Charla real sobre el chat de equipo:

análisis del estado actual de la comunicación en el lugar de trabajo

Charla real

Si bien la necesidad de un chat de equipo está creciendo, esta viene con algunos desafíos inesperados. Esta guía sobre el chat de equipo te permite saber qué debes tener en cuenta.

Has oído los nombres: chat de grupo, plataforma basada en mensajes, herramienta de comunicación en equipo, espacio de trabajo colaborativo, tecnología de colaboración en equipo... Da igual como lo llames, el objetivo es el mismo: permitir que los equipos se comuniquen y colaboren en tiempo real.

Chat de grupo

Pero a medida que el chat de equipo —como lo llamaremos— se vuelve indispensable para algunos, otros han cuestionado su eficacia. ¿Nos está ayudando a realizar más trabajo o está afectando a nuestra productividad?

Para llegar al fondo de la cuestión, hemos encuestado a casi 1300 personas que utilizan una herramienta de chat de equipo para comprender el verdadero impacto que tiene en la productividad en el lugar de trabajo.

Esta encuesta nos ha dado algunas respuestas esclarecedoras y, por qué no decirlo, también alentadoras.

Además de la encuesta, hemos llevado a cabo una serie de entrevistas informales con trabajadores de todas las categorías (diferentes puestos de trabajo, empresas y niveles de antigüedad).

Lo que debes saber

No des de lado el chat de equipo: está cambiando sigilosamente la forma en que trabajamos

Las actuales plantillas son más diversas y digitales que nunca, y dependen cada vez menos de los horarios de entrada y salida, de 9 a 5, de antaño. Hoy en día, una comunicación fluida es fundamental para la productividad, el intercambio de conocimientos y la creación de consenso. Las herramientas de chat de equipo hacen posible ese tipo de comunicación en tiempo real.

42 %

de las empresas
aprovechan las herramientas de colaboración


Y más que piensan en su adopción en el futuro.1

El lugar de trabajo está cambiando; estamos haciendo más, juntos

Antes

Sistemas cerrados

Las viejas herramientas de comunicación como el fax, el teléfono e incluso el correo electrónico son limitadas. Son buenas para la productividad individual, pero deficientes para lograr un contexto de trabajo compartido.

Fax Teléfono Correo electrónico
Ahora

Plataformas de comunicación abiertas

La comunicación actual es muy diferente. La comunicación y la colaboración en tiempo real proporcionan un gran número de contextos compartidos entre equipos locales y distribuidos.

Comunicación abierta

Se acabó el horario de entrada y salida de

9 a 5

al que había que ceñirse antaño.

¿Por qué molestarse en crear un chat de equipo?

Así es como los equipos de hoy avanzan juntos en su trabajo

Los trabajadores que usan una herramienta de chat de equipo la consideran fundamental para avanzar en el trabajo, compartir información y sentirse conectados con sus compañeros de equipo.

Los efectos del chat

El uso del chat de equipo hace que los trabajadores se sientan

Más conectados

Más eficaces

Más productivos

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Los trabajadores que usan una herramienta de chat de equipo:

La consideran fundamental para avanzar en el trabajo, compartir información y sentirse conectados con sus compañeros de equipo.

Pero no hay nada perfecto

El chat de equipo viene con su propia serie de desafíos (¡y no son los que uno se imagina!)

A muchas organizaciones les preocupa que una herramienta de comunicación en el lugar de trabajo se utilice con fines no laborales y se convierta en una pérdida de productividad. Lo que hemos descubierto es que, en realidad, puede dar lugar a un exceso de trabajo:

Disponibilidad continua

El 40 % de los usuarios afirma que el uso del chat en el trabajo ha aumentado significativamente las expectativas de sus compañeros de que estén siempre disponibles.

Expectativas de inmediatez

El 42 % de los usuarios están "constantemente" revisando su herramienta de chat, y el 78 % siente cierta presión por tener que estar siempre disponible en el chat.

Siempre en activo

En relación con los mensajes recibidos fuera del horario laboral, 6 de cada 10 usuarios del chat (60 %) responden a ellos.

Sobrecarga

El 77 % de los usuarios reciben un mensaje en el chat, al menos, varias veces por hora.

Demasiadas herramientas

Los trabajadores usan una media de 4,5 herramientas digitales para comunicarse con sus compañeros de trabajo. Además, informaron de que tenían poca orientación sobre qué herramientas utilizar en diferentes situaciones.

El exceso de trabajo es real

Siente una presión extrema por estar siempre disponible.

Siente una presión moderada por estar siempre disponible.

Dice que está constantemente revisando el chat.

Responde a los mensajes recibidos fuera del horario laboral.

Recibe mensajes varias veces por hora.

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Pin Din Tilín

Pin, din, tilín, vibraciones, banners, insignias, luces parpadeantes...

Nos sentimos presionados a responder, a estar siempre activos, siempre disponibles. Y esperamos que otros hagan lo mismo.

¡Ostras! ¿Y qué pueden hacer los equipos al respecto?

Un camino hacia adelante en un lugar de trabajo siempre activo: envío de señales y establecimiento de límites

Resulta que lo que es ruido para una persona, es el punto óptimo de comunicación para otra. Los trabajadores remotos afirmaron que estos pin y din son sustitutos agradables del ajetreo y el bullicio que les falta de los lugares de trabajo presenciales.

Este fue un momento ¡eureka! :

Eureka!Nos dimos cuenta de que lo que la gente realmente quiere en la comunicación en el lugar de trabajo es la conectividad, la cual aumenta la capacidad de expresar estilos de trabajo individuales.

Nuestra encuesta reveló que los trabajadores cuyos compañeros conocen sus preferencias de trabajo se sienten más conectados, así como más productivos y muy comprometidos. Otro 39 % de los encuestados afirmó que realizaban más trabajo un día cualquiera si los compañeros conocen su estilo de trabajo, y el 20 % afirmó sentir menos estrés y ansiedad por no ver un mensaje.

Al parecer, para resolver el problema de todo este ruido de comunicación hay que buscar causas más profundas que de las que se suele hablar.

Los usuarios quieren tener la libertad de decirles a sus compañeros de equipo cómo relacionarse con ellos, y quieren herramientas que les permitan enviar señales claras y establecer límites.

Según la encuesta

Los usuarios cuyos compañeros conocen su estilo a la hora de chatear:

54 
%

Se sienten más conectados con sus compañeros de trabajo

51 %

Se sienten más productivos

41 %

Se sienten más comprometidos

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Caras
Mayor comunicacion
sobre cómo trabajamos se traduce en
mayor conectividad
Desarrollo de tu propia cultura de trabajo

Tu guía para lograr un lugar de trabajo más alegre y atento

Estas ideas tienen que ver tanto con las prácticas como con las herramientas, si bien el santo grial es una herramienta que respalda las mejores prácticas. Descubrimos que, al igual que aprender sobre los estilos de trabajo individuales permite que los usuarios se sientan más cómodos y conectados, unas directrices específicas pueden acabar con otras incertidumbres.

81 %
A la mayoría de los trabajadores les interesa al menos un poco recibir directrices claras de su empresa sobre cómo, cuándo y por qué utilizar la herramienta de chat.

A continuación, se indican 5 pautas con las que puedes empezar, sacadas directamente de nuestro manual de estrategias para equipos:

Reloj

Cada individuo es responsable de gestionar (y comunicar) sus límites.

Tus compañeros de trabajo deben sentirse libres de enviarte un mensaje. Toma las medidas necesarias para avisar de que no estás disponible o de que estás fuera.

pizza

Las interacciones fuera del trabajo hacen que el equipo sea más fuerte y eficaz.

Cuando la gente conoce a los compañeros con los que trabaja, colaboran mejor juntos.

desbloqueado

Acaba con la ambigüedad con mayor transparencia.

Ofrecer más detalles sobre lo que estás haciendo hace que tus compañeros de trabajo se sientan cómodos. Avísales de que está trabajando desde casa, que te encuentras fuera de la oficina o que estás centrado en un trabajo minucioso.

bocina

Admite y acepta la diversidad de estilos de comunicación.

Todos en el equipo se benefician cuando se conocen los estilos de trabajo individuales y las preferencias a la hora de chatear. Esto ayuda a clarificar las expectativas y la disponibilidad.

Objetivo

Sé claro sobre el fin previsto de cada una de tus herramientas de comunicación.

Lo más probable es que estés usando de 4 a 5 herramientas para comunicarte con tus compañeros de trabajo. Sé claro sobre qué plataforma utilizar en situaciones específicas para que las conversaciones tengan una intención más clara y estén centradas en el tema pertinente.

Comunicación

O bien opta por una plataforma de comunicación conectada.

Para mejorar realmente la productividad de tu equipo, considera el uso de una plataforma que esté integrada con todas las herramientas que utilizas a diario. Estas tienen funciones incorporadas que van más allá de la mensajería, por lo que te permiten hacer más como equipo.

Recuerda que la implementación de nuevas prácticas requiere, nunca mejor dicho, práctica. Adopta una mentalidad de crecimiento, experimenta y prueba cosas nuevas. Involúcrate con tus compañeros de equipo y mantén conversaciones abiertas sobre estilos de trabajo y de comunicación. Con la herramienta adecuada, utilizada con prácticas uniformes y fiables, los equipos ubicados en el mismo sitio y distribuidos pueden experimentar del mismo modo la actual promesa de la comunicación en el lugar de trabajo.

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Nuevas prácticas requieren práctica

Con la herramienta adecuada, utilizada con prácticas uniformes y fiables,

los equipos ubicados en el mismo sitio y distribuidos pueden experimentar del mismo modo la actual promesa de comunicación en el lugar de trabajo.

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