Tutta la verità sulle chat per team:

un'analisi approfondita dello stato attuale della comunicazione sul posto di lavoro

Tutta la verità

La richiesta di strumenti di chat per team è in aumento e presenta una serie di sfide inaspettate. Questa guida agli strumenti di chat per team ti aiuta a capire cosa devi cercare.

Chat di gruppo, piattaforma di messaggistica, strumento di comunicazione per team, spazio di lavoro collaborativo e tecnologia di collaborazione per team. Sono tutti termini che identificano uno strumento che ha un unico obiettivo specifico: connettere i team in tempo reale.

Chat di gruppo

Sebbene le chat per team siano diventate indispensabili per alcuni, per altri sembrano essere di dubbia efficacia. La domanda è: queste chat aiutano davvero a portare a termine una maggiore quantità di lavoro o rischiano invece di ridurre la produttività?

Per far luce sulla questione, abbiamo intervistato quasi 1.300 persone che utilizzano uno strumento di chat per team per capire l'impatto che strumenti di questo tipo hanno realmente sulla produttività nel posto di lavoro.

Le risposte sono state illuminanti e, per fortuna, incoraggianti.

Oltre al sondaggio, abbiamo condotto una serie di colloqui informali con lavoratori di aziende diverse e con ruoli e livelli di anzianità diversi.

Cosa devi sapere

Gli strumenti di chat per team stanno lentamente cambiando il modo di lavorare: non accantonarli

La forza lavoro moderna è più variegata e digitale che mai ed è sempre più distante dall'orario di lavoro tradizionale dalle 9 alle 17. Oggi, la fluidità delle comunicazioni è fondamentale per la produttività, la condivisione delle conoscenze e la ricerca di consenso. Solo gli strumenti di chat per team rendono possibile una comunicazione fluida e in tempo reale.

42%

delle aziende
sfrutta gli strumenti di collaborazione


Con più persone che intendono adottarli in futuro. 1

L'ambiente di lavoro sta cambiando: stiamo facendo di più e lo stiamo facendo insieme

Prima

Sistemi chiusi

I vecchi strumenti di comunicazione (fax, telefono e persino le e-mail) hanno dei limiti. Pur essendo efficaci per la produttività individuale, sono inadeguati per offrire un contesto condiviso del lavoro.

Fax Telefono E-mail
Ora

Piattaforme di comunicazione aperte

Oggi la comunicazione è molto diversa. La comunicazione e la collaborazione in tempo reale offrono un gran numero di informazioni contestuali condivise tra i team locali e distribuiti.

Comunicazione aperta

Il lavoro non è più legato alla

9 - 17

timbratura del cartellino.

Ma a cosa servono le chat per team?

Le chat aiutano i team moderni a portare avanti il proprio lavoro insieme

Chi usa uno strumento di chat per team lo considera indispensabile per portare avanti il lavoro, condividere informazioni e sentirsi connesso con i propri colleghi.

Gli effetti delle chat

I lavoratori che usano strumenti di chat per team si sentono:

Più connessi

Più efficienti

Più produttivi

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I lavoratori che usano uno strumento di chat per team:

lo considerano indispensabile per portare avanti il lavoro, condividere informazioni e sentirsi connessi con i propri colleghi

Ma non è perfetto

Anche gli strumenti di chat per team hanno alcuni difetti (e non quelli che potresti pensare!)

Molte organizzazioni temono che uno strumento di comunicazione sul posto di lavoro possa essere usato per scopi extra-lavorativi e, di conseguenza, causare una riduzione della produttività. La realtà è un'altra: questi strumenti possono essere la causa del cosiddetto fenomeno del superlavoro:

Disponibilità costante

Secondo il 40% degli intervistati, l'uso della chat sul posto di lavoro ha aumentato significativamente le aspettative dei colleghi in termini di disponibilità costante

Aspettative di risposta immediata

Il 42% degli intervistati controlla "continuamente" il proprio strumento di chat, con il 78% che si sente in obbligo di essere sempre disponibile in chat

Connessione costante

6 utenti di chat su 10 (60%) rispondono anche a messaggi ricevuti al di fuori dell'orario di lavoro

Senso di sopraffazione

Il 77% delle persone riceve un messaggio sulla chat almeno più volte in un'ora

Troppi strumenti

I lavoratori usano una media di 4,5 strumenti digitali per comunicare con i colleghi e hanno segnalato di aver ricevuto pochi consigli su quali strumenti usare per le varie situazioni.

Il superlavoro è un problema reale

Si sente fortemente obbligato a essere sempre disponibile

Si sente obbligato a essere sempre disponibile

Afferma di controllare costantemente la chat

Risponde a messaggi ricevuti al di fuori dell'orario di lavoro

Riceve messaggi svariate volte in un'ora

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Ping Ding Suonerie

Ping, ding, suonerie, vibrazioni, banner, badge, notifiche che lampeggiano.

Ci sentiamo obbligati a rispondere ed essere sempre connessi e disponibili. E ci aspettiamo che gli altri facciano lo stesso.

Accidenti! Allora cosa deve fare un team?

La soluzione di un posto di lavoro sempre connesso: inviare segnali e definire confini

Abbiamo scoperto che i rumori possono favorire la comunicazione. Per i lavoratori da remoto ping e ding sono degni sostituti del trambusto presente in un posto di lavoro.

Questa è stata una grande scoperta :

Eureka!Abbiamo capito che ciò che le persone cercano nella comunicazione nell'ambiente di lavoro è la connessione, che a sua volta accresce la capacità di esprimere il modo di lavorare di ciascuno.

Il nostro sondaggio ha rivelato che quando i lavoratori sanno che i colleghi conoscono le loro preferenze lavorative si sentono più connessi, più produttivi e più coinvolti. Il 39% ha affermato, inoltre, che questo consente di portare a termine una maggiore quantità di lavoro in una giornata tipica, mentre il 20% ha dichiarato che ciò li aiuta a vivere con minore stress e ansia la mancata lettura di un messaggio.

È emerso che la risoluzione del problema del rumore della comunicazione è una cosa molto più importante di quanto si potesse immaginare.

Le persone vogliono poter spiegare ai colleghi come essere coinvolti e vogliono strumenti che consentano loro di inviare segnali chiari e definire confini netti.

Secondo il sondaggio:

Gli utenti con colleghi che conoscono il loro modo di lavorare con la chat:

54
%

Si sentono più connessi ai colleghi

51%

Si sentono più efficienti

41%

Si sentono molto coinvolti

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Faccine
Una maggiore coomunicazioneo
sul modo in cui lavoriamo determina una
maggiore connessione
Costruisci la tua cultura lavorativa

La tua guida a un ambiente di lavoro più soddisfacente e consapevole

Questi dati riguardano tanto le pratiche quanto gli strumenti. L'obiettivo, però, è avere uno strumento che migliori le pratiche. Abbiamo scoperto che proprio come la conoscenza dei modi di lavorare di ciascuno aiuta gli utenti a sentirsi più a loro agio e connessi, linee guida specifiche possono ovviare ad altre incertezze.

81%
La maggior parte dei lavoratori è interessata a ricevere linee guida chiare dalla propria azienda su come, quando e perché usare lo strumento di chat.

Abbiamo estratto dal playbook del nostro team 5 linee guida da cui iniziare:

Orologio

Ciascun lavoratore ha la facoltà di definire e rendere noti i confini dello strumento di chat

I tuoi colleghi devono sentirsi liberi di inviarti un messaggio. Adotta le misure necessarie per comunicare quando non sei disponibile o reperibile.

pizza

Le interazioni extra-lavorative rendono un team più unito ed efficiente

Le persone che si conoscono lavorano meglio insieme.

sbloccato

Elimina l'ambiguità con la franchezza

I tuoi colleghi si sentono più tranquilli se spieghi meglio cosa stai facendo. Fai sapere loro se stai lavorando da casa, fuori ufficio o se stai solo cercando la massima concentrazione.

clacson

Prendi atto della diversità dei modi di comunicare e apprezza tale diversità

Conoscere gli stili di lavoro e le preferenze di chat di ogni componente del team è utile a tutti. Inoltre, chiarisce le aspettative e la disponibilità.

Obiettivo

Spiega con chiarezza lo scopo di ogni strumento di comunicazione

È possibile che tu stia usando da 4 a 5 strumenti per comunicare con i tuoi colleghi. Spiega con chiarezza quale piattaforma usare in situazioni specifiche. In questo modo le discussioni saranno più intenzionali e mirate.

Comunicazione

...Oppure scegli una piattaforma di comunicazione connessa

Per far crescere la produttività del tuo team, valuta l'idea di adottare una piattaforma integrata con tutti gli strumenti che usi quotidianamente. Avrai a disposizione altre funzionalità, oltre alla messaggistica, che ti aiuteranno a collaborare più efficacemente come team.

Ricorda che per implementare nuove pratiche serve, per l'appunto, un po' di pratica. Non aver paura di adottare un approccio improntato alla crescita, di sperimentare e di provare cose nuove. Coinvolgi i tuoi colleghi e parlate apertamente dei vostri stili di lavoro e comunicazione. Lo strumento giusto, usato in modo coerente e affidabile, può aiutare i team co-locati e distribuiti a realizzare la promessa della comunicazione nell'ambiente di lavoro moderno.

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Le nuove pratiche richiedono pratica

Lo strumento giusto, usato in modo coerente e affidabile,

può aiutare i team co-locati e distribuiti a realizzare la promessa della comunicazione nel posto di lavoro moderno.

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