Шаблон управления заданиями

Шаблон управления заданиями позволяет упорядочить и упростить управление проектом, давая вам возможность расставить приоритеты и наладить отслеживание всех рабочих аспектов.

Получить Jira Software Free

Область применения

управление проектами

Операции

Основные возможности

Планирование заданий

Расстановка приоритетов

Управление конвейером

Что такое шаблон управления заданиями?

Структурированный документ

Шаблоны управления заданиями позволяют фиксировать информацию в понятной, системной и предсказуемой манере. В таком шаблоне указывается задание, его приоритет, крайний срок выполнения и другая сопутствующая информация, например описание и комментарии. Эти сведения помогают менеджеру заданий в процессе оценки.

Обзор заданий

В шаблоне управления заданиями содержится подробная информация об отдельных заданиях, а также снимок состояния всего проекта, включая сроки выполнения и контекст. Так участники команды могут быстро определить статус задания, не вдаваясь в детали.

Что входит в шаблон управления заданиями?

Список заданий

Команды работают на уровне заданий, добавляя различные сведения, например имена, описания, приоритеты, сроки и назначения. По мере наполнения списка заданий будет формироваться исчерпывающее представление обо всех событиях. Такой подход облегчает обнаружение пробелов и блокеров, а также дает хорошую основу для оценки общей хронологии проекта.

Отслеживание статуса

Такой шаблон позволяет командам разделить задания на категории, например «Не начато», «В работе» и «Завершено». Функция отслеживания заданий отображает процент выполнения, благодаря чему команды могут оценить, какие задачи требуют внимания. Кроме того, точные статусы помогают менеджеру заданий и участникам принимать решения в ситуациях, когда меняются цели или проектная работа отстает от расписания.

Представление в виде доски

С помощью досок Kanban или диаграмм Ганта команды могут планировать и визуализировать работу, а также управлять ею. Разделите задания между столбцами, представляющими собой этапы выполнения. Смоделировав привычный пошаговый процесс, вы обеспечите интуитивный подход к проекту. Кроме того, информация представлена в наглядном и простом для понимания виде, благодаря чему заинтересованные стороны могут быстро увидеть прогресс.

Журнал проблем

Разделяя крупные блоки работы на небольшие части, называемые задачами, вы упростите отслеживание статусов и управление сроками. Дробление работы на задачи помогает выявлять и устранять препятствия, а также решать конфликты и не допускать случаев чрезмерного использования ресурсов. С журналом задач командам проще получать информацию постфактум и обеспечивать непрерывное совершенствование на основе данных.

Начало работы с шаблоном управления заданиями

Определите категории заданий

Тип проекта может влиять на используемые вами категории. Команды, использующие рабочие процессы Agile, могут создавать категории для определенных типов работ, таких как дизайн, разработка, тестирование и администрирование. Сюда также могут входить собрания и стандартные способы взаимодействия. Совместный подход к определению категорий заданий позволит учесть все области работы. Кроме того, категории для завершенных проектов могут стать основой для аналогичных будущих инициатив.

Введите сведения о заданиях

Укажите в шаблоне как можно больше сведений о заданиях, включая имена, описания, сроки и не только. При необходимости команды могут зафиксировать вспомогательную информацию. Например, если одна команда не может приступить к заданию по разработке до тех пор, пока другая не выполнит задачу по дизайну, эти задания стоит связать. Так вам будет проще выявить, на каком этапе проектная работа может замедлиться.

Назначьте обязанности

Определите ответственных за каждое задание, чтобы эффективнее управлять ресурсами и обеспечить подотчетность. Четко сформулированные задания помогают участникам команды планировать работу, сотрудничать с коллегами и исправно обновлять статусы. Кроме того, назначение владельцев позволяет исключить ситуации, когда конкретная работа выполняется дважды или упускается из виду, а также дает участникам возможность планировать действия по зависимостям и добавлять сведения о том или ином задании.

Распределите задания по приоритету

Расставьте приоритеты, чтобы команда занялась наиболее важными вопросами в первую очередь. Чтобы ранжировать задания на основе их важности и срочности, изучите цели, требования клиентов или стратегию проекта. Выполнение этой процедуры усилиями всей команды позволяет обеспечить общее видение и понимание цели. Кроме того, с таким подходом участники, отвечающие за высокоприоритетные задания, получают возможность озвучить нюансы, которые могут помешать их выполнению. Это обеспечивает более четкое и своевременное взаимодействие на протяжении всего проекта.

Регулярно обновляйте статус заданий

Актуальные статусы позволяют руководителям проектов сосредоточиться на оптимизации плана и информировании заинтересованных сторон вместо того, чтобы тратить время на отслеживание обновлений. Без труда держите участников команды в курсе дел, используя широкие категории, такие как «Не начато», «В работе» и «Завершено». Благодаря этому команды уже на ранних этапах смогут понять, есть ли угрозы для хронологии проекта, а также идет ли работа по зависимым заданиям в соответствии с расписанием. Команда, которая может мгновенно выявить такие проблемы, не собьется с намеченного курса.

Оценивайте и корректируйте

Регулярно пересматривайте и улучшайте шаблон управления заданиями в соответствии с потребностями проекта. На примере прошлых успехов можно объективно определить, что следует сохранить, изменить или убрать. При корректировке учитывайте меняющиеся требования, обратную связь и смену приоритетов. Кроме того, рассматривайте шаблон управления заданиями как «живой» документ, который подстраивается под потребности команды, а не подгоняет проект под себя.

Связанные шаблоны

Отслеживание заданий

Организуйте задания для командного или личного проекта.

Отслеживание личных заданий

Легко поддерживайте порядок в личных заданиях.

Управление процессом

Исключите повторение из процессов.

Готовы использовать этот шаблон?