Szczera rozmowa o czatach zespołowych:
Spojrzenie na aktualny stan komunikacji w miejscu pracy
Zapotrzebowanie na czaty zespołowe rośnie, ale towarzyszą temu nieoczekiwane wyzwania. Ten przewodnik po czacie zespołowym pokaże Ci, na co uważać.
Znasz zapewne te nazwy: czat grupowy, platforma komunikacyjna, narzędzie do komunikacji zespołowej, przestrzeń robocza do współpracy, technologia współpracy zespołowej. Jakkolwiek je nazwiemy, chodzi o jedno: zapewnienie łączności między zespołami w czasie rzeczywistym.
Ale choć czat zespołowy — bo taką nazwę będziemy stosować — staje się niezbędny dla jednych, inni kwestionują jego skuteczność. Czy pomaga nam on wykonać więcej pracy, czy też pogarsza naszą produktywność?
Aby poznać istotę sprawy, przeprowadziliśmy ankietę wśród 1300 osób, które korzystają z pewnego narzędzia czatu zespołowego, starając się zrozumieć faktyczny wpływ, jaki ma ono na wydajność pracy.
Badanie przyniosło wiele pouczających wniosków oraz, co stwierdzamy z radością, zachęcających odpowiedzi.
Oprócz ankiety przeprowadziliśmy serię nieformalnych wywiadów z pracownikami reprezentującymi różne stanowiska, firmy i poziomy w hierarchii.
Nie lekceważ czatu zespołowego: niepostrzeżenie zmienia on sposób, w jaki pracujemy
Współczesna siła robocza jest bardziej zróżnicowana i bardziej cyfrowa niż kiedykolwiek i w coraz mniejszym stopniu działa w oparciu o dawny, sztywny schemat 9:00–17:00. Obecnie płynna komunikacja ma zasadnicze znaczenie dla wydajności, dzielenia się wiedzą i budowania konsensusu. Narzędzia czatu zespołowego umożliwiają tego rodzaju komunikację w czasie rzeczywistym.
firm
korzysta z narzędzi do współpracy
Jeszce więcej planuje wdrożyć je w przyszłości. 1
Miejsca pracy się zmieniają — robimy więcej wspólnie
Zamknięte systemy
Stare narzędzia komunikacji, takie jak faks, telefon czy nawet poczta elektroniczna, mają ograniczone funkcje. Są dobre w przypadku produktywności indywidualnych osób, ale nie zwiększają wydajności wspólnej pracy.
Otwarte platformy komunikacyjne
Współczesna komunikacja wygląda zupełnie inaczej. Komunikacja i współpraca w czasie rzeczywistym zapewnia wiele wspólnych kontekstów w lokalnych i rozproszonych zespołach.
Praca nie jest już wykonywana
w oparciu o dawny, sztywny schemat godzin roboczych.
To w ten sposób dzisiejsze zespoły wspólnie zwiększają wydajność
Pracownicy korzystający z narzędzia czatu zespołowego uważają, że jest ono niezbędne dla rozwoju pracy, wymiany informacji i poczucia więzi z kolegami z zespołu.
Efekty czatu
Korzystanie z czatu zespołowego sprawia, że pracownicy czują się
Bardziej połączeni ze sobą
Bardziej wydajni
Bardziej produktywni
Opublikuj na Twitterze
Pracownicy korzystający z narzędzia czatu zespołowego:
Uważają, że jest ono niezbędne do realizacji zadań, wymiany informacji i zwiększania poczucia więzi z kolegami z zespołu.
Czat zespołowy wiąże się ze specyficznymi trudnościami (innymi niż myślisz!)
Wiele organizacji obawia się, że narzędzie do komunikacji w miejscu pracy będzie wykorzystywane do celów niezwiązanych z pracą i zacznie pogarszać wydajność. Wyniki naszej ankiety wskazują jednak, że przede wszystkim może ono przyczyniać się do przepracowania:
Zawsze dostępne
40% ankietowanych twierdzi, że korzystanie z czatu w pracy powoduje, że ich współpracownicy częściej oczekują od nich, że będą zawsze dostępni.
Oczekiwanie natychmiastowej odpowiedzi
42% ankietowanych nieustannie sprawdza komunikator, a 78% czuje pewną presję, aby być zawsze dostępnym na czacie.
Zawsze aktywni
Jeśli chodzi o wiadomości otrzymywane po godzinach, 6 na 10 użytkowników czatu (60%) na nie odpowiada.
Przeciążenie
77% ankietowanych otrzymuje wiadomość na czacie co najmniej kilka razy na godzinę.
Zbyt wiele narzędzi
Pracownicy korzystają średnio z 4,5 narzędzi cyfrowych do komunikacji ze współpracownikami. Twierdzą, że brakuje im wskazówek co do tego, które narzędzia należy stosować w różnych sytuacjach.
Dzwonki, melodyjki, wibracje, banery, symbole, migające światła.
Czujemy presję, by reagować oraz by być zawsze aktywnym i dostępnym. I oczekujemy, że inni będą robić to samo.
Jak poradzić sobie w nieustannie aktywnym miejscu pracy: wysyłanie sygnałów i wyznaczanie granic
Okazuje się, że to, co przeszkadza jednej osobie, może być idealną formą komunikacji dla innej. Ankietowani pracownicy zdalni twierdzą, że dzwonki i melodyjki skutecznie zastępują im zgiełk biura.
To było dla nas olśnienie:
Nasza ankieta wykazała, że pracownicy, których koledzy znają ich preferencje co do sposobu pracy, odczuwają większą więź z zespołem, a także czują się bardziej produktywni i zaangażowani. Kolejne 39% ankietowanych stwierdziło, że wykonuje więcej pracy podczas typowego dnia, jeżeli współpracownicy znają ich styl pracy, a 20% odczuwa mniejszy stres i niepokój związany z brakiem wiadomości.
Okazuje się, że rozwiązanie problemu całego tego szumu komunikacyjnego wiąże się z czymś głębszym niż to, o czym się zwykle mówi.
Ludzie chcą mieć możliwość swobodnego powiedzenia kolegom z zespołu, jaki sposób komunikacji preferują, i chcą korzystać z narzędzi, które umożliwią im wysyłanie wyraźnych sygnałów oraz wyznaczanie granic.
Wnioski z ankiety
Użytkownicy, których koledzy znają ich styl korzystania z czatu:
Czują się bardziej związani ze współpracownikami.
Czują się bardziej produktywni.
Czują się wysoce zaangażowani.
Opublikuj na Twitterze
Jak stworzyć szczęśliwsze, bardziej świadome miejsce pracy
Te wnioski dotyczą zarówno praktyk, jak i narzędzi, ale ostatecznym celem jest wykorzystanie narzędzia wspierającego lepsze praktyki. Odkryliśmy, że nie tylko poznanie poszczególnych stylów pracy pozwala użytkownikom czuć się swobodniej i zwiększyć więź z zespołem, ale również szczegółowe wytyczne mogą pomóc wyeliminować inne niejasności.
Oto 5 wytycznych na początek, prosto z naszego podręcznika dla zespołów:
Od każdego pracownika zależy, jak będzie zarządzać swoimi granicami i jak będzie je komunikować
Twoi współpracownicy powinni czuć się swobodnie, jeżeli chodzi o wysyłanie Ci wiadomości. Podejmij niezbędne kroki, aby poinformować ich o swojej niedostępności.
Kontakty pozazawodowe sprawiają, że zespół jest silniejszy i wydajniejszy
Kiedy ludzie znają swoich współpracowników, lepiej pracują razem.
Eliminuj dwuznaczne sytuacje dzięki otwartości
Więcej szczegółów na temat tego, czym się zajmujesz, daje większą swobodę współpracownikom. Daj znać kolegom z zespołu, jeśli pracujesz w domu lub poza biurem, albo jeśli musisz skupić się na ważnym projekcie.
Poznawaj i stosuj różnorodne style komunikacji
Każdy członek zespołu pracuje lepiej, jeżeli zna preferencje dotyczące stylu pracy i sposobu komunikacji swoich kolegów. Pomaga to poznać oczekiwania i określić dostępność wszystkich pracowników.
Wyraźnie określ cel każdego z narzędzi komunikacyjnych.
Ze statyk wynika, że korzystasz z od 4 do 5 narzędzi do komunikacji ze współpracownikami. Wyraźnie określ, z której platformy trzeba korzystać w konkretnych sytuacjach. Dzięki temu dyskusje będą bardziej konkretne i merytoryczne.
... Lub wybierz połączoną platformę komunikacyjną
Aby faktycznie poprawić produktywność zespołu, zastanów się nad wdrożeniem platformy, która jest zintegrowana ze wszystkimi narzędziami używanymi na co dzień. Platformy takie mają wbudowane funkcje wykraczające poza wysyłanie wiadomości, dzięki czemu pozwalają Twoim zespołom robić więcej.
Pamiętaj, że wdrażanie nowych praktyk wymaga… praktyki. Skup się na rozwoju, eksperymentuj i próbuj nowych rzeczy. Nawiązuj kontakty z kolegami z zespołu i prowadź otwarte rozmowy na temat stylów pracy i komunikacji. Dzięki odpowiedniemu narzędziu, wykorzystywanemu w ramach spójnych i niezawodnych praktyk, zarówno zespoły pracujące w jednej lokalizacji, jak i te rozproszone mogą skorzystać z dobrodziejstw nowoczesnych form komunikacji w miejscu pracy.
Udostępnij tę stronę
Dzięki odpowiedniemu narzędziu, wykorzystywanemu w ramach spójnych i niezawodnych praktyk,
zarówno zespoły pracujące w jednej lokalizacji, jak i te rozproszone mogą skorzystać z dobrodziejstw nowoczesnych form komunikacji w miejscu pracy.
Optymalizacja skali i wyważenie: jak pewien dyrektor generalny zbudował kulturę równowagi
4 twarde kobiety, które rozwinęły kulturę w miejscu pracy
