Template de gerenciamento de tarefas

O tipo de projeto pode influenciar as categorias que você usa. As equipes que usam fluxos de trabalho ágeis podem criar categorias para tipos de trabalho específicos, como design, desenvolvimento, teste e administração. Reuniões e avisos padrão também podem ser incluídos. As abordagens colaborativas para definir categorias de tarefas garantem que todas as áreas de trabalho sejam consideradas. Além disso, as categorias de tarefas para projetos concluídos podem proporcionar a base para projetos parecidos no futuro.

Inclua o máximo de informações possível no template. As informações da tarefa incluem nomes, descrições, prazos e muito mais. As equipes podem definir informações adicionais conforme suas necessidades individuais. Por exemplo, se a equipe não puder começar uma tarefa de desenvolvimento até que outra equipe conclua uma tarefa de design, vincular essas tarefas ajuda a identificar onde o projeto pode estar atrasado.

Definir quem está responsável por cada tarefa oferece melhor gerenciamento de recursos e gera comprometimento. As tarefas que são definidas com clareza ajudam os membros da equipe a planejar o trabalho, cooperar com colaboradores e oferecem atualizações de status precisas. A propriedade das tarefas também evita que os trabalhos sejam duplicados ou perdidos e permitem que os membros acompanhem as dependências e adicionem informações sobre a tarefa.

Alinhe as prioridades para que a equipe possa se concentrar nas tarefas críticas primeiro. Use metas, requisitos de clientes ou a estratégia do projeto para priorizar as tarefas conforme a importância e a urgência. Quando feita em equipe, a colaboração gera senso de propósito e visão comum. Ela também permite que os membros responsáveis por tarefas de alta prioridade criem itens que possam afetar essas tarefas. Ela promove uma comunicação mais clara e oportuna em todo o projeto.

Manter os status atualizados permite que os gerentes de projeto se concentrem em otimizar o plano e atualizar as partes interessadas em vez de ir atrás das atualizações. O uso de categorias abrangentes, como Não iniciado, Em andamento e Concluído, permite que os membros da equipe se mantenham informados, além de ajudar a identificar, logo no início, quando o cronograma do projeto está em risco ou se as tarefas estão atrasadas. Entender esses aspectos logo de cara permite que a equipe resolva os itens e permaneça no caminho certo.

Continue revisando e melhorando o template do gerenciador de tarefas para atender às necessidades do projeto. Os sucessos anteriores oferecem uma boa base sobre o que manter, alterar e excluir. Os ajustes acomodam as alterações dos requisitos, o feedback e as alterações de prioridades. Pense no template de gerenciamento de tarefas como um documento dinâmico que atende às necessidades da equipe, em vez de adequar o projeto ao template.