Casas Bahia cuts costs by 93% and improves efficiency in the cloud

課題: コストが増大したり、チームの連携やユーザー エクスペリエンスが損なわれたりすることなく、アトラシアンのアップデートや新機能にアクセスする。

解決策: ツール交換およびクラウド アプリの統合による節約分を再配分し、Atlassian Cloud に移行する。

成果: 移行の成功、効率の向上、コストの削減。アジリティの向上、新機能へのアクセス、データおよびプロジェクト管理の向上。

Casas Bahia Group が Atlassian Cloud に移行し、クラウド版の可能性を最大限に引き出す

Casas Bahia Group (旧称 Via Varejo) は、プロセスの最適化、コストの削減、アトラシアンの最新情報の把握を目的として、高度にカスタマイズされたインフラストラクチャをクラウドに移行するという課題に直面していました。この移行は、Jira や Confluence などのアトラシアン製品のサポート、および他のツールとのスマートな統合によって問題なく完了しました。

同社は 2017 年から Jira を使用しており、プロジェクト管理を合理化し、EazyBI や ScriptRunner などのプラグインとの統合によりプロセスの自動化を図っています。Confluence は重要なナレッジ リポジトリとして機能しており、戦略的なカスタマイズによって組織データの可視性が向上し、開発チームから経営陣へのシームレスなアクセスが可能になりました。さらに、会社の主要な年次プロジェクトである Black Friday の調整においては、Jira が中心的な役割を果たしました。

クラウドへの移行は、複数の要因から決定されました。既存のインフラストラクチャが 2,000 ユーザーを対象とする Jira Data Center プランを基礎として構築されており、これが IT の進歩のボトルネックとなっていました。Confluence をはじめとする多くのアプリが、適切なサポートを受けられなくなった古いバージョンで実行されていたため、イノベーションを推進したり、効果的に拡張したりするチームの能力が制限されていました。

しかし、移行に至った主な要因は、アトラシアンから直接、アップデートをより迅速かつ効率的に受け取れる機能に加え、スイートの製品間のシームレスな統合でした。同社はまた、アトラシアンの急速なイノベーションのペースに合わせて、新機能や機能強化のメリットを最大限に活用しながら、Jira Product Discovery などの追加ソリューションにも拡大することによって、運用の将来性を確保することを目指しました。

アジャイル COE スペシャリスト、Daiane Conte 氏は次のように述べています。「クラウドへの移行によって、インフラストラクチャとアプリのアップデートへの不安が解消されました。最適なバージョン、可用性、セキュリティが確保されるように、すべてを最新の状態に保てるようアトラシアンが管理してくれます」

Casas Bahia Group は長らくクラウド移行を検討していましたが、その費用が割り当てられている更新予算の 60% を超えてしまうため、当初は実現できませんでした。

同社はアトラシアンのスイートとそのサードパーティ アプリ (Appfire の Whiteboards など) との統合機能を戦略的に活用することによって、ツールチェーンを合理化し、ソフトウェア ライセンスの重複を排除し、年間コストを 120 万レアルからわずか 9 万レアルまで縮小し、92.5% の削減を達成しました。この財務上の最適化により、Casas Bahia Group は年間予算内でクラウド移行を進められただけでなく、さらに 15% の節約を実現できました。

The migration process

After the board approved the company’s Atlassian cloud migration, the team turned their attention to preparing employees for the change.

To face this challenge, there was a constant effort to align with all the different teams and areas, minimize dependencies, and ensure that everyone understood the migration objectives. This required a detailed mapping of dependencies and activities.

The first practical step in the migration process was onboarding users to the cloud environment. Then, the migration team created a test version in the sandbox environment and moved the most critical projects. This allowed them to map out with the QA Team existing functionalities in Data Center and the main points of friction that could interfere with the user experience in the new Cloud version.

“We had some difficulties that were quickly solved, such as the use of HTML in Confluence pages, which was native in the Data Center version. In Cloud, it was easily replaced by the corresponding app,” pointed out Agility COE Analyst Edimara Souza.

With everything in place, the migration team implemented ongoing internal communications to keep employees informed about the migration.

The total migration time was approximately four months, with three months dedicated to preparation and one month for actual migration. Due to the large volume of data in the Jira Server (greater than 1TB), Casas Bahia carried out the migration in phases. Initially, they planned for seven migration phases, but with the help of the Jira and Confluence Cloud Migration Assistant apps, they reduced the number of phases to five, saving over 35 hours of work.

“The migration process has brought us several positive surprises. I highlight the speed of data transmission between the Data Center environment and the Cloud environment, which performed well above expectations, helping us finish the entire migration in 2/3 of the estimated time. In addition, all of [Solution Partner] Nimble’s support throughout the process was essential to solve any difficulties and ensure all the safety of the process. I am very satisfied with the whole experience,” commented Manager at the Agility COE Renato Passero.

The gains of migrating to Atlassian cloud

Casas Bahia’s teams quickly recognized the numerous performance and agility benefits of migrating to Atlassian cloud. Several newer features and solutions were only available in this version, which further enhanced collaboration between internal teams. “Atlassian cloud brought new features that allowed us to sync epics with Atlassian goals, give feedback, do weekly syncing, all on the same platform,” highlighted Agile Tools Team Leader Daiane Conte.

In addition, they’ve seen significant security improvements. The implementation of SSO (single sign-on) has simplified access management — something that was not available in the server mission. In addition, the security offered by Jira Cloud met all the company’s needs, allowing VPN availability and ensuring full access to Confluence content and other features that were previously limited.

Migrating to Atlassian cloud unlocked access to new integrations and features, as highlighted by Viviane Moreira, Analyst at the Agility COE: “One of them was AI. Rovo can optimize processes and increase user efficiency; look for answers; and streamline content editing, summaries, and pages in an easier and more agile way.”

There was also a significant reduction in the time needed to import project data into the company’s Spot Management dashboards. Previously, using Data Center, this process required up to eight hours. However, with the transition to the Cloud version, this time was reduced to just 40 minutes.

Data Center incremental refresh time has also experienced a decrease. Previously, it took about three hours to perform this update, but with the migration to the Cloud, this time reduced to just one hour.

The successful migration to Atlassian cloud reaffirms Casas Bahia’s commitment to adopting advanced technological solutions to optimize operations and strengthen internal collaboration. With significant gains in performance, safety, and efficiency, the company is now poised to continue innovating and leading the retail industry in Brazil.