Plantilla de gestión de tareas

El tipo de proyecto puede influir en las categorías que utilizas. Los equipos que usan flujos de trabajo ágiles pueden crear categorías para tipos de trabajos específicos, como diseño, desarrollo, pruebas y administración. Esto también puede incluir reuniones y comunicaciones estándar. Si defines las categorías de tareas con un concepto colaborativo, tendrás en cuenta todas las áreas de trabajo. Además, las categorías de tareas de los proyectos finalizados pueden servir de base para proyectos futuros similares.

Incluye toda la información posible en la plantilla. Los detalles de las tareas incluyen nombres, descripciones, plazos y otros datos. Los equipos pueden definir detalles adicionales en función de sus necesidades concretas. Por ejemplo, si un equipo no puede iniciar una tarea de desarrollo hasta que otro equipo complete una tarea de diseño, vincular estas tareas servirá para identificar los puntos en los que el proyecto puede retrasarse.

Definir quién es el responsable de cada tarea permite gestionar mejor los recursos y crea responsabilidad. Unas tareas claramente definidas ayudan a los miembros del equipo a planificar su trabajo, colaborar con otras personas que han hecho contribuciones y proporcionar actualizaciones de estado precisas. La propiedad de las tareas también evita que se dupliquen o pierdan trabajos y permite a los miembros hacer un seguimiento de las dependencias y añadir detalles sobre la tarea.

Establece prioridades para que el equipo pueda centrarse primero en las tareas críticas. Usa los objetivos, los requisitos de los clientes o la estrategia del proyecto para priorizar las tareas en función de su importancia y urgencia. Cuando se hace en equipo, esta colaboración crea un propósito y una visión común. También permite a los miembros que son responsables de tareas de alta prioridad generar incidencias que puedan afectar a esas tareas. Además, promueve una comunicación más clara y oportuna a lo largo de todo el proyecto.

Mantener los estados actualizados permite a los gestores de proyectos centrarse en optimizar el plan y poner al día a las partes interesadas en lugar de buscar actualizaciones. Con categorías amplias, como No empezada, En curso y Completada, es más sencillo mantener informados a los miembros del equipo. También permite que los equipos vean al principio del proceso cuándo el cronograma del proyecto está en peligro o si hay retrasos en las tareas dependientes. Ver estas incidencias de inmediato permite al equipo abordarlas y mantenerse en el buen camino.

Revisa y mejora continuamente la plantilla de gestión de tareas para adaptarla a las necesidades del proyecto. Lo que ha funcionado antes es una buena base para saber qué debe conservarse, cambiarse y eliminarse. Los ajustes se adaptan a las modificaciones en los requisitos, a los comentarios y a los cambios de prioridades. Usa la plantilla de gestión de tareas como documento "vivo" para satisfacer las necesidades del equipo, en lugar de ajustar el proyecto a la plantilla.