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National Bank of Canada + Atlassian

Wie die Standardisierung auf Data Center zu einer offeneren Arbeitsweise führte


Die National Bank of Canada hat sich zu einer kulturellen und digitalen Transformation entschlossen, die die Menschen in den Mittelpunkt stellt. Die Bank investierte stark in diesen Bereich und hat eine klare Verpflichtung: Sie möchte sich positiv auf den Alltag der Menschen auswirken, indem langfristige Beziehungen mit Kunden, Mitarbeitern und Communitys aufgebaut werden.

Mit dem zunehmenden Bedarf an erhöhter Transparenz und stärkerer Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen stellte das für die Verwaltung von Geschäftstools zuständige Team fest, dass Atlassian-Produkte optimal für die Ziele der Bank ausgelegt waren, und erarbeitete daraufhin schnell einen Skalierungsplan.

In einem veränderten Marktumfeld sah die National Bank ihre Chance zur Anpassung

Die National Bank of Canada bietet Finanzdienstleistungen für Privatpersonen, Unternehmen, Institutionen und Behörden in ganz Kanada. Sie wurde 1859 gegründet und ist eine der sechs systemrelevanten Banken Kanadas.

Die National Bank arbeitet ständig an Innovationen, um sich an die sich wandelnden Anforderungen und das neue Verbraucherverhalten ihrer Kunden sowie den zunehmend umkämpften Markt anzupassen. Vor dem Hintergrund eines stetigen Wandels gehört der Aufbau eines agilen, kollaborativen und anpassungsfähigen Unternehmens zu den Eckpfeilern der Transformation der Bank.

"Als ich bei der National Bank anfing, dachten die einzelnen Teams gerade darüber nach, wie sie sich an den kulturellen Wandel anpassen sollten. Trotz des neuen Fokus auf mehr Flexibilität verblieben einige Informationen in Silos. Wir benötigten Tools, die mehr Transparenz und Zusammenarbeit ermöglichten", so Denis Boisvert, Atlassian Tools Product Owner bei der National Bank.

Unterstützung neuer Atlassian-Benutzer zur Förderung der Akzeptanz und zum Aufbau von Vertrauen im Team

Das bei der National Bank für das Management der Atlassian-Tools zuständige, von Denis geleitete Team hatte die Aufgabe, Tools zu konsolidieren, um Abläufe zu standardisieren, die IT-Effizienz zu steigern und die kulturelle Transformation zu gestalten. Das Team verwaltete die Jira-Instanz des Mobile Applications-Teams, das dieses Tool für sein Projektmanagement gewählt hatte. Die nahtlose Integration in Jira und andere zusätzliche Vorteile bewirkten, dass das Mobile Banking-Team Bitbucket, Confluence und Jira Service Management einführte. Aufgrund der großen Reichweite des Teams in der Bank wurden die Teammitglieder zu sichtbaren Einflussnehmern in anderen Abteilungen des Unternehmens. Schon bald tauschten Teams überall in der Bank ihre auf Tabellenkalkulationsprogrammen basierenden Workflows gegen Jira ein.

Mit Atlassian-Tools gewinnen unsere Mitarbeiter an Flexibilität und können eine bessere Beziehung zu unseren Kunden aufbauen.

Denis Boisvert
Atlassian Tools Product Owner

"Mit Atlassian-Tools gewinnen unsere Mitarbeiter an Flexibilität. Sie müssen Projekte jetzt nicht mehr in Form von Aufgaben und Tickets in E-Mails und Tabellenkalkulationen verwalten, sondern können dafür Scrum Boards in Jira nutzen. Das steigert die Effizienz", erklärt Denis.

Nach vielen spontanen Schulungsanfragen begann Denis' Team, freitags regelmäßig Coachings anzubieten, damit die Teams das Potenzial der Atlassian-Produkte voll ausschöpften. IT-Teammitglieder wollten in diesen Schulungen meist lernen, wie sie die Atlassian-Tools optimal einsetzen, Scrum Master und Projektteammitglieder wollten lernen, wie sie Boards einrichten. Schon bald kamen von Atlassian-Benutzern unterschiedlichster Funktionen – Training, Finanzen, Marketing, Recht, HR, Support, mobiles Feedback etc. – Fragen auf, wie sie die Atlassian-Produkte in ihren Abteilungen nutzen könnten.

Bei der Bank wuchs die Atlassian-Benutzerzahl in nur wenigen Monaten enorm an – von 500 auf 5.000. Atlassian-Tools spielten eine bedeutendere Rolle im gesamten Unternehmen und dies stellte Denis und sein Team vor ganz neue Herausforderungen.

Jederzeit erfüllte Teamanforderungen dank guter Vorausplanung

Bei dieser rasanten Skalierung war es unter anderem eine Herausforderung, Kapazitäts- und Leistungsanforderungen zu erfüllen. Das Team wusste, dass eine weitere Skalierung in diesem Tempo unvermeidlich zu Leistungsproblemen führen würde, wenn die vorhandenen Server-Produkte beibehalten werden sollten. Deshalb zog Denis eine Migration zu Data Center in Betracht. Ihm war klar, dass eine ausreichend lange Planungszeit entscheidend für eine erfolgreiche Migration ist. Gleichzeitig machte er sich Gedanken, wie sein Team das hohe Leistungsniveau aufrechterhalten könnte, wenn die Gesamtbenutzerzahl in der Bank 2.000 Benutzer erreichen sollte.

"Ich wusste, dass ich Zeit für die Planung einer erfolgreichen Migration brauchte, und ich wusste, dass ich damit umgehend beginnen sollte, als einer unserer internen Stakeholder mir mitteilte, dass Jira und Confluence nicht mehr bloße Schatten-IT-Tools wären. Die Tools waren zu einem wichtigen Bestandteil der alltäglichen Arbeitsabläufe geworden und das Team benötigte die Garantie, dass ihre Tools rund um die Uhr verfügbar sind. Einige meiner Kollegen hatten auch Bedenken bezüglich Leistungsproblemen angemeldet, sodass ich zu diesem Zeitpunkt eine Migration zu Data Center empfahl, um diese Probleme aus dem Weg zu räumen. Es war relativ einfach, ihre Zustimmung zu erhalten", berichtet Denis.

Also wurde beschlossen, Jira, Jira Service Management, Confluence und Bitbucket zu skalieren. Mit der Unterstützung seines Unternehmens und der zunehmenden Notwendigkeit von Hochverfügbarkeit begann Denis, die Migration zu Data Center zu planen.

Die Zusammenarbeit mit einem TAM versetzte unser kleines Team in die Lage, eine Migrationsstrategie ohne Auswirkungen auf den herausragenden Service, den unsere Kunden tagtäglich von uns erwarten, zu entwickeln und umzusetzen.

Denis Boisvert
Atlassian Tools Product Owner

Strategische Beratung zur Unterstützung einer komplexen Migration

Die Migration von Atlassian-Anwendungen ist immer ein komplexer Prozess, der sorgfältig geplant werden muss und der strategische Entscheidungen erfordert. Denis und sein Team planten sogar mehrere Umstellungen in der Bank. Aus diesem Grund beschloss die Bank, in einen Atlassian Technical Account Manager (TAM) zu investieren, um die Erfolgschancen der Migration zu erhöhen. Denn Denis musste einerseits sicherstellen, dass während des Planungsprozesses nichts unversucht blieb, und andererseits, dass sein Team die Atlassian-Tools trotzdem weiterhin unterbrechungsfrei nutzen konnte.

"Die Unterstützung durch unseren TAM Matt Shelton in unserem Planungsprozess für die Verbesserung der Leistung in unserem Atlassian-Portfolio war von unschätzbarem Wert. Er stellte Fragen, die wir uns nie selbst gestellt hätten. Letztendlich hat die Zusammenarbeit mit einem TAM unser kleines Team in die Lage versetzt, eine Migrationsstrategie ohne Kompromisse bei dem von unseren Kunden tagtäglich erwarteten herausragenden Service vor, während und nach der Migration zu erstellen", so Denis.

Mit der Zeit wandelte sich Matts Rolle und aus der direkten Mitwirkung an der Migration wurde zunehmend eine strategische Partnerschaft. Einer der größten Vorteile eines TAM ist seine Fähigkeit, ein Unternehmen in allen Details zu verstehen, sodass Chancen identifiziert werden können. Denis und das Team erkannten schnell, dass Matts Rolle eher daraus bestand, Fragen zu stellen, als sie zu beantworten. Matt bemerkte beispielsweise, dass das Team mit Jenkins an Continuous Integration arbeitete und fragte: "Warum habt ihr euch hierfür entschieden?" oder "Gibt es Möglichkeiten, dass Jenkins effizienter mit Jira zusammenarbeitet?" Mit einem TAM hatte die Bank die Sicherheit, dass die Migration reibungslos verlaufen wird, und sie profitierte von einer beraterähnlichen Perspektive, die Planungslücken schloss.

Zusammen mit dem TAM entschied das Team, alle anderen Aufgaben und Unterbrechungen abzublocken, sodass es sich ausschließlich auf die Migration konzentrieren konnte. Dies sparte letztendlich Monate der Planung ein. Mit einer konsequenten Entscheidungsfindung und der vollen Unterstützung der Führungsebene führte das Team die Migration in einem beeindruckenden zweitägigen Sprint durch.

Optimierte Leistung für 6.000 Benutzer (und immer mehr)

Atlassian wird bei den Mitarbeitern der National Bank immer beliebter. Denis und sein Team unterstützen beinahe 6.000 Benutzer und Data Center sorgt dafür, dass das gesamte Team jederzeit auf ihr erfolgskritisches Tool zugreifen kann.

Die Migration zu Data Center erhöhte die Flexibilität in der Bank unter anderem dadurch, dass die Benutzer horizontal skalieren können. Anwendungen und Server können beispielsweise mit den AWS Quick Start-Deployment-Vorlagen effizienter gestartet werden. "Als wir das Upgrade von Jira 7.4 auf Jira 7.10 durchführten, nutzten wir Quick Start, um eine neue Jira-Instanz zu erstellen und dort von der Datenbank bis zum Dateisystem alles in wenigen Minuten automatisch einzurichten. Dies hätte mit manuellen Prozessen Stunden, wenn nicht Tage gedauert. Auf diese Weise erhalten unsere Kollegen mehr Flexibilität bei ihrer Arbeit", erklärt Nicolas Cordier, Atlassian Administrator.

Die Bank verzeichnete außerdem Verbesserungen bei der Leistung. Dies wurde in "Vorher-Nachher"-Tests von Reaktionszeiten bei wichtigen Aktionen belegt. Nach der Migration zu Data Center verbesserten sich die Reaktionszeiten bei Operationen wie JQL-Queries und Kommentaren erheblich. Vor der Implementierung von Data Center kamen regelmäßig Kollegen mit Leistungsproblemen auf ihn zu. Jetzt fragen sie ihn nach Tipps, wie sie die Plattform besser nutzen, und das Team kann ein noch höheres Service-Niveau bieten.

"Nachdem Jira in unseren Teams eingeführt worden war, erkannten sie die Vorteile der größeren Transparenz für Kollegen, insbesondere bei den Backlogs. Wir konnten Silos zwischen Teams und Projekten beseitigen, sodass eine offenere Arbeitsweise entstand", erklärt Denis.

Um diesen kulturellen Wandel weiter zu fördern, nutzten Denis und sein Team das Atlassian Team-Playbook und führten Gesundheitscheck-Workshops durch, um herauszufinden, welche Eigenschaften in den Teams gestärkt werden mussten. Mithilfe von Spielen wurde der Allgemeinzustand des Teams verbessert. Zukunftsweisende Bemühungen wie diese ermutigen und befähigen Teams zu einer offeneren Arbeitsweise.

"Die höhere Flexibilität bei unserer Arbeit hilft uns beim Aufbau von Beziehungen mit unseren Kunden, was uns von unserer Konkurrenz abhebt. Im Endeffekt möchten wir unseren Fokus schließlich auf die Menschen legen und nicht auf Prozesse. Atlassian hilft uns hierbei", so Denis.

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