Szablon zarządzania zadaniami

Typ projektu może mieć wpływ na używane kategorie. Zespoły korzystające z przepływów pracy Agile mogą tworzyć kategorie dla określonych typów prac, takich jak projektowanie, programowanie, testowanie i administracja. Mogą one również obejmować spotkania i standardową komunikację. Oparte na współpracy podejście do definiowania kategorii zadań gwarantuje uwzględnienie wszystkich obszarów prac. Ponadto kategorie zadań z ukończonych projektów mogą stanowić podstawę dla podobnych projektów w przyszłości.

Uwzględnij jak najwięcej informacji w szablonie. Szczegóły zadania obejmują nazwy, opisy, terminy i inne dane. Zespoły mogą definiować dodatkowe szczegóły w oparciu o swoje indywidualne potrzeby. Przykładowo, jeśli zespół nie może rozpocząć zadania programistycznego, dopóki inny zespół nie ukończy zadania projektowego, powiązanie tych zadań pomoże zidentyfikować, gdzie w projekcie występują opóźnienia.

Określenie, kto jest odpowiedzialny za każde zadanie, umożliwia lepsze zarządzanie zasobami i tworzy zasady rozliczalności. Jasno zdefiniowane zadania pomagają członkom zespołu planować swoją pracę, współpracować ze współtwórcami i zapewniać dokładne aktualizacje statusu. Własność zadań zapobiega również powielaniu lub pomijaniu pracy i umożliwia członkom zespołu śledzenie zależności oraz dodawanie szczegółów dotyczących zadania.

Określ priorytety, aby zespół mógł w pierwszej kolejności skupić się na zadaniach o krytycznym znaczeniu. Wykorzystaj cele, wymagania klienta lub strategię projektu, aby ustalić priorytety zadań na podstawie ich ważności i pilności. Jeśli odbywa się to zespołowo, taka współpraca buduje poczucie celu i wspólną wizję. Umożliwia również członkom odpowiedzialnym za zadania o wysokim priorytecie sygnalizowanie kwestii, które mogą mieć wpływ na te zadania. Sprzyja to bardziej przejrzystej i sprawnej komunikacji w całym projekcie.

Aktualizowanie statusów pozwala menedżerom projektów skupić się na optymalizacji planu i informowaniu interesariuszy, zamiast zajmować się monitowaniem o aktualizacje. Korzystanie z ogólnych kategorii, takich jak Nie rozpoczęto, W toku i Ukończone, ułatwia informowanie członków zespołu. Pomaga to również zespołom dostrzec na wczesnym etapie procesu, kiedy harmonogram projektu jest zagrożony lub gdy zależne zadania są opóźnione. Szybkie zidentyfikowanie tych problemów pozwala zespołowi zająć się nimi bez zbędnej zwłoki.

Nieustannie weryfikuj i ulepszaj szablon zarządzania zadaniami, aby dopasować go do potrzeb projektu. Wcześniejsze sukcesy stanowią dobrą podstawę do ustalenia, co należy zachować, co zmienić, a co wyeliminować. Korekty uwzględniają nowe wymagania, informacje zwrotne i zmieniające się priorytety. Potraktuj szablon zarządzania zadaniami jako dynamicznie zmieniający się dokument, który ma spełniać potrzeby zespołu, zamiast dostosowywać projekt do szablonu.