Datasite がアトラシアンとともに 5 か月間で 50 万ドル以上の生産性向上を実現し、製品開発を変革した方法

課題: 世界的な SaaS プロバイダーである Datasite のチームは、M&A、投資、戦略的プロジェクト向けに AI を活用したワークフロー コラボレーションおよび自動化のソリューションを提供しており、効率性の向上、コンプライアンスの強化、断片的な計画から動的でリアルタイムな計画の移行の必要性に迫られていました。ゴールが多すぎ、信頼できる唯一の情報源もないため、チームは最も意義のある作業に十分な時間をとることも集中して進めることもできず、経営陣は進捗とパフォーマンスを追跡する可視性を備えていませんでした。

解決策: Datasite は、アトラシアンの Strategy Collection と Teamwork Collection を導入し、Jira Product Discovery と Jira Service Management と連携させることによって統合プラットフォームを構築し、それによってチームを結び付け、より迅速かつスマートに協力して作業できるようにしました。

成果: 同社は静的なレポートとフィーチャーファクトリーの考え方から、成果と変革により重点を置いた新しい働き方にシフトしました。この変革により、数か月ですでに数千時間の節約を実現し、10 倍の投資利益率を達成しています。

ミーティングを減らして成果を増やす: Datasite のアトラシアンによる変革

Datasite について聞いたことがなくても、同社のプラットフォームによる企業の合併・買収の促進については耳にしたことがあるでしょう。2025 年、Datasite は 39,000 件を超えるプロジェクトをサポートし、世界最大規模の取引の上位 5 件のうち 4 件に関与しました。製品オペレーション & イネーブルメント担当 EVP、JR Harrell 氏は次のように述べています。「The Wall Street Journal、The New York Times、Financial Times に掲載される大規模な取引の多くは、弊社のプラットフォーム上で行われています」

以前は、Datasite の戦略と実行は断片化されたツールと静的なドキュメントに分散し、チームはミーティング、検索、レポート作成に多大な時間を費やしており、構築や変革には手を付けられずにいました。Harrell 氏は、この会社に必要なものは単なる別のツールではなく、新しい働き方であることに気づきました。

同社はこの変革を実現するためにアトラシアンを選びました。アトラシアンの Strategy Collection と Teamwork Collection を導入することによって、Datasite は統合プラットフォームを構築し、以下を実現しました。

• 4,000 回以上のミーティングを削減し、最初の 5 か月間で 50 万ドル分を超える時間を節約

• OKR (目標と主な成果) を 216 個から 3 つの全社的目標と 12 の主な成果に合理化

• 時間のかかる静的なレポートを、リアルタイムのセルフサービス ダッシュボードに置き換え

全社で同一のプラットフォーム上で、同一の方法で作業することにより、Datasite ではチームの連携、より優れた成果の達成、顧客との取引をスピードアップできます。

経営陣からの要請による、より連携の取れた生産性の高い働き方への転換の促進

アトラシアンの導入前、Datasite には 200 を超える OKR (目標と主な成果) がありましたが、チームがリアルタイムでそれらのゴールに向けて作業し、追跡するための信頼できる唯一の情報源やコラボレーション ハブがありませんでした。カレンダーが全員の既定の調整ツールとなり、チーム メンバーの予定が 2 つ、3 つと重なることがよくありました。

Chief Product Officer の Doug Cullen 氏 (Harrell 氏の 製品オペレーション & イネーブルメント チームの上司) は、この問題を次のように要約しました。「私には工場現場のビューが必要です。要約でもデッキでもなく、戦略から複数のチーム全体の作業まで、すべてのライブ ビューが必要なのです」

この「現場の視点」の需要が、Datasite 変革の触媒となりました。終わりのないミーティングのサイクルから抜け出し、プロセスとプラットフォームを進化させて、チームが最も重要な作業に時間を使わなければならない時が来ていました。

長年のパートナーから生まれる新しいソリューション

Harrell 氏は、Datasite のアトラシアン プラットフォームを最適化することによって、より動的かつリアルタイムな計画への移行を実現し、実行時のコラボレーション、透明性、効率性の向上をサポートできることに気付きました。

戦略面では、Datasite はアトラシアンの Strategy Collection (Focus、Talent、Align) を展開し、これまで見えていなかった戦略から実行までをリアルタイムで把握できるようにしました。実行面では、アトラシアンの Teamwork Collection にアップグレードして既存の Jira と Confluence インスタンスを接続し、Loom を追加してミーティングの負荷を軽減しました。これらすべてのアプリで Rovo が動作するため、Datasite の従業員は AI のチーム メイトを得て、回答をより迅速に見つけ、意思決定を向上させ、作業を自動化することができるようになりました。

Harrell 氏のチームは、プロセス全体を通じて戦略的ガイダンスと技術サポートを得るために Atlassian アドバイザリ サービスに協力を求めました。「Atlassian アドバイザリ サービスを利用すれば、計画を立てる必要はありません。達成すべき成果を把握していれば十分です。成果と理由を説明できれば、アトラシアンがそのための方法を説明してくれます。アトラシアンの協力により、短期間で驚くほどの進捗を遂げることができました」と Harrell 氏は述べています。

チームがアイデアから成果を実現するための 1 つの統合プラットフォームを構築

Strategy Collection と Teamwork Collection を Datasite の他の Atlassian アプリである Jira Product Discovery と Jira Service Management と連携させることによって、製品ライフサイクル全体を支える統合された System of Work が構築されました。Datasite では、これを「アイデアから成果実現のフレームワーク」と呼んでいます。

Harrell 氏は次のように述べています。「1 つのワークフローで、アイデアからディスカバリー、開発、リリース、監視、測定まで作業を追跡できるようになりました。アトラシアンで、そのフローをエンドツーエンドで追跡できます」

仕組みは次のとおりです。

1. Datasite では、Teamwork Collection と Strategy Collection を使用して、ゴール設定と戦略計画を統合し、コラボレーションしています。

2. アイデアは Jira Service Management と Jira Product Discovery を通じて 1 か所にまとめられ、Rovo エージェントによって新しい取り組みが迅速にトリアージされ、スコア付けされます。

3. 承認されたアイデアは Jira に移動し、その他のアイデアは将来の検討に向けて完全な状況情報と共に Jira Product Discovery バックログに残されます。

4. 各チームは、Teamwork Collection (Jira、Confluence、Loom) を使用して、協力して実行します。デリバリーの管理には Jira、ナレッジの保存には Confluence、セルフサービスとコミュニケーションには Loom と Rovo エージェントを使用します。

5. リーダーは、進捗の追跡にリアルタイム ダッシュボードを活用し、Strategy Collection を使用して実行を戦略と整合させます。

このフレームワークにより、リーダーが求めていた「現場の視点」と、チームがより迅速かつスマートに作業するためのコラボレーションと可視性が実現しました。Cullen 氏は次のように述べています。「これらのツールはすべて、目的に応じた方法で構築されており、その力の効果を増幅させます。当社は非常に忙しい時期に 6 か月で価値を生み出すことができました。これは変革的な意義のあるものになりました」

Loom と Rovo: Datasite の新しいアクセラレータ

Teamwork Collection 内では、従業員が新しい Loom アプリと Rovo を活用しています。立て続けに行われるミーティングを短い Loom 動画に置き換え、アプリの AI ノートテイカーによってその他のミーティングの効率もアップしています。

たとえば、Datasite では、アトラシアンのプラットフォームにより、大規模な月次ビジネス レビュー ミーティングをより小規模で焦点を絞った話し合いへと変えました。「125 人で 2 時間かかっていた月次ビジネス レビューは、アトラシアンのフレームワークで通知された 15 人のミーティングになり、それ以外の全員には Loom による短い要約が送信されます。これによって 90% の削減が実現し、時間とコストの大幅な節約になります」と Harrell 氏 は述べています。「この要約は組織のナレッジの一部にもなるため、他のメンバーは Rovo にそのミーティングの内容を問い合わせたり、特定の情報を検索したりできます」

Datasite の経営陣は、Rovo を利用すれば、「今四半期のチャーンに影響を与えているイニシアチブはどれか」などの質問にも即座に回答してライブ レポートを作成でき、手動でのステータス更新も不要になります。Harrell 氏によると、これは従業員とリーダーの両方にとって大きな変革になったとのことです。「最初、経営陣が Rovo を受け入れるのは難しいと思っていましたが、今ではすっかりそれに頼っています。朝一番には、Rovo との対話からセルフサービスで情報を得て、リアルタイムで状況を確認しています。

「作業に関するレポート」から「作業がレポート」へ

Datasite のチームは、この変革を含め、あらゆる業務において ROI に重点を置いています。最初の数か月だけでも、結果は目覚ましいものでした。

Harrell 氏は次のように述べています。「毎週何時間もかけていた作業に関するレポート作成から、考え方を新たにしました。『作業自体がレポートである』という考え方です。私たちが構築とイノベーションに集中し、システムがリアルタイムで作業のレポートを作成します」

Cullen 氏は、この変革により求めていた可視性が実現され、それ以上の成果が得られたと証言しています。アトラシアンの Strategy and Teamwork Collections と Rovo により、リーダーには明確な「現場の視点」が提供され、チームがコラボレーションするための単一のハブが実現されます。これにより、戦略的な連携、集中力、効率性、可視性が向上し、わずか 4 か月で 4,000 回以上のミーティングと 50 万ドル以上の時間を節約できました」

Harrell 氏によると、これらのプラットフォームの改善は、Datasite の新しい働き方をサポートするだけでなく、より深い文化的変革を推進し、それはお客様にまで届いているとのことです。「アトラシアンを当社の System of Work として活用することで、当社はフィーチャー ファクトリーから成果重視のイノベーターへと変貌を遂げました。それが当社のチーム、お客様、そしてビジネスにとっての変革となりました」

System of Work に革命をもたらす準備はできていますか? 戦略コレクションのジャーニーを開始し、組織の可能性を最大限に引き出しましょう。