Charla real sobre el chat de equipo:
análisis del estado actual de la comunicación en el lugar de trabajo
Si bien la necesidad de un chat de equipo está creciendo, esta viene con algunos desafíos inesperados. Esta guía sobre el chat de equipo te permite saber qué debes tener en cuenta.
Has oído los nombres: chat de grupo, plataforma basada en mensajes, herramienta de comunicación en equipo, espacio de trabajo colaborativo, tecnología de colaboración en equipo... Da igual como lo llames, el objetivo es el mismo: permitir que los equipos se comuniquen y colaboren en tiempo real.
Pero a medida que el chat de equipo —como lo llamaremos— se vuelve indispensable para algunos, otros han cuestionado su eficacia. ¿Nos está ayudando a realizar más trabajo o está afectando a nuestra productividad?
Para llegar al fondo de la cuestión, hemos encuestado a casi 1300 personas que utilizan una herramienta de chat de equipo para comprender el verdadero impacto que tiene en la productividad en el lugar de trabajo.
Esta encuesta nos ha dado algunas respuestas esclarecedoras y, por qué no decirlo, también alentadoras.
Además de la encuesta, hemos llevado a cabo una serie de entrevistas informales con trabajadores de todas las categorías (diferentes puestos de trabajo, empresas y niveles de antigüedad).
No des de lado el chat de equipo: está cambiando sigilosamente la forma en que trabajamos
Las actuales plantillas son más diversas y digitales que nunca, y dependen cada vez menos de los horarios de entrada y salida, de 9 a 5, de antaño. Hoy en día, una comunicación fluida es fundamental para la productividad, el intercambio de conocimientos y la creación de consenso. Las herramientas de chat de equipo hacen posible ese tipo de comunicación en tiempo real.
de las empresas
aprovechan las herramientas de colaboración
Y más que piensan en su adopción en el futuro.1
El lugar de trabajo está cambiando; estamos haciendo más, juntos
Sistemas cerrados
Las viejas herramientas de comunicación como el fax, el teléfono e incluso el correo electrónico son limitadas. Son buenas para la productividad individual, pero deficientes para lograr un contexto de trabajo compartido.
Plataformas de comunicación abiertas
La comunicación actual es muy diferente. La comunicación y la colaboración en tiempo real proporcionan un gran número de contextos compartidos entre equipos locales y distribuidos.
Se acabó el horario de entrada y salida de
al que había que ceñirse antaño.
Así es como los equipos de hoy avanzan juntos en su trabajo
Los trabajadores que usan una herramienta de chat de equipo la consideran fundamental para avanzar en el trabajo, compartir información y sentirse conectados con sus compañeros de equipo.
Los efectos del chat
El uso del chat de equipo hace que los trabajadores se sientan
Más conectados
Más eficaces
Más productivos
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Los trabajadores que usan una herramienta de chat de equipo:
La consideran fundamental para avanzar en el trabajo, compartir información y sentirse conectados con sus compañeros de equipo.
El chat de equipo viene con su propia serie de desafíos (¡y no son los que uno se imagina!)
A muchas organizaciones les preocupa que una herramienta de comunicación en el lugar de trabajo se utilice con fines no laborales y se convierta en una pérdida de productividad. Lo que hemos descubierto es que, en realidad, puede dar lugar a un exceso de trabajo:
Disponibilidad continua
El 40 % de los usuarios afirma que el uso del chat en el trabajo ha aumentado significativamente las expectativas de sus compañeros de que estén siempre disponibles.
Expectativas de inmediatez
El 42 % de los usuarios están "constantemente" revisando su herramienta de chat, y el 78 % siente cierta presión por tener que estar siempre disponible en el chat.
Siempre en activo
En relación con los mensajes recibidos fuera del horario laboral, 6 de cada 10 usuarios del chat (60 %) responden a ellos.
Sobrecarga
El 77 % de los usuarios reciben un mensaje en el chat, al menos, varias veces por hora.
Demasiadas herramientas
Los trabajadores usan una media de 4,5 herramientas digitales para comunicarse con sus compañeros de trabajo. Además, informaron de que tenían poca orientación sobre qué herramientas utilizar en diferentes situaciones.
Pin, din, tilín, vibraciones, banners, insignias, luces parpadeantes...
Nos sentimos presionados a responder, a estar siempre activos, siempre disponibles. Y esperamos que otros hagan lo mismo.
Un camino hacia adelante en un lugar de trabajo siempre activo: envío de señales y establecimiento de límites
Resulta que lo que es ruido para una persona, es el punto óptimo de comunicación para otra. Los trabajadores remotos afirmaron que estos pin y din son sustitutos agradables del ajetreo y el bullicio que les falta de los lugares de trabajo presenciales.
Este fue un momento ¡eureka! :
Nuestra encuesta reveló que los trabajadores cuyos compañeros conocen sus preferencias de trabajo se sienten más conectados, así como más productivos y muy comprometidos. Otro 39 % de los encuestados afirmó que realizaban más trabajo un día cualquiera si los compañeros conocen su estilo de trabajo, y el 20 % afirmó sentir menos estrés y ansiedad por no ver un mensaje.
Al parecer, para resolver el problema de todo este ruido de comunicación hay que buscar causas más profundas que de las que se suele hablar.
Los usuarios quieren tener la libertad de decirles a sus compañeros de equipo cómo relacionarse con ellos, y quieren herramientas que les permitan enviar señales claras y establecer límites.
Según la encuesta
Los usuarios cuyos compañeros conocen su estilo a la hora de chatear:
Se sienten más conectados con sus compañeros de trabajo
Se sienten más productivos
Se sienten más comprometidos
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Tu guía para lograr un lugar de trabajo más alegre y atento
Estas ideas tienen que ver tanto con las prácticas como con las herramientas, si bien el santo grial es una herramienta que respalda las mejores prácticas. Descubrimos que, al igual que aprender sobre los estilos de trabajo individuales permite que los usuarios se sientan más cómodos y conectados, unas directrices específicas pueden acabar con otras incertidumbres.
A continuación, se indican 5 pautas con las que puedes empezar, sacadas directamente de nuestro manual de estrategias para equipos:
Cada individuo es responsable de gestionar (y comunicar) sus límites.
Tus compañeros de trabajo deben sentirse libres de enviarte un mensaje. Toma las medidas necesarias para avisar de que no estás disponible o de que estás fuera.
Las interacciones fuera del trabajo hacen que el equipo sea más fuerte y eficaz.
Cuando la gente conoce a los compañeros con los que trabaja, colaboran mejor juntos.
Acaba con la ambigüedad con mayor transparencia.
Ofrecer más detalles sobre lo que estás haciendo hace que tus compañeros de trabajo se sientan cómodos. Avísales de que está trabajando desde casa, que te encuentras fuera de la oficina o que estás centrado en un trabajo minucioso.
Admite y acepta la diversidad de estilos de comunicación.
Todos en el equipo se benefician cuando se conocen los estilos de trabajo individuales y las preferencias a la hora de chatear. Esto ayuda a clarificar las expectativas y la disponibilidad.
Sé claro sobre el fin previsto de cada una de tus herramientas de comunicación.
Lo más probable es que estés usando de 4 a 5 herramientas para comunicarte con tus compañeros de trabajo. Sé claro sobre qué plataforma utilizar en situaciones específicas para que las conversaciones tengan una intención más clara y estén centradas en el tema pertinente.
O bien opta por una plataforma de comunicación conectada.
Para mejorar realmente la productividad de tu equipo, considera el uso de una plataforma que esté integrada con todas las herramientas que utilizas a diario. Estas tienen funciones incorporadas que van más allá de la mensajería, por lo que te permiten hacer más como equipo.
Recuerda que la implementación de nuevas prácticas requiere, nunca mejor dicho, práctica. Adopta una mentalidad de crecimiento, experimenta y prueba cosas nuevas. Involúcrate con tus compañeros de equipo y mantén conversaciones abiertas sobre estilos de trabajo y de comunicación. Con la herramienta adecuada, utilizada con prácticas uniformes y fiables, los equipos ubicados en el mismo sitio y distribuidos pueden experimentar del mismo modo la actual promesa de la comunicación en el lugar de trabajo.
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Con la herramienta adecuada, utilizada con prácticas uniformes y fiables,
los equipos ubicados en el mismo sitio y distribuidos pueden experimentar del mismo modo la actual promesa de comunicación en el lugar de trabajo.
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