Cómo logró Datasite ahorrar más de 500 000 $ en cinco meses gracias a la mejora de la productividad y transformar el proceso de desarrollo de productos con Atlassian

Desafío: los equipos de Datasite, proveedor global de SaaS con soluciones de colaboración y automatización de flujos de trabajo con tecnología de IA para fusiones y adquisiciones (M&A), inversión y proyectos estratégicos, necesitaban mejorar la eficiencia, reforzar el cumplimiento normativo y pasar de una planificación fragmentada a una planificación dinámica y en tiempo real. El exceso de objetivos y la falta de una única fuente de verdad impedían concentrarse en las actividades de mayor valor, mientras que la dirección no disponía de la visibilidad necesaria para medir el progreso y el desempeño. 

Solución: Datasite implementó Strategy Collection y Teamwork Collection de Atlassian, conectadas con Jira Product Discovery y Jira Service Management, para crear una plataforma unificada que conectara a los equipos para que puedan trabajar juntos de forma más rápida e inteligente.

Impacto: la empresa ha dejado atrás los informes estáticos y el enfoque de producción de funcionalidades para adoptar una forma de trabajo más orientada a resultados e innovación. Esta transformación ya les ha permitido ahorrar miles de horas y multiplicar por 10 el ROI en unos pocos meses.

Menos reuniones, más impacto: la transformación de Datasite con Atlassian

Aunque nunca hayas oído hablar de Datasite, es muy probable que sí hayas oído hablar de las fusiones y adquisiciones que su plataforma ha hecho posibles. Solo en 2025, la compañía respaldó más de 39 000 proyectos, entre ellos cuatro de las cinco mayores operaciones globales. Como afirma JR Harrell, vicepresidente ejecutivo de capacitación y operaciones de producto: "Cualquier gran operación sobre la que leas en The Wall Street Journal, The New York Times o el Financial Times, lo más probable es que se haya gestionado en nuestra plataforma".

La estrategia y la ejecución de Datasite estaban repartidas entre herramientas fragmentadas y documentos estáticos, lo que llevaba a los equipos a dedicar demasiado tiempo a reuniones, búsquedas y elaboración de informes en lugar de centrarse en crear e innovar. JR comprendió que no se trataba de incorporar una herramienta más, sino de transformar la forma de trabajar. 

Para dar ese paso, acudieron a Atlassian. Al implementar la Strategy Collection y la Teamwork Collection de Atlassian, Datasite creó una plataforma unificada que ha logrado:

• Suprimir más de 4000 reuniones en los primeros cinco meses, lo que se traduce en un ahorro de más de 500 000 dólares en tiempo.

• Simplificar los objetivos y resultados clave, pasando de 216 a 3 objetivos corporativos y 12 resultados clave.

• Cambiar los informes estáticos y manuales por paneles dinámicos en tiempo real y de autoservicio.

Al trabajar toda la organización de la misma manera y sobre una única plataforma, los equipos de Datasite pueden colaborar mejor y ofrecer un trabajo (y cerrar acuerdos con clientes) con mayor rapidez y calidad.

Una solicitud del equipo ejecutivo impulsó la transición hacia una forma de trabajar más conectada y productiva

Antes de pasarse a Atlassian, Datasite tenía más de 200 objetivos y resultados clave, pero no disponía de una fuente fiable ni un centro de colaboración que ayudara a los equipos a trabajar para alcanzar esas metas y hacer un seguimiento de ellas en tiempo real. El calendario se convirtió en la herramienta de coordinación que todo el mundo utilizaba por defecto. Esto implicaba que, a menudo, los miembros del equipo tuvieran dos o tres eventos planeados a la vez.  

El director de producto, Doug Cullen, que supervisa al equipo de capacitación y de operaciones de producto de JR, hizo una síntesis del problema: "Necesito obtener una vista integral del entorno de producción, no un resumen ni una presentación, sino una visión de todo lo que sucede en tiempo real, desde la estrategia adoptada hasta el trabajo de los distintos equipos".

Esta necesidad de contar con una “visión de planta” fue el catalizador de la transformación de Datasite. Era el momento de romper con el ciclo interminable de reuniones y evolucionar sus procesos y plataformas, para que los equipos pudieran dedicar más tiempo al trabajo que realmente importa.

Las nuevas soluciones surgieron de un partner de larga trayectoria

JR concluyó que optimizar la plataforma de Atlassian de Datasite permitiría dar el salto hacia una planificación más dinámica y en tiempo real, impulsando al mismo tiempo la colaboración, la transparencia y la eficiencia en la ejecución. 

Desde el punto de vista estratégico, Datasite implementó Strategy Collection de Atlassian (Focus, Talent y Align) para ofrecer a los líderes la visibilidad en tiempo real entre la estrategia y la ejecución que hasta entonces les faltaba. En el ámbito operativo, se pasaron a Teamwork Collection de Atlassian para conectar sus instancias existentes de Jira y Confluence, incorporando además Loom para reducir la sobrecarga de reuniones. Con Rovo como motor común en todas estas aplicaciones, los empleados cuentan ahora con un aliado de IA que acelera la búsqueda de información, potencia la calidad de las decisiones y automatiza procesos. 

El equipo de JR contrató a los servicios de asesoramiento de Atlassian para obtener orientación estratégica y asistencia técnica durante todo el proceso. "Si contratas los servicios de asesoramiento de Atlassian, no necesitas tener un plan; solo necesitas saber qué resultados quieres alcanzar", afirma JR. Si puedes explicar el qué y el por qué, Atlassian puede ayudarte a definir el “cómo”. Con su apoyo, hemos logrado un progreso impresionante en muy poco tiempo".

Crear una plataforma unificada donde los equipos pasan de la idea al impacto

La conexión de las Strategy y Teamwork Collections con otras aplicaciones Atlassian de Datasite (Jira Product Discovery y Jira Service Management) creó un System of Work unificado que respalda todo el ciclo de vida del producto. Datasite lo llama el “Marco de la idea al impacto”.

"Ahora disponemos de un flujo de trabajo con el que podemos hacer un seguimiento de todas las fases de nuestra actividad, desde la concepción de la idea hasta el descubrimiento, el desarrollo, la publicación, la supervisión y la medición". afirma JR. "Podemos supervisar este flujo de principio a fin en Atlassian".

Veamos cómo funciona:

1. Datasite utiliza Teamwork Collection y Strategy Collection para unificar y colaborar en la definición de objetivos y la planificación estratégica.

2. Las ideas se centralizan a través de Jira Service Management y Jira Product Discovery, utilizando Agentes Rovo para clasificar y priorizar rápidamente las nuevas iniciativas.

3. Las ideas aprobadas pasan a Jira, mientras que el resto permanece en el backlog de Jira Product Discovery, conservando todo el contexto para su posible evaluación futura.

4. Los equipos utilizan Teamwork Collection (Jira, Confluence y Loom) para la ejecución colaborativa: gestionan la entrega en Jira, almacenan la información en Confluence y utilizan Loom y los Agentes Rovo para el autoservicio y la comunicación.

5. Por su parte, los líderes utilizan paneles en tiempo real para supervisar el avance y Strategy Collection para asegurar que la ejecución siga alineada con las prioridades estratégicas.

Este marco de trabajo ha proporcionado la “visión operativa de primera línea” que los líderes buscaban, junto con la colaboración y la visibilidad que los equipos necesitaban para trabajar con mayor rapidez y criterio. Doug afirma: "Todas estas herramientas encajan entre sí de forma intencionada, creando un efecto multiplicador. Fuimos capaces de generar valor en seis meses, en medio de un periodo extremadamente intenso en Datasite, y eso ha sido transformador para nosotros".

Loom y Rovo: los nuevos aceleradores de Datasite

Dentro de Teamwork Collection, los empleados han adoptado con entusiasmo la nueva aplicación Loom y en Rovo. Han sustituido las reuniones consecutivas por breves vídeos en Loom, utilizando además el asistente de notas con IA de la aplicación para hacer más eficientes las reuniones que siguen siendo necesarias.

Por ejemplo, Datasite ha logrado reducir su reunión mensual de revisión del negocio a un diálogo más ágil y enfocado, respaldado por la plataforma Atlassian. "Antes teníamos una reunión mensual de revisión con 125 participantes y dos horas de duración; ahora se ha reducido a un encuentro de 15 personas, apoyado en nuestro marco de trabajo basado en Atlassian y acompañado de un breve resumen en Loom que llega al resto del equipo. Esto supone una reducción del 90 %, lo que representa un enorme ahorro de tiempo y dinero", explica JR. "Además, ese resumen queda registrado como parte de nuestro conocimiento organizacional, de manera que cualquiera puede pedirle a Rovo que le ponga al día o que busque información concreta de la reunión".

Con Rovo, los líderes de Datasite pueden responder al instante preguntas como: "¿Qué iniciativas están afectando la retención este trimestre?" y generar informes en tiempo real sin necesidad de actualizar manualmente el estado. JR comenta que esto ha sido un cambio radical tanto para empleados como para la dirección: "Al principio pensé que sería un reto que los ejecutivos usaran Rovo, pero están fascinados con la herramienta. Lo primero que hacen por la mañana es consultar a Rovo para obtener información por sí mismos y ver cómo van las cosas en tiempo real".

De "crear informes sobre el trabajo" a "considerar el trabajo como el informe"

Los equipos de Datasite centran todas sus actividades en el retorno de la inversión (ROI), lo que incluye este proceso de transformación. Solo en los primeros meses, han logrado resultados increíbles.

"Hemos pasado de dedicar horas cada semana a reportar sobre el trabajo a un nuevo mantra: El trabajo es el informe", explica JR. "Nos centramos en crear e innovar, y el sistema se encarga de reportar el trabajo en tiempo real".

Doug confirma que con este cambio ha conseguido la visibilidad que él pedía… y mucho más. "Las Strategy y Teamwork Collections de Atlassian, junto con Rovo, ofrecen a nuestros líderes una visión clara y un único hub donde los equipos pueden colaborar. Esto ha mejorado la alineación estratégica, el enfoque, la eficiencia y la visibilidad, ahorrando más de 4000 reuniones y más de 500 000 dólares en tiempo en apenas cuatro meses".

Según JR, estas mejoras de la plataforma no solo sostienen las nuevas formas de trabajo en Datasite, sino que también fomentan un cambio cultural que impacta a los clientes. "Con Atlassian como nuestro System of Work, hemos pasado de ser una fábrica de funcionalidades a un innovador orientado a resultados. Esto ha sido transformador para nuestros equipos, nuestros clientes y nuestro negocio".

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