From scattered information to structured insights: How Deichmann’s team use Rovo to work more efficiently

Deichmann, el principal minorista de calzado de Europa, está en proceso de descubrir nuevas formas de ayudar a los equipos de toda la empresa a acceder a la información de manera más eficiente y optimizar la toma de decisiones.

Gracias a la adopción de Rovo y el uso de Estudio de Rovo para el desarrollo de un conjunto de agentes adaptados a sus flujos de trabajo en alemán, Deichmann ha convertido los datos fragmentados y dispersos en Jira, Confluence y SharePoint en información consolidada y a la que se puede acceder al instante.

Desde las revisiones de metas trimestrales hasta las mejoras de seguridad de TI, los equipos empresariales y técnicos de toda la organización están integrando los Agentes Rovo en sus flujos de trabajo diarios para reducir el volumen de horas dedicadas a la preparación manual, ofrecer respuestas de autoservicio con mayor rapidez y obtener datos relevantes estratégicos a partir del análisis de datos operativos, todo ello en su idioma nativo.

Ampliación del conocimiento empresarial en una organización minorista de carácter internacional en crecimiento

Como el principal minorista de calzado de Europa con cerca de 49 000 empleados, el ecosistema de Atlassian de Deichmann ha seguido expandiéndose a nivel de alcance, complejidad e importancia empresarial. Ante el rápido crecimiento de la base de usuarios, y con Fabian Weber como propietario experto de Atlassian Platform, Deichmann vio la oportunidad de ampliar el alcance de la capacitación y ofrecer el soporte de alta calidad de Atlassian a un mayor número de equipos de toda la organización.

Sin embargo, hubo varios desafíos que agravaron la complejidad de esta situación:

Con la expansión del entorno de colaboración digital de Deichmann a través de Jira, Confluence y SharePoint, los equipos necesitaban un método más rápido de localizar información fiable, recopilar las actualizaciones de estado, prepararse para las sesiones de revisión y garantizar el avance del trabajo entre las distintas funciones.

Muchos usuarios necesitaban ayuda para crear filtros de JQL, automatizaciones o consultas estructuradas. Al proporcionarles una forma más intuitiva de traducir las necesidades empresariales en resultados técnicos, Deichmann pudo reducir los traspasos y ayudar a los equipos a trabajar de forma más independiente.

Por lo general, el idioma de trabajo de los equipos de Deichmann es el alemán, aunque también utilizan el inglés para proyectos internacionales. Además, usan jerga y abreviaturas específicas del sector que reflejan el conocimiento operativo de la empresa. Para poder sacar provecho de los resultados de IA en los flujos de trabajo diarios, estos debían ajustarse al idioma, el contexto y la terminología con precisión.

Deichmann vio la oportunidad de ampliar el impacto de los conocimientos de su plataforma, ofrecer a los empleados acceso directo a la información pertinente y adaptar el trabajo de la IA al idioma y contexto de la empresa.

Ayuda a los equipos a convertir las labores de preparación en datos relevantes y prácticos

Deichmann ha adoptado Rovo y utilizado Estudio de Rovo para desarrollar agentes que le ayuden con la gestión de los flujos de trabajo que presentan mayor carga operativa y fricciones, como las revisiones de metas trimestrales, los análisis de los epics y la elaboración de informes de estado.

• Agente de informes de espacios de Jira: crea informes trimestrales estructurados sobre los espacios de Jira con la jerarquía completa de las actividades y los publica automáticamente en Confluence junto con un análisis del progreso, una evaluación de los riesgos y recomendaciones adicionales.

• Agente experto en epics: lleva a cabo la misma función, pero a nivel de epics, ya que revela los riesgos, las incidencias secundarias y los estados con el fin de que los equipos tengan claro qué es lo primordial sin necesidad de consultar cada ticket. Fabian afirma que el trabajo del agente se asimila al de "un compañero sénior que se encarga de investigar rápidamente el tema y recopilar la información pertinente".

• Agente de elaboración de resúmenes de actividades: analiza las actividades que se han completado y crea resúmenes concisos en los que destaca, mediante la publicación de un comentario, los logros clave, las incidencias resueltas y el impacto con fines de documentación.

Con estos agentes, los equipos podrán prepararse para abordar las reuniones de revisión de manera más eficiente y dedicar menos tiempo a la recopilación de información.

Los asistentes también podrán ahorrar tiempo y aliviar su desgaste mental debido a que se generará un resumen más claro y práctico. Si se utiliza con varios asistentes y sesiones de revisión, puede ayudar a reducir el trabajo repetitivo asociado a la recopilación de información y permitir que los equipos se centren más en el análisis, el debate y el seguimiento.

"Los equipos solían invertir una gran cantidad de tiempo en la recopilación de actualizaciones, la búsqueda de políticas y la coordinación de las partes interesadas. Ahora, nuestros Agentes Rovo les ayudan a recopilar y estructurar esta información de manera más eficiente". — Fabian Weber, Propietario de Atlassian Platform

Soporte y búsqueda más rápidos y simples, sin necesidad de emprender labores de traducción

Antes de utilizar Rovo, cualquier empleado que necesitara una consulta de JQL, una automatización de Jira o un filtro personalizado solía colaborar con Fabian, el propietario de la plataforma, para traducir los requisitos en soluciones técnicas. Como respuesta al aumento de la adopción, Deichmann quiso facilitar el acceso a estos conocimientos y reducir el tiempo transcurrido entre la solicitud y el resultado.

Con Rovo, los empleados pueden describir en un alemán sencillo lo que necesitan y recibir consultas de JQL y estructuras de automatización prácticamente listas para usar. El trabajo que antes requería el envío de una solicitud de asistencia ahora se puede procesar en cuestión de minutos, lo que permite a los equipos avanzar más rápido, a la vez que garantizan que los resultados técnicos sean de alta calidad.

Rovo también unifica la búsqueda entre las aplicaciones de Atlassian y de otras empresas que utiliza Deichmann para, luego, elaborar un mapa de las relaciones que existen entre las personas, los proyectos y el contenido en los sistemas de trabajo conectados. Eso significa que los equipos de adquisiciones, RR. HH., y seguridad de TI, entre otros, podrán localizar las políticas exactas, la documentación de productos, los datos de ventas, las actas de reuniones y toda la información que necesiten sin cambiar de sistema.

Rovo ha hecho que el personal sea más autosuficiente y que Fabian pueda invertir gran parte del tiempo que dedicaba al soporte reactivo en la capacitación proactiva a escala empresarial.

"No siempre es necesario que los usuarios empresariales dominen la automatización o JQL para sacar adelante el trabajo. Con Rovo, podrán utilizar el lenguaje natural para generar consultas o estructuras de automatización prácticamente listas para usar por su cuenta, a la vez que aprovechan los estándares y la orientación que hemos integrado en nuestra plataforma". — Fabian Weber, Propietario de Atlassian Platform

Una perspectiva global: obtención de una visibilidad estratégica a partir de datos tácticos

Deichmann no solo utiliza Rovo para impulsar la productividad individual. Fabian se ha asociado con diferentes departamentos de toda la empresa para desarrollar agentes en Estudio de Rovo que ofrezcan a los equipos y los líderes una visión estratégica en tiempo real del trabajo de la organización.

• Agente de iniciativas estratégicas: genera un resumen de gestión exhaustivo directamente a partir de datos en tiempo real de Jira, lo que permite establecer una conexión entre las iniciativas estratégicas y los equipos, las metas trimestrales, los departamentos y el estado de la entrega. Los líderes de departamento quedaron muy impresionados con las primeras demostraciones, ya que el agente es capaz de transformar las actualizaciones dispersas en un práctico resumen.

• Agente de clúster: agrupa varias iniciativas estratégicas en un único resumen de gestión. Sirve como documento de referencia para los líderes que participan en un clúster, como el de logística, RR. HH. o gobernanza de TI.

• Agente de seguridad de TI: analiza los tickets de Jira mediante el uso simultáneo de JQL y las páginas de documentación de Confluence; luego, resume la información relevante relacionada con la seguridad de TI que ha extraído de la documentación conectada y los datos de los tickets para contribuir al desarrollo de las evaluaciones y las acciones de seguimiento.

Los líderes ya no tendrán que invertir tiempo en la recopilación de datos, ya que, con Rovo, podrán proporcionar información estructurada que dé pie a debates más fundamentados y siente las bases de las futuras decisiones.

"Los equipos solían invertir una gran cantidad de tiempo en la recopilación de actualizaciones, la búsqueda de políticas y la coordinación de las partes interesadas. Ahora, nuestros Agentes Rovo asumen ese trabajo por ellos y ofrecen un valor inmediato y tangible". — Fabian Weber, Propietario de Atlassian Platform