关于团队聊天的讨论:

深入了解工作场所沟通的现状

讨论

对团队聊天的需求在不断增长,但也带来了一些意想不到的挑战。这篇团队聊天指南会告诉您要注意的事项。

您可能听过这些名字:群聊、基于消息的平台、团队沟通工具、协作工作区、团队协作技术。无论怎么称呼,目标都是一样的:让团队实时聚集在一起。

团队聊天

一方面,团队聊天(这是我们使用的术语)对一些人来说变得不可或缺,而另一方面其他人开始质疑它的有效性。它会帮助我们完成更多工作,还是会损害我们的工作效率?

为了弄清真相,我们调查了近 1300 名使用团队聊天工具的人,以了解它对工作场所工作效率的真正影响。

我们很高兴,因为调查让我们获得了一些鼓舞人心的启发性答案。

除了调查,我们还对各行各业的员工进行了一系列非正式采访,这些人的角色、公司和资历水平各不相同。

您需要知道的

不要小看团队聊天:它正在悄悄地改变我们的工作方式

现在的员工比以往任何时候都更加多样化和数字化,他们越来越少地依赖于过去那种朝九晚五、打卡上下班的日子。如今,流畅的沟通对于工作效率、知识共享和建立共识至关重要。团队聊天工具使这种实时沟通成为可能。

42%

的公司
利用协作工具


更多公司打算在以后使用它们。1

工作场所正在发生变化,我们要一起完成更多工作

过去

封闭式系统

老式的通讯工具,如传真、电话,甚至电子邮件都有局限性。它们有利于提高个人工作效率,但不利于打造共享的工作环境。

传真 电话 电子邮件
现在

开放式沟通平台

如今的沟通看起来就大不一样了。实时沟通和协作为本地和分布式团队之间提供了大量共享环境。

开放式沟通

工作再也不用像过去一样

朝九晚五

打卡上下班。

为什么要在团队聊天上花心思?

这是如今的团队共同推进工作的方式

使用团队聊天工具的员工发现,它对于推进工作、共享信息以及与团队成员建立联系非常重要。

聊天的效果

使用团队聊天让员工感觉

联系更紧密

更加有效率

工作更有成效

转发到 Twitter

使用团队聊天工具的员工发现:

聊天工具对于推进工作、共享信息以及与团队成员建立联系非常重要。

但它并不完美

团队聊天会带来一系列挑战(不是您认为的那些挑战!)

许多组织担心,工作场所沟通工具会被用于非工作目的,从而降低工作效率。我们了解到的是,它们比其他任何东西都更能导致超额工作

始终待命

40% 的人表示,由于在工作中使用聊天工具,大大提高了同事对他们随时待命的期望

对即时性的期望

42% 的人会“经常”查看他们的聊天工具,78% 的人感觉随时准备聊天会有一些压力

永远在线

对于下班后收到的消息,60% 的聊天工具用户表示他们会回复

过于频繁

77% 的人每小时至少会收到几次聊天消息

太多工具

员工平均使用 4.5 个数字工具与同事沟通。他们报告说,对于在不同情况下应该使用哪些工具,几乎没有获得什么指导。

超额工作是真实存在的

对于随时待命感到压力很大

对于随时待命感到压力适中

表示他们会经常查看聊天工具

会回复下班后收到的消息

每小时接收几次消息

转发到 Twitter
振动 闪烁 提示音

各种提示音、振动、横幅、徽章、呼吸灯闪烁。

回复、一直在线、始终待命,我们对此很有压力。我们希望其他人也这样做。

那团队要怎么做呢?

真正打造始终在线的工作场所:发送信号并设定界限

事实证明,一个人话多,有利于与别人进行沟通。远程员工表示,他们很欢迎由各种提示音来弥补面对面工作场所中的熙熙攘攘。

这是灵感!时刻:

Eureka!我们意识到,员工在工作场所沟通中真正想要的是连通性,这可以提高表达个人工作风格的能力。

我们的调查显示,如果同事知道员工的工作偏好,那员工就会感到联系更紧密、工作效率更高、参与度也更高。另有 39% 的受访者表示,如果别人了解自己的工作风格,他们通常能完成更多的日常工作,还有 20% 的人表示会减轻因为错过消息而产生的压力和焦虑。

事实证明,解决所有这些沟通噪声的问题要比我们通常讨论的内容要深入得多。

员工希望能够自由地告诉团队成员如何与他们互动,并且希望有工具能让他们发出明确的信号并设定界限。

调查显示

如果同事了解用户的聊天风格,这些用户:

54
%

感觉与同事之间的联系更紧密

51%

感觉工作效率更高

41%

感觉参与度更高

转发到 Twitter
笑脸
增加o沟通o
阐明我们的工作方式,即可
提高o连通性
打造您自己的工作文化

打造更快乐、更专注的工作场所指南

这些见解既是实践,也是工具,但秘诀在于支持更好实践的工具。我们发现,就像了解个人工作风格可以让用户感到更加自在、联系更紧密一样,特定的指导原则可以消除其他不确定性。

81%
大多数员工至少有兴趣从公司获得关于如何、何时、以及为什么使用聊天工具的明确指导。

以下 5 条指导原则直接摘自我们团队的实战手册,可以帮助您开始:

时钟

每个人都有责任管理和阐明自己的边界

您的同事应该可以随时向您发送消息。采取必要的步骤来阐明您没有空还是不在。

披萨

与工作无关的互动可以使团队更强大、更高效

当员工了解与他们一起工作的人时,他们会更好地合作。

开锁

用开放消除歧义

提供更多关于您的工作的详细信息,让同事们放心。让团队成员知道您在家里办公、不在办公室还是在专注于深入工作。

喇叭

认可并接纳多样化的沟通风格

了解个人的工作风格和聊天偏好,团队中的每个人都会受益。这有助于明确期望和可用性。

目标

明确每种沟通工具的指定用途

您可能会使用 4 到 5 种工具与同事沟通。明确在特定情况下使用哪个平台。这有助于确保您的讨论更有目的性,更切题。

沟通

...或选择互联沟通平台

要真正提高团队工作效率,请考虑使用一个与您每天使用的所有工具集成的平台。除了消息传递,平台还有内置功能,可以帮助团队完成更多工作。

请记住,采取新做法需要先实践。秉持发展的心态,试验、尝试新事物。与您的团队成员互动,围绕工作和沟通风格进行开诚布公的对话。使用正确的工具,并采用一致可靠的做法,同地团队和分布式团队都能体验当今工作场所沟通带来的美好前景。

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新做法 需要实践

使用正确的工具,采用一致可靠的做法,

同地团队和分布式团队都能体验当今工作场所沟通带来的美好前景。

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