Sjabloon voor taakbeheer

Het soort project kan van invloed zijn op de categorieën die je gebruikt. Teams die Agile workflows gebruiken, kunnen categorieën aanmaken voor specifieke soorten werk, zoals ontwerp, ontwikkeling, testen en administratie. Dit kunnen ook vergaderingen en standaardcommunicatie omvatten. Een gezamenlijke aanpak om taakcategorieën te definiëren zorgt ervoor dat je rekening houdt met alle werkgebieden. Daarnaast kunnen taakcategorieën voor voltooide projecten de basis vormen voor soortgelijke toekomstige projecten.

Vermeld zoveel mogelijk informatie in de sjabloon. De taakgegevens omvatten namen, omschrijvingen, deadlines en meer. Teams kunnen aanvullende gegevens definiëren op basis van hun individuele behoeften. Als het team bijvoorbeeld niet met een ontwikkelingstaak kan beginnen voordat een ander team een ontwerpopdracht heeft voltooid, kan men door het koppelen van deze taken beter vaststellen waar het project mogelijk vertraging oploopt.

Definiëren wie verantwoordelijk is voor elke taak zorgt voor een beter beheer van de middelen en creëert verantwoording. Met duidelijk gedefinieerde taken kunnen teamleden hun werk plannen, samenwerken met bijdragers en nauwkeurige statusupdates geven. Eigenaarschap van taken voorkomt ook dubbel of gemist werk en stelt leden in staat om afhankelijkheden op te volgen en informatie over de taak toe te voegen.

Stem prioriteiten op elkaar af zodat het team zich eerst kan concentreren op kritieke taken. Gebruik doelen, klantvereisten of de projectstrategie om taken te prioriteren op basis van hun belang en urgentie. Als deze samenwerking in teamverband wordt gedaan, ontstaat er een gevoel van doelgerichtheid en een gemeenschappelijke visie. Deze stelt leden die verantwoordelijk zijn voor taken met hoge prioriteit ook in staat om issues aan de orde te stellen die van invloed kunnen zijn op die taken. Het bevordert duidelijkere, meer tijdige communicatie gedurende het hele project.

Door de statussen up-to-date te houden, kunnen projectbeheerders zich concentreren op het optimaliseren van het plan en het op de hoogte houden van belanghebbenden in plaats van op zoek te gaan naar updates. Door gebruik te maken van brede categorieën, zoals Niet gestart, In voortgang en Voltooid, is het eenvoudig om teamleden op de hoogte te houden. Ook kunnen teams hiermee in een vroeg stadium van het proces zien wanneer de tijdlijn van het project in gevaar is, of indien afhankelijke taken vertraging oplopen. Als het team deze issues meteen begrijpt, kunnen deze meteen worden aangepast en blijft het project op schema.

Evalueer en verbeter de sjabloon voor taakbeheer voortdurend om aan de behoeften van het project te voldoen. Successen uit het verleden vormen een goede basis voor wat je moet behouden, veranderen en elimineren. Aanpassingen zijn geschikt voor veranderende vereisten, feedback en veranderende prioriteiten. Beschouw de sjabloon voor taakbeheer als een levend document dat voldoet aan de behoeften van het team, in plaats van het project aan te passen aan de sjabloon.