlassian Cloud, más le intrigaba. La migración no solo mejoraría la colaboración, la escalabilidad, la seguridad y los costes, sino que también daría acceso a nuevas aplicaciones que respaldarían sus metas, como Atlassian Guard para la gobernanza, Análisis para la toma de decisiones basada en datos y Rovo para la productividad y la innovación. La decisión era clara: era el momento de hacer un cambio para que Delivery Hero pudiera seguir siendo líder para sus clientes y empleados.

Conexión de herramientas y equipos dispares con una solución central

El equipo de TI empresarial de Administración de Atlassian se propuso ayudar a Delivery Hero a centralizar y estandarizar Atlassian Cloud para mejorar la vida de los usuarios y administradores y, al mismo tiempo, mejorar los resultados de la empresa. 

La primera decisión importante del equipo fue qué herramienta elegir como centro de colaboración de Delivery Hero. Delivery Hero usó Atlassian desde sus inicios y adquirió varias empresas que utilizaban otras herramientas, como Asana, Monday, SmartSheets, Salesforce y Zendesk. Jousef Waggad, administrador de Atlassian, afirma que "tras comparar las herramientas de colaboración y productividad, sabía que Atlassian debía ser nuestra plataforma n.º 1. Todo lo demás parecía demasiado simple o demasiado complejo. Atlassian era lo suficientemente intuitivo para los usuarios básicos y lo suficientemente avanzado para los usuarios avanzados".

Una colaboración con AWS simplifica aún más el cambio

El siguiente desafío fue crear un plan de negocio para obtener la aceptación de los líderes. Con el apoyo de Atlassian, Jousef y la jefa del equipo, Shahinya "Sha" Häckel, les mostraron cómo la consolidación de herramientas, la combinación de instancias de Atlassian y la migración de Atlassian Server a Cloud Enterprise permitirían la colaboración, reducirían los costes y el mantenimiento, mejorarían la seguridad y desbloquearían nuevas prestaciones para impulsar la innovación, como la IA. 

Los líderes vieron el valor de la propuesta de Sha y Jousef, y se emocionaron aún más cuando se enteraron de que Delivery Hero podía comprar licencias a través de AWS Marketplace. Sha afirma: "La compra de licencias de Atlassian Cloud a través de AWS Marketplace agiliza las adquisiciones, mejora los controles y ahorra dinero. Ha facilitado aún más la decisión de centralizar con Atlassian".

Imposible a solas: unir fuerzas hace que el proceso sea un 40 % más rápido e infinitamente más fácil

Una vez aprobadas la consolidación y la migración, Sha y Jousef comenzaron a planificar cómo migrar a los empleados que utilizaban otras herramientas, cambiar las instancias del servidor de Delivery Hero a la nube y fusionar varias instancias de nube que la empresa había acumulado y adquirido con el paso del tiempo. 

"No se trataba solo de consolidar y estandarizar la actividad en Atlassian, sino también de reunir a varias entidades de todo el mundo que tienen sus propias configuraciones y procesos", afirma Jousef. 

Gracias a su colaboración con los servicios de asesoramiento, Jousef y Sha aprovecharon los servicios de asesoramiento de Atlassian para ayudar a navegar por esta iniciativa tan grande y compleja. "El equipo de servicios de asesoramiento de Atlassian nos ayudó a aprender cómo funciona Atlassian Cloud, influyó en nuestra estrategia y nos guio para organizar todas nuestras empresas en la plataforma con la estructura más eficaz y las licencias más eficientes", recuerda Jousef. 

Durante los meses siguientes, el equipo colaboró con Atlassian y Adaptavist para prepararse, consolidar más de una docena instancias de Server de Delivery Hero, migrarlas todas a una plataforma de Atlassian Cloud, gestionar los cambios y hacer la incorporación. "Es imposible hacer la migración a la nube sin ayuda", dice Sha. "Junto con Atlassian y nuestro partner de solución, centralizamos y migramos 40 000 usuarios de varias herramientas aisladas a una plataforma Atlassian Cloud Enterprise en seis meses, un 40 % más rápido de lo previsto originalmente".

Experiencias mejores y más rápidas: entregadas ✅

Desde que completó su consolidación y migración, Delivery Hero ya ha registrado grandes mejoras y continúa optimizando su plataforma y explorando nuevas prestaciones. Además del ahorro de costes continuo, Sha y Jousef dicen que notan las mayores diferencias en la eficiencia, el rendimiento, la seguridad y la satisfacción. 

Un 69 % ahorrado en tres años

Delivery Hero espera obtener un ahorro de costes del 69 % solo en los tres primeros años gracias a la centralización de sus organizaciones e instancias y a la migración de todas las instancias a Atlassian Cloud Enterprise.  

Eficiencia: mayor estandarización y rendimiento con menos mantenimiento 

La estandarización de los sistemas y las formas de trabajar en toda la organización no solo facilitará que los empleados trabajen juntos, sino que también permitirá precios más competitivos para los clientes y economías de escala para la empresa. 

La estandarización también ha reducido considerablemente el mantenimiento, lo que ha permitido a los administradores e ingenieros de Atlassian centrarse en iniciativas más estratégicas. Según comenta Sha, "Antes, cuando nuestros sistemas dejaban de funcionar, los cuatro miembros de nuestro equipo podían tardar hasta siete horas en solucionar el problema. Ahora, en Atlassian Cloud Enterprise, nunca tenemos tiempos de inactividad, por lo que podemos dedicar más de 1000 horas de tiempo y esfuerzo al trabajo más importante".

Seguridad: más sólida y proactiva 

Desde la consolidación de las instancias y la migración a Atlassian Cloud Enterprise, el equipo de TI empresarial confía más que nunca en su postura de seguridad. "La seguridad solía ser una preocupación, pero eso es cosa del pasado", declara Sha. "El plan de Cloud Enterprise y Atlassian Guard no solo eran adecuados para nuestro tamaño y nuestros requisitos, sino que también nos han ayudado a reducir de forma proactiva la pérdida de datos y los riesgos, como la shadow IT".

Satisfacción del usuario: más elevada

Trabajar con Atlassian Cloud supone una mejor experiencia tanto para los usuarios como para los administradores. "Nuestros equipos opinan que Atlassian Cloud es mucho más fácil de usar, favorece la colaboración y les permite hacer más cosas", afirma Jousef. "La gestión de la plataforma también resulta mucho más sencilla para los administradores, ya que todo, desde los controles de usuario hasta la compra de aplicaciones, se encuentra en un solo lugar".

Además: nuevas capacidades de la nube y autoservicio

"Atlassian Cloud incluye muchas funciones y prestaciones, lo que se traduce en una mejor experiencia de usuario y menos mantenimiento. Cuando queremos usar aplicaciones de terceros para mejorar nuestra plataforma, las integraciones son más fáciles en la nube", afirma Jousef.

Sha añade que la satisfacción ha aumentado aún más a medida que los empleados han empezado a utilizar funciones y aplicaciones en la nube, como Atlassian Analytics, Automatización y Rovo. Comenta que "Atlassian Analytics ofrece a los equipos una vista mucho más clara del uso y el rendimiento". 

Y continúa: "Con Rovo, los empleados ya no tienen que depender de nuestros administradores para tareas como la creación de automatizaciones. Solo tienen que pulsar un botón y usar lenguaje natural en lugar de código".

De "No podemos seguir el ritmo" a "¿Qué toca ahora?"

El propósito de Delivery Hero es ofrecer la mejor experiencia, no solo a sus clientes, sino también a sus empleados.

Si bien las divisiones y la proliferación de herramientas impidieron que la empresa lograra esta misión en el pasado, la migración y la consolidación no solo han ayudado a volver a la normalidad, sino a allanar el camino para un futuro prometedor. "Queremos atraer al mejor talento y ofrecer la mejor experiencia posible a nuestros clientes y homólogos", afirma Sha. "Siempre que oía hablar de nuevas funciones o prestaciones que nos ayudarían a lograrlo, pensaba: 'Todo eso suena genial, pero no podemos hacerlo con tantas divisiones y sistemas basados en servidores'. ¡Ahora sí podemos!"