Честный разговор о командном чате

Внутренний взгляд на текущую ситуацию в общении между сотрудниками

Честный разговор

Потребность в командном чате растет, но могут возникнуть неожиданные проблемы. В этом руководстве по командному чату рассказывается, на что следует обратить внимание.

Вы наверняка уже слышали об этом. Групповой чат. Платформа для обмена сообщениями. Средство для общения в команде. Пространство для совместной работы. Независимо от названия, у этих вещей одна цель: обеспечить совместную работу в режиме реального времени.

Групповой чат

Пока командный чат (назовем его так) становится незаменимым для одних, другие сомневаются в его эффективности. Действительно ли он помогает увеличить продуктивность или только снижает ее?

Чтобы добраться до сути, мы опросили почти 1300 человек, использующих командный чат, чтобы понять, как он на самом деле влияет на продуктивность на рабочем месте.

Результаты опроса дали нам некоторое понимание и, к нашей радости, обнадеживающие ответы.

В дополнение к опросу мы провели серию неформальных интервью с самыми разными сотрудниками, занимающими различные позиции в разных компаниях и имеющими разный опыт работы.

Что нужно знать

Не загоняйте командный чат в угол: он незаметно меняет подход к работе

Современные сотрудники компаний более разнообразны и склонны к цифровизации, чем когда либо, и все меньше и меньше придерживаются графика с 9 до 5, оставляя отметки о приходе на работу и уходе с нее в прошлом. Сегодня гибкое общение жизненно важно для продуктивности, обмена знаниями и достижения согласия. Инструменты командного чата делают возможным такое общение в режиме реального времени.

42 %

компаний
пользуются преимуществами инструментов для совместной работы


с перспективой расширения в будущем. 1

Рабочее место меняется — мы чаще работаем вместе

Ранее

Закрытые системы

Старые инструменты коммуникации, такие как факс, телефон и даже электронная почта, имеют ограниченные возможности. Они хорошо обеспечивают индивидуальную продуктивность, но плохо вписываются в контекст совместной работы.

Факс, телефон, эл. почта
Сейчас

Открытые платформы коммуникации

Сегодня коммуникация выглядит совсем иначе. Общение и совместная работа в режиме реального времени предоставляют множество точек соприкосновения для локальных и распределенных команд.

Открытое взаимодействие

Этот график работы остался в прошлом

с 9 до 5

Отметки о приходе на работу и уходе с нее больше не актуальны.

Почему стоит задуматься о командном чате?

Это то, с помощью чего сегодня команды вместе продвигают свою работу

Сотрудники, использующие командный чат, находят этот инструмент необходимым для того, чтобы обеспечивать прогресс, обмениваться информацией и оставаться на связи с другими участниками команды.

Последствия использования чата

Использование чата приводит к тому, что работники чувствуют себя

более объединенными

более эффективными

более продуктивными

Опубликовать в Twitter

Работники, использующие командный чат

Считают командный чат необходимым для достижения результатов, обмена информацией и нахождения на связи с коллегами.

Но у всего есть недостатки

У командных чатов есть свои проблемы (и это не те, о которых вы подумали!)

Многие организации обеспокоены тем, что командные чаты будут использоваться в нерабочих целях и приведут к потере производительности. Мы выяснили, что они могут стать причиной переутомления вероятнее, чем что-либо другое.

Постоянная доступность

40 % людей говорят, что использование чата на работе значительно увеличило ожидание коллег относительно их постоянной доступности

Ожидание немедленности

42 % людей «постоянно» проверяют чат, а 78 % чувствуют необходимость всегда быть онлайн

Чат всегда включен

Что касается сообщений, полученных в нерабочее время, то 6 из 10 пользователей чата (60 %) ответят на них

Перегруженность

77 % людей получают сообщения в чате как минимум несколько раз в час

Слишком много инструментов

Для общения с коллегами сотрудники используют в среднем 4,5 цифровых инструмента. Люди сообщили, что им не хватает сведений о том, какие инструменты использовать в различных ситуациях.

Переутомление реально

Чувствуют крайнюю необходимость быть всегда доступными

Чувствуют умеренную необходимость быть всегда доступными

Говорят, что постоянно проверяют чат

Ответят на сообщения в нерабочее время

Получают сообщения несколько раз в час

Опубликовать в Twitter
Звонки Сигналы Звуки

Звонки, сигналы, звуки, вибрация, всплывающие уведомления, световые индикаторы.

Мы чувствуем необходимость ответить, быть всегда на связи. И мы ждем от других того же.

Ничего себе! И что же делать командам?

Движение к постоянной доступности на рабочем месте: отправка сигналов и определение границ

Оказывается, шум по мнению одного человека может быть зоной комфорта другого. Удаленные работники сказали, что звонки и сигналы стали прекрасной заменой отсутствующей суеты на рабочих местах.

Это был момент «Эврика!»

Eureka!Мы поняли, что люди на самом деле хотят получить от коммуникации на рабочем месте объединенность, которая увеличит возможность придерживаться собственного подхода к работе.

Опрос показал, что специалисты, чьи коллеги знают об их предпочтениях в работе чувствуют себя более связанными, продуктивными и максимально вовлеченными. Еще 39 % сказали, что в обычные дни они выполняют больше работы, если их стиль работы известен. А 20 % опрошенных испытывают меньше стресса и беспокойства, если пропустят сообщение.

Становится ясно, что решение проблемы такого коммуникативного шума связано с чем-то большим, чем обычно обсуждаемые вопросы.

Люди хотят иметь возможность свободно сообщать коллегам, как взаимодействовать с ними, и им нужны инструменты, которые позволили бы отправлять четкие сигналы и устанавливать границы.

Результаты опроса

Пользователи, коллеги которых знают свой стиль общения:

54 
%

Чувствуют себя более связанными со своими коллегами

51 %

Чувствуют себя более продуктивными

41 %

Чувствуют себя максимально вовлеченными

Опубликовать в Twitter
Лица
Интенсивная кoммуникациoя
о том, как мы работаем, приводит к
лучшей вoвлеченности
Создание собственной корпоративной культуры

Ваше руководство по созданию более комфортного и спокойного рабочего места

Эти идеи касаются как рекомендаций, так и инструментов, но Святой Грааль — это инструмент, который поддерживает лучшие рекомендации. Мы обнаружили, что так же, как знание стилей работы отдельных людей позволяет пользователям чувствовать себя комфортнее, с большей вовлеченностью, конкретные рекомендации могут устранить другие моменты неопределенности.

81 %
Большинство работников хотя бы частично заинтересованы в получении от компании четких указаний: как, когда и с какой целью использовать инструмент для чата.

Для начала — 5 рекомендаций прямо из Playbook нашей команды.

Часы

Каждый человек должен управлять своими границами и коммуникацией.

Ваши коллеги должны иметь возможность свободно отправить вам сообщение. Примите необходимые меры, чтобы сообщить, что вы недоступны или отсутствуете на рабочем месте.

пицца

Взаимодействие в нерабочее время делает команду более сильной и эффективной

Когда люди знают своих коллег, они лучше работают с ними вместе.

не заблокировано

Устраните двусмысленность за счет открытости

Более подробная информация о том, что вы делаете, облегчает работу коллег. Сообщите товарищам по команде, что вы работаете дома, вне офиса или сосредоточены на серьезной работе.

гудок

Признайте и примите разнообразие в стилях общения

Все участники команды выигрывают, когда известны индивидуальные рабочие стили и предпочтения в использовании чата. Это помогает скорректировать ожидания и доступность.

Цель

Четко определите назначение каждого инструмента коммуникации

Скорее всего, вы используете 4–5 инструментов для общения с коллегами. Четко определите, какую платформу в какой ситуации нужно использовать. Это поможет гарантировать, что ваши обсуждения будут более преднамеренными и соответствующими теме.

Коммуникация

... или выберите интегрированную платформу для коммуникации

Чтобы по-настоящему повлиять на производительность команды, рассмотрите платформу, интегрированную со всеми инструментами, которые вы используете каждый день. Такие платформы имеют более широкий встроенный функционал, нежели просто обмен сообщениями, и позволяют добиться большего.

Помните, что внедрение новых практик, как ни странно, требует практики. Примите установку на развитие, экспериментируйте и пробуйте новое. Взаимодействуйте с товарищами по команде и открыто беседуйте о стилях работы и общения. При использовании правильного инструмента, а также стабильных и надежных методик распределенные и нераспределенные команды могут увидеть перспективы современного взаимодействия на рабочем месте.

Поделиться
Новые практики требуют практики

При использовании правильного инструмента, а также стабильных и надежных методик

распределенные и нераспределенные команды могут увидеть перспективы современного взаимодействия на рабочем месте.

Вовлеченность в чат

Выбор размера и степени свободы: как один генеральный директор создал культуру баланса

Рекомендации касательно признаков

4 крутые женщины,
которые продвинули вперед культуру общения на рабочих местах

Чат для тимбилдинга

Что говорят о корпоративной культуре 30 лет исследований Стэнфорда