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La vérité sur le chat d'équipe :

Un coup d'œil intérieur sur l'état actuel de la communication en milieu proessionnel

La vérité

Le besoin d'un chat d'équipe est croissant, mais il s'accompagne de défis inattendus. Ce guide de chat d'équipe vous permet de savoir ce qu'il faut surveiller.

Vous avez entendu les noms suivants : chat de groupe, plate-forme basée sur les messages, outil de communication d'équipe, espace de travail collaboratif, technologie de collaboration d'équipe. Quel que soit le nom que vous lui donnez, l'objectif est le même : réunir les équipes en temps réel.

Discussion de groupe

Mais tandis que le chat d'équipe (comme nous l'appellerons) est devenu incontournable pour certains, d'autres mettent en doute son efficacité. Nous aide-t-il à travailler plus ou nuit-il à notre productivité ?

Pour aller au fond des choses, nous avons interrogé près de 1 300 personnes qui utilisent un outil de chat d'équipe afin de comprendre l'impact réel sur la productivité au travail.

Les réponses que nous avons obtenues se sont avérées éclairantes et, nous sommes heureux de le dire, encourageantes.

Outre notre enquête, nous avons réalisé une série d'entretiens informels avec des travailleurs de toutes tendances (différents rôles, différentes entreprises et différents niveaux d'ancienneté).

Ce que vous devez savoir

Ne reléguez pas le chat d'équipe dans un coin : il transforme tranquillement notre façon de travailler

La main-d'œuvre moderne est plus diversifiée et numérique que jamais, et repose de moins en moins sur les traditionnelles heures de bureau, de 9 h à 17 h. Aujourd'hui, une communication fluide est vitale pour la productivité, le partage des connaissances et l'établissement de consensus. Les outils de chat d'équipe permettent ce type de communication en temps réel.

42 %

des entreprises
exploitent des outils de collaboration


Et davantage envisagent de les adopter à l'avenir. 1

Le milieu professionnel se transforme, nous faisons plus, ensemble

Avant

Systèmes fermés

Les anciens outils de communication comme le fax, le téléphone et même les e-mails sont limités. Ils sont bons pour la productivité individuelle, mais médiocres pour l'obtention d'un contexte de travail partagé.

Fax Téléphone E-mail
Maintenant

Plates-formes de communication ouvertes

La communication d'aujourd'hui semble très différente. La communication et la collaboration en temps réel fournissent un contexte partagé riche entre les équipes locales et distribuées.

Communication ouverte

Le travail ne s'effectue plus de

9 à 18

 heures, comme dans le monde d'hier.

Pourquoi un chat d'équipe ?

C'est ainsi que les équipes d'aujourd'hui font avancer leur travail ensemble

Les travailleurs qui utilisent un outil de chat d'équipe le trouvent essentiel pour faire avancer leur travail, pour partager des informations et pour se sentir connectés avec les autres membres de leur équipe.

Les effets du chat

Utiliser un chat d'équipe permet aux travailleurs de se sentir

Plus connectés

Plus efficaces

Plus productifs

Tweeter

Les travailleurs qui utilisent un outil de chat d'équipe :

Le trouvent essentiel pour faire avancer leur travail, partager des informations et se sentir connectés avec les autres membres de leur équipe.

Mais il n'est pas parfait

Le chat d'équipe implique son lot de défis (qui ne sont pas ceux auxquels vous pensez !)

De nombreuses organisations craignent qu'un outil de communication en milieu professionnel ne soit utilisé à des fins non professionnelles et qu'il n'aboutisse à une perte de productivité. Ce que nous avons appris, c'est qu'il peut mener à une surcharge de travail plus qu'à toute autre chose.

Toujours disponible

40 % des gens disent que leur utilisation d'un chat au travail a considérablement accru les attentes de leurs collègues, qui s'attendent à ce qu'ils soient toujours disponibles

Attentes d'immédiateté

42 % des gens vérifient « en permanence » leur outil de chat, 78 % ressentent une certaine pression à être toujours disponible dans le chat

Toujours actif

En ce qui concerne les messages reçus après les heures de bureau, 6 utilisateurs de chat sur 10 (60 %) y répondront

Envahissant

77 % des utilisateurs reçoivent un message sur le chat au moins plusieurs fois par heure

Trop d'outils

Les travailleurs utilisent une médiane de 4,5 outils numériques pour communiquer avec leurs collègues. Ils indiquent avoir peu d'indications sur les outils à utiliser en fonction des situations.

La surcharge de travail est réelle

Ressentent une pression extrême à être toujours disponible

Ressentent une pression modérée à être toujours disponible

Disent vérifier le chat en permanence

Répondront aux messages reçus en dehors des heures de bureau

Reçoivent des messages plusieurs fois par heure

Tweeter
Pings Alertes Sonneries

Pings, alertes, sonneries, vibrations, bannières, badges, lumières clignotantes.

Nous nous sentons obligés de répondre, d'être toujours actifs, toujours disponibles. Et nous nous attendons à ce que les autres en fassent de même.

Ah, qu'est-ce qu'une équipe doit faire ?

Une façon d'avancer dans un milieu professionnel toujours en mouvement : envoi de signaux et définition de limites

Il s'avère que le bruit, considéré comme un fléau pour une personne, peut constituer une préférence en matière de communication pour une autre. Des travailleurs éloignés ont dit que les pings et les alertes étaient les bienvenus pour remplacer l'agitation qui règne dans les lieux de travail en personne.

Ce fut une révélation  :

Eureka!Nous avons compris qu'en termes de communication en milieu professionnel, les gens souhaitent avant tout la connectivité, laquelle améliore la capacité d'exprimer des styles de travail individuels.

Notre enquête a révélé que les travailleurs dont les collègues connaissent les préférences professionnelles se sentent plus connectés, plus productifs et plus engagés. Un autre 39 % indiquent que faire connaître leur mode de travail améliore leur productivité au cours d'une journée type, et 20 % ressentent moins de stress et d'anxiété à l'idée de manquer un message.

Il s'avère que résoudre le problème de bruit engendré par toute cette communication est plus complexe qu'il n'y paraît.

Les gens veulent avoir la liberté de dire aux membres de leur équipe comment les contacter, et ils veulent des outils qui leur permettent d'envoyer des signaux clairs et de fixer des limites.

L'enquête révèle que

Les utilisateurs dont les collègues connaissent leur mode de chat :

54
 %

Se sentent plus connectés à leurs collègues

51 %

Se sentent plus productifs

41 %

Se sentent hautement engagés

Tweeter
Visages
Une meilleure communication
sur la manière dont nous travaillons mène à une
meilleure connexion
Développer votre propre culture

Votre guide pour un milieu professionnel plus épanoui et plus sensibilisé

Ces informations portent autant sur les pratiques que sur les outils, mais le Saint-Graal est un outil qui soutient les bonnes pratiques. Nous avons découvert que tout comme en savoir plus sur les styles de travail individuels permet aux utilisateurs de se sentir plus à l'aise et connectés, des directives spécifiques permettent d'éliminer certaines incertitudes.

81 %
La plupart des travailleurs sont au moins légèrement intéressés par des directives claires de leur entreprise sur la façon, le moment et la raison d'utiliser leur outil de chat.

Voici 5 directives pour vous aider à démarrer, tirées directement du Playbook de notre équipe :

Horloge

Il incombe à chacun de gérer (et de communiquer) ses limites

Vos collègues devraient se sentir libres de vous envoyer un message. Prenez les mesures nécessaires pour communiquer votre indisponibilité ou votre absence.

Pizza

Les interactions non professionnelles rendent l'équipe plus forte et plus efficace

Quand les gens connaissent les gens avec qui ils travaillent, ils travaillent mieux ensemble.

Cadenas déverrouillé

Éliminez l'ambiguïté par l'ouverture

Avoir plus de détails sur ce que vous faites met vos collègues à l'aise. Faites savoir aux membres de votre équipe que vous travaillez à la maison, à l'extérieur du bureau ou que vous vous concentrez sur un travail en profondeur.

Klaxon à air

Reconnaissez et embrassez la diversité dans les styles de communication

Lorsque les styles de travail et les préférences de chat de tout un chacun sont connus, tous les membres de l'équipe en bénéficient. Cela permet de clarifier les attentes et la disponibilité.

Objectif

Expliquez clairement l'objectif visé par chacun de vos outils de communication

Il y a de fortes chances que vous utilisiez 4 ou 5 outils pour communiquer avec vos collègues. Soyez clair sur la plate-forme à utiliser dans des situations spécifiques. Cela vous permet de vous assurer que vos discussions seront plus intentionnelles et axées sur le sujet souhaité.

Communication

… ou optez pour une plate-forme de communication connectée

Pour vraiment faire avancer la productivité de votre équipe, songez à une plate-forme intégrée à tous les outils que vous utilisez tous les jours. Ces derniers ont des fonctionnalités intégrées qui vont au-delà de la messagerie pour que vous puissiez en faire plus en équipe.

N'oubliez pas que la mise en œuvre de nouvelles pratiques exige, eh bien, de la pratique. Adoptez un état d'esprit de croissance, expérimentez et essayez de nouvelles choses. Engagez-vous avec les membres de votre équipe et discutez ouvertement des styles de travail et de communication. Avec le bon outil, des pratiques cohérentes et fiables, les équipes colocalisées et distribuées peuvent bénéficier des promesses de la communication en milieu professionnel moderne.

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De nouvelles pratiques demandent de la pratique

Avec le bon outil et des pratiques cohérentes et fiables,

les équipes regroupées comme distribuées peuvent bénéficier des promesses de la communication en milieu de travail moderne.

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