Modello di gestione dei task

Il tipo di progetto può influire sulle categorie che utilizzi. I team che utilizzano flussi di lavoro Agile possono creare categorie per tipi specifici di lavoro, come progettazione, sviluppo, test e amministrazione. Possono includere anche riunioni e comunicazioni standard. Un approccio collaborativo alla definizione delle categorie dei task ti permette di considerare tutte le aree di lavoro. Inoltre, le categorie dei task per i progetti completati possono essere utili per gestire progetti simili in futuro.

Includi quante più informazioni possibili nel modello. I dettagli dei task includono nomi, descrizioni, scadenze e altro. I team possono definire dettagli aggiuntivi in base alle loro specifiche esigenze. Ad esempio, se un team non può avviare un task di sviluppo finché un altro team non completa un task di progettazione, il collegamento di questi task aiuta a identificare i punti in cui potrebbero verificarsi ritardi del progetto.

La definizione del responsabile per ogni task permette di migliorare la gestione delle risorse e di creare responsabilità. I task definiti in modo chiaro aiutano i membri del team a pianificare il proprio lavoro, a lavorare con i collaboratori e a fornire aggiornamenti accurati sullo stato. La responsabilità dei task impedisce, inoltre, la duplicazione o la perdita di lavoro e consente ai membri di effettuare il follow-up in base alle dipendenze e di aggiungere dettagli sul task.

Allinea le priorità in modo che il team possa concentrarsi prima sui task critici. Usa gli obiettivi, i requisiti dei clienti o la strategia del progetto per definire le priorità dei task in base alla loro importanza e urgenza. Se viene svolta come team, questa collaborazione crea un senso di obiettivo e visione comune. Inoltre, consente ai membri che hanno la responsabilità di task ad alta priorità di segnalare problemi che possono influire su tali task. Promuove una comunicazione più chiara e tempestiva nell'ambito dell'intero progetto.

Mantenere aggiornati gli stati consente ai project manager di concentrarsi sull'ottimizzazione del piano e sulle comunicazioni agli stakeholder invece di occuparsi degli aggiornamenti. L'utilizzo di categorie ampie, come Non avviati, In corso e Completati, permette di tenere facilmente informati i membri del team. Inoltre, aiuta i team ad avere visibilità in una fase tempestiva del processo, quando la timeline del progetto è a rischio o se si verificano ritardi nei task dei dipendenti. Comprendere subito questi problemi consente al team di risolverli e di rispettare la tabella di marcia.

Rivedi e migliora continuamente il modello di gestione dei task per adattarlo alle esigenze del progetto. I risultati positivi ottenuti in passato costituiscono un buon punto di partenza per decidere cosa conservare, modificare ed eliminare. Le modifiche tengono conto dell'evoluzione dei requisiti, del feedback e del cambiamento delle priorità. Considera il modello di gestione dei task come un documento dinamico che consente di soddisfare le esigenze del team, invece di adattare il progetto al modello.