Atlassian 的企业资产管理指南
Before you start, this guide covers:
The scope of enterprise asset management (EAM): Why managing the full lifecycle of physical and operational assets is critical for business teams.
Strategic visibility: How connecting asset, inventory, and contract context reduces operational risk for functions like facilities and procurement.
Building a business CMDB: How to use Assets and object schema templates to create a relational database for non-IT resources.
Operational trust: Using Assets Data Manager to reconcile fragmented data from ERPs and spreadsheets into a single source of truth.
Practical walkthrough: A step-by-step example of managing business requests with full operational visibility and automation.
Service Collection products referenced: Jira Service Management, Assets, Customer Service Management, Rovo
Reading time: 9 minutes
借助更清晰的资产与服务上下文开展业务运营
设施、采购、财务运营、工作场所、研发和供应商管理等业务团队依赖企业资产管理 (EAM) 提供的准确信息来维持日常运营。它们需要了解存在哪些资产、它们位于何处、谁是相关负责人、受哪些合同约束，以及哪些服务或人员依赖它们。
当这些信息分散在电子表格、电子邮件、采购系统和共享驱动器中时，团队会浪费时间去追查细节，并在上下文不完整的情况下做出决策。
业务团队的资产与服务管理可将这些信息汇集在一起，以使执行请求、审批、生命周期任务和报告时具有更高的可见性，同时减少手动工作。
This approach, often called asset operations management (AOM), helps business teams answer questions such as: what do we own, where is it, who is responsible, what agreement covers it, and what is the impact if this asset has issues?
什么是企业资产管理？
企业资产管理 (EAM) 是指利用有关物理资产、库存、供应商、合同、设施及其支持的服务的可靠数据，来管理运营服务工作流的实践。设施、采购、法律、财务、合规等业务团队以及其他服务团队使用 EAM 对其管理的对象和资产进行生命周期管理。
EAM 与资产运营管理 (AOM) 密切相关：EAM 提供结构与生命周期数据，而 AOM 则利用该共享上下文来连接运营、维护与服务工作流，从而改善资产性能和成果。
它汇集了多项相关功能：
资产管理：在整个生命周期内跟踪办公设备、家具、共享设备、工牌、库存用品及其他企业自有资源等物品。
库存管理：保持对库存水平、可用性、补货需求以及跨地点物品迁移的可见性。
合同与供应商管理：跟踪供应商和协议、识别未经许可的软件、责权归属、支出相关详情以及各种义务。
服务管理工作流：使用该数据来支持请求、审批、事务解决、维护、加入、审计和报告。
Service Collection Assets 提供用于存储和关联这些信息的结构。对象架构模板可以帮助团队更快地上手，而 Assets 数据管理器则有助于将来自多个系统的信息进行整合与核对，从而形成更可靠的运营记录。
为什么资产管理对企业或业务团队很重要
碎片化数据是现代企业的一项负担。当资产信息存在于孤立的电子表格和往来电子邮件中时，业务团队会面临更高的运营风险和不必要的开销。或者，当设施、采购与运营团队缺乏统一的事实来源时，它们不但无法跟踪物品，还会丧失高效扩展的能力。业务团队需要：
财务控制：核对采购、库存与使用数据，以减少浪费、重复支出和未充分利用的资源。
运营连续性：跟踪资产、维护、供应商和合同，以防出现停机期间并加快服务交付。
审计就绪与降低风险：维护可靠的审计跟踪，并主动识别即将到期的协议、不受支持的设备以及合规性差距。
数据驱动式生命周期管理：将资产连接到服务工作流，并使用实时数据自动处理请求、改进决策，以及从被动修复转变为预测性维护。
Service Collection 如何支持企业资产生命周期工作流
Service Collection 可帮助企业业务团队将运营工作与重要的底层资产、合同和库存记录串联起来。这意味着请求和审批可以在包含正确上下文的情况下进行，而不是依赖于往来电子邮件或团队内部知识。
使用 Assets 构建基础
Assets 可让业务团队为需要管理的事物创建关系型数据库，并充当您的 CMDB，用以存储配置记录及其关系。其中可能包括位置、房间、设备、家具、库存物品、供应商、合同、员工、成本中心和服务提供商。
这些对象也可以通过关系进行连接。例如，医疗设备可以关联到位置、支持供应商、维护合同和业务负责人。库存项目可以关联到储藏室、供应商、重新订购阈值和内部服务请求类型。
Best practice: start with one operational domain that creates frequent requests or reporting needs, such as facilities equipment, inventory stock, or supplier contracts. Then expand as teams build confidence in the model.
使用模板快速上手
模板可帮助团队避免从空白页面开始。虽然很多组织会从以 IT 为中心的模板开始，但同样的方法也会应用于业务用例：尽可能使用预构建的对象架构结构，然后定制对象类型、属性和关系，以匹配团队的实际工作流。
在业务运营中，常见的对象类别通常包括：
设施和工作场所资产
库存和库存物品
供应商和供货商
合同和续订
人员、团队和位置
汽车零部件、电信组件、摄像头、安防设备等
这为团队提供了一个实用的起点，而无需在前期对模型进行过度设计。
使用 Assets 数据管理器提升运营数据可信度
业务资产数据通常来自多个地方：ERP 导出数据、电子表格、采购系统、供应商报告、办公工具和共享文档。那些系统并不总是一致。
Assets 数据管理器可帮助团队在将这些信息用于运营之前，对其进行整合、清理和核对。当多个部门维护相同的资产、库存或协议的重叠记录时，此功能尤其有用。
借助 Assets 数据管理器，团队可以：
汇集来自多个运营系统的记录
识别重复或不一致的记录
规范化命名和属性值
标记缺失的责权归属或生命周期详细信息
提高对下游工作流和报告的信心
将请求、审批和事务连接到业务资产
Jira Service Management 允许团队将请求和事务直接连接到资产对象。这意味着员工可以直接在请求中引用房间、打印机、工牌、库存物品、合同或供应商，而支持人员则可立即在正确的上下文中开展工作。
例如，负责处理维护请求的设施协调员可以查看房间、建筑物、已安装的设备、供应商和维护协议。负责审查采购请求的采购分析师可以查看类似项目是否已有库存，或者是否受现有供应商协议的约束。
支持服务感知型业务运营
很多业务资产能支持各项服务，而不仅仅是部门。会议室能支持工作场所运营。徽章系统能支持访问管理。供应商合同能支持采购连续性。库存支持订单履行。
通过将资产和运营记录与它们所支持的服务相关联，团队可以更清楚地了解当出现问题、余量不足、过期或需要审批时所产生的影响。这有助于进行优先级排序、上报和利益相关者沟通。
自动完成日常生命周期工作
自动化可以减少手动工作量，并帮助业务团队及时更新记录。团队可以使用自动化来更新权责归属、通知利益相关者、创建后续任务，或根据选定的资产、位置、库存物品或合同来分配工作。
常见示例包括：
当库存低于阈值时创建补货请求
当合同临近续签时提醒负责人
根据所选建筑物或房间分配设施请求
在请求获批或完成时更新资产状态
为即将到期的保修、租赁或供应商协议触发审查任务
演示示例：从业务请求到运营可见性
以下实际示例说明了业务团队的资产与服务管理如何跨设施、采购、库存与合同工作流开展工作。
场景
一家不断发展的公司在多个地点管理办公设备、库存用品、供应商合同和设施请求。如今，库存会通过电子表格进行跟踪，供应商详细信息保存在电子邮件中，设施团队则依赖共享收件箱。员工经常提交重复的采购请求，因为他们无法看到已有的可用资源。
第 1 步：对运营资产建模
运营团队为位置、房间、设备、库存物品、供应商、合同和员工创建了一个资产架构。它们定义了各种关键属性，例如资产状态、位置、重新订购阈值、合同开始与结束日期、供应商负责人和服务类别。
它们还链接相关对象，例如：
从库存物品到存储位置
从设备到房间或楼层
从供应商到合同
从合同到涵盖的资产或服务
从员工到分配的设备或访问项目
第 2 步：整合源数据
该团队使用 Assets 数据管理器从采购导出数据、库存电子表格、工作场所系统和供应商跟踪器中拉取信息。在将数据发布到工作模型之前，会核对重复的供应商名称、标记缺失的地点，并清理过时的合同记录。
Outcome: the team now works from cleaner, more consistent records rather than piecing together answers across multiple spreadsheets and inboxes.
第 3 步：将模型连接到服务工作流
该团队在 Jira Service Management 中将 Assets 字段添加到请求类型。员工现在可以提交有关设施问题、库存补货、采购需求或合同问题的请求，并附上相关的资产或项目。
例如：
设施请求会链接到房间和已安装设备
采购请求会链接到供应商或目录物品
库存请求会链接到库存物品和存储位置
合同审查请求会链接到有效的协议和供应商
第 4 步：使用自动化减少手动工作量
当库存物品的库存低于其阈值时，自动化功能会创建一个补货任务。当合同距离续约还有 60 天时，自动化功能会为采购负责人创建一个审查事务。提交针对特定办公室的设施请求时，自动化功能会将其路由至相应的区域团队。
第 5 步：改善报告和决策
由于资产、合同和请求相互关联，业务团队可以更有效地报告其拥有的内容、正在使用的内容、需要续订的内容以及运营瓶颈所在。领导者能获得更高的可见性，而无须每月要求团队手动重写报告。
该可见性还可以实现一次性续签同一供应商的所有合同，从而减少续签流失，并有可能通过提供对所有合同的可见性来降低成本。
实际应用情况
阶段 | 团队的工作内容 | 运营价值 |
对业务资产建模 | 为位置、库存、供应商、合同和设备创建对象 | 构建共享的运营记录 |
提高数据质量 | 使用 Assets 数据管理器核对来自多个来源的记录 | 提升对团队日常所用数据的信任度 |
关联到请求 | 将业务资产直接关联到 Jira Service Management 工作流 | 为支持人员和协调员提供即时上下文 |
自动完成生命周期工作 | 自动触发续订、补货、路由和更新 | 减少手动工作量和遗漏的步骤 |
充满信心地部署 | 跟踪资产使用情况、合同时间、库存健康状况和请求模式 | 支持更好的规划和业务决策 |
如何着手实施
如果您正在为某一业务职能构建此功能，分阶段推出通常效果最好。
从一个处理量大的运营工作流开始，例如设施请求、库存补货或合同续签跟踪。
定义支持该工作流所需的对象、属性和关系的最小有用集合。
在大范围扩展之前，使用 Assets 数据管理器清理和核对源记录。
将 Assets 上下文直接添加到团队已在其中开展工作的请求与审批流中。
使用自动化处理提醒、路由、补货和生命周期更新。
逐步扩展到相邻领域，例如供应商、地点和服务关联报告。
Good first milestone: make it easy for a coordinator or approver to answer what item or agreement is involved, where it is, who owns it, what state it is in, and what should happen next.
客户聚焦：Atlassian Williams F1 车队
我们确实将 [Assets] 视作一种手段，实现对核心关注对象全生命周期的完整可视管控”
Richard Sworder，Atlassian Williams F1 车队产品权责归属主管
常见问题
什么是企业资产管理 (EAM)？
企业资产管理 (EAM) 是指管理组织实体资产的整个生命周期的实践，其中涵盖从采购、维护到处置等事宜。它可帮助设施和运营等业务团队最大化资产效能、降低运营成本，并确保整个企业的安全与合规。
企业资产管理 (EAM) 与 IT 资产管理 (ITAM) 之间有什么区别？
虽然 ITAM（IT 资产管理）专门侧重于笔记本电脑、软件许可证和服务器等技术资产，但企业资产管理 EAM 的范围更广泛。EAM 涵盖所有业务关键型物理资产（包括设施设备、车队车辆、办公家具和工业机械），从而确保非 IT 部门的运营连续性。
CMDB 如何支持业务团队？
CMDB（配置管理数据库）通过映射资产与其提供的服务之间的关系，来为业务团队提供支持。与扁平的列表不同，CMDB 会显示依赖关系（例如，哪份供应商合同涵盖了某一特定设备），以便团队能更快地评估问题所产生的影响。
什么是资产运营管理 (AOM)？
资产运营管理 (AOM) 是一种通过共享数据将维护、可靠性及运营团队连接起来的战略框架。通过整合这些职能，AOM 可让组织摆脱被动的“故障后维修”模式，转向主动、数据驱动式战略，从而提高资产正常运行时间和整体业务生产力。