Шаблон управления заданиями

Тип проекта может влиять на используемые вами категории. Команды, использующие рабочие процессы Agile, могут создавать категории для определенных типов работ, таких как дизайн, разработка, тестирование и администрирование. Сюда также могут входить собрания и стандартные способы взаимодействия. Совместный подход к определению категорий заданий позволит учесть все области работы. Кроме того, категории для завершенных проектов могут стать основой для аналогичных будущих инициатив.

Укажите в шаблоне как можно больше сведений о заданиях, включая имена, описания, сроки и не только. При необходимости команды могут зафиксировать вспомогательную информацию. Например, если одна команда не может приступить к заданию по разработке до тех пор, пока другая не выполнит задачу по дизайну, эти задания стоит связать. Так вам будет проще выявить, на каком этапе проектная работа может замедлиться.

Определите ответственных за каждое задание, чтобы эффективнее управлять ресурсами и обеспечить подотчетность. Четко сформулированные задания помогают участникам команды планировать работу, сотрудничать с коллегами и исправно обновлять статусы. Кроме того, назначение владельцев позволяет исключить ситуации, когда конкретная работа выполняется дважды или упускается из виду, а также дает участникам возможность планировать действия по зависимостям и добавлять сведения о том или ином задании.

Расставьте приоритеты, чтобы команда занялась наиболее важными вопросами в первую очередь. Чтобы ранжировать задания на основе их важности и срочности, изучите цели, требования клиентов или стратегию проекта. Выполнение этой процедуры усилиями всей команды позволяет обеспечить общее видение и понимание цели. Кроме того, с таким подходом участники, отвечающие за высокоприоритетные задания, получают возможность озвучить нюансы, которые могут помешать их выполнению. Это обеспечивает более четкое и своевременное взаимодействие на протяжении всего проекта.

Актуальные статусы позволяют руководителям проектов сосредоточиться на оптимизации плана и информировании заинтересованных сторон вместо того, чтобы тратить время на отслеживание обновлений. Без труда держите участников команды в курсе дел, используя широкие категории, такие как «Не начато», «В работе» и «Завершено». Благодаря этому команды уже на ранних этапах смогут понять, есть ли угрозы для хронологии проекта, а также идет ли работа по зависимым заданиям в соответствии с расписанием. Команда, которая может мгновенно выявить такие проблемы, не собьется с намеченного курса.

Регулярно пересматривайте и улучшайте шаблон управления заданиями в соответствии с потребностями проекта. На примере прошлых успехов можно объективно определить, что следует сохранить, изменить или убрать. При корректировке учитывайте меняющиеся требования, обратную связь и смену приоритетов. Кроме того, рассматривайте шаблон управления заданиями как «живой» документ, который подстраивается под потребности команды, а не подгоняет проект под себя.