La guida di Atlassian alla gestione delle risorse aziendali
Before you start, this guide covers:
The scope of enterprise asset management (EAM): Why managing the full lifecycle of physical and operational assets is critical for business teams.
Strategic visibility: How connecting asset, inventory, and contract context reduces operational risk for functions like facilities and procurement.
Building a business CMDB: How to use Assets and object schema templates to create a relational database for non-IT resources.
Operational trust: Using Assets Data Manager to reconcile fragmented data from ERPs and spreadsheets into a single source of truth.
Practical walkthrough: A step-by-step example of managing business requests with full operational visibility and automation.
Service Collection products referenced: Jira Service Management, Assets, Customer Service Management, Rovo
Reading time: 9 minutes
Esegui le operazioni aziendali con un contesto più chiaro delle risorse e dei servizi
I team aziendali, come quelli di strutture, approvvigionamento, finanza, operazioni, ambiente di lavoro, R&S e gestione dei fornitori, si affidano alla gestione delle risorse aziendali (EAM) per ottenere informazioni accurate e mantenere operative le attività quotidiane. Devono sapere quali risorse esistono, dove si trovano, chi è responsabile, quali contratti le regolano e quali servizi o persone ne dipendono.
Quando queste informazioni sono distribuite in fogli di calcolo, e-mail, sistemi di approvvigionamento e unità condivise, i team perdono tempo cercando i dettagli e prendendo decisioni con un contesto incompleto.
La gestione di servizi e risorse dei team aziendali riunisce tutte queste informazioni, in modo tale che le richieste, le approvazioni, le attività del ciclo di vita e la creazione di report possano avvenire con maggiore visibilità e meno lavoro manuale.
This approach, often called asset operations management (AOM), helps business teams answer questions such as: what do we own, where is it, who is responsible, what agreement covers it, and what is the impact if this asset has issues?
Che cos'è la gestione delle risorse aziendali?
La gestione delle risorse aziendali (EAM) è la pratica di gestire i flussi di lavoro dei servizi operativi utilizzando dati affidabili su risorse fisiche, inventario, fornitori, contratti, strutture e i servizi che supportano. I team aziendali come quelli che si occupano di strutture, approvvigionamento, servizi legali, finanza, conformità e altri team del servizio usano EAM per la gestione del ciclo di vita degli oggetti e delle risorse che gestiscono.
L'EAM e la gestione operativa delle risorse (AOM) sono strettamente allineate: EAM fornisce la struttura e i dati del ciclo di vita, mentre AOM usa questo contesto condiviso per collegare i flussi di lavoro di operazioni, manutenzione e servizi, migliorando le prestazioni e i risultati delle risorse.
Riunisce diverse funzionalità correlate:
Gestione delle risorse: monitoraggio di elementi come attrezzature da ufficio, mobili, dispositivi condivisi, badge, scorte di materiali e altre risorse aziendali durante il loro ciclo di vita.
Gestione dell’inventario: mantenere visibilità sui livelli delle scorte, sulla disponibilità, sulle esigenze di rifornimento e sul movimento di elementi tra le diverse sedi.
Gestione di fornitori e contratti: monitoraggio dei fornitori, degli accordi, identificazione del software senza licenza, responsabilità, dettagli relativi alle spese e obblighi.
Flussi di lavoro di gestione dei servizi: utilizzare questi dati per supportare richieste, approvazioni, risoluzione dei problemi, manutenzione, onboarding, audit e reporting.
Service Collection fornisce la struttura per archiviare e correlare queste informazioni. I modelli di schemi di oggetti possono aiutare i team a iniziare più rapidamente, mentre Assets Data Manager aiuta a consolidare e riconciliare le informazioni provenienti da più sistemi in un record operativo più affidabile.
Perché la gestione delle risorse è importante per i team aziendali
I dati frammentati rappresentano una responsabilità in un'azienda moderna. Quando le informazioni sulle risorse si trovano in fogli di calcolo isolati e in thread di e-mail, i team aziendali affrontano un rischio operativo maggiore e un sovraccarico non necessario. Oppure, quando i team di strutture, approvvigionamento e operazioni non hanno un’origine di riferimento unificata, non perdono solo traccia degli articoli, perdono anche la capacità di crescere efficacemente. I team aziendali hanno bisogno di:
Controllo finanziario: riconcilia i dati di approvvigionamento, inventario e utilizzo per ridurre gli sprechi, le spese duplicate e le risorse sottoutilizzate.
Continuità operativa: tieni traccia di risorse, manutenzione, fornitori e contratti per prevenire tempi di inattività e accelerare l'erogazione del servizio.
Preparazione agli audit e riduzione dei rischi: mantieni un audit trail affidabile e identifica in modo proattivo accordi in scadenza, apparecchiature non supportate e lacune di conformità.
Gestione del ciclo di vita basata sui dati: collega le risorse ai flussi di lavoro del servizio e usa i dati in tempo reale per automatizzare le richieste, migliorare le decisioni e passare dalle correzioni reattive alla manutenzione predittiva.
In che modo la Service Collection supporta i flussi di lavoro del ciclo di vita delle risorse aziendali
Service Collection aiuta i team aziendali a collegare i ticket operativi alle risorse, ai contratti e ai record di inventario pertinenti. Questo significa che richieste e approvazioni possono avvenire con il giusto contesto integrato, invece di dipendere da thread di e-mail o da conoscenza tramandata informalmente.
Crea le basi con Risorse
Risorse consente ai team aziendali di creare un database relazionale per gli elementi che devono gestire e funziona come il tuo CMDB, archiviando i record di configurazione e le loro relazioni. Può includere sedi, stanze, attrezzature, arredi, articoli di magazzino, fornitori, contratti, dipendenti, centri di costo e fornitori di servizi.
Questi oggetti possono anche essere collegati tramite relazioni. Ad esempio, un dispositivo medico può essere collegato a una sede, un fornitore di supporto, un contratto di manutenzione e un responsabile aziendale. Un elemento di magazzino può essere collegato a un deposito, un fornitore, una soglia per effettuare il nuovo ordine e un tipo di richiesta di assistenza interno.
Best practice: start with one operational domain that creates frequent requests or reporting needs, such as facilities equipment, inventory stock, or supplier contracts. Then expand as teams build confidence in the model.
Usa i modelli per iniziare più velocemente
I modelli aiutano i team a non iniziare da una pagina vuota. Sebbene molte organizzazioni inizino con modelli incentrati sull'IT, lo stesso approccio si applica ai casi d'uso aziendali: usa strutture di schemi di oggetti predefinite, quando possibile, poi personalizza i tipi di oggetto, gli attributi e le relazioni in modo che corrispondano ai flussi di lavoro reali del team.
Per le operazioni aziendali, le categorie di oggetti comuni includono spesso:
Strutture e risorse del luogo di lavoro
Inventario e articoli in stock
Vendor e fornitori
Contratti e rinnovi
Persone, team e sedi
Ricambi per auto, componenti per telecomunicazioni, fotocamere, dispositivi di sicurezza ecc.
In questo modo il team ha un punto di partenza pratico, senza progettare eccessivamente il modello fin dall’inizio.
Usa Assets Data Manager per migliorare l'affidabilità dei dati operativi
I dati delle risorse aziendali spesso provengono da molti posti: esportazioni ERP, fogli di calcolo, sistemi di approvvigionamento, report dei fornitori, strumenti per il posto di lavoro e documenti condivisi. Questi sistemi non sono sempre compatibili.
Assets Data Manager aiuta i team a consolidare, pulire e riconciliare queste informazioni prima che vengano utilizzate a livello operativo. Questo è particolarmente utile quando più reparti gestiscono record sovrapposti per le stesse risorse, l'inventario o gli accordi.
Con Assets Data Manager, i team possono:
Riunire i record di più sistemi operativi
Identificare i record duplicati o incoerenti
Normalizzare la denominazione e i valori degli attributi
Segnalare i dettagli mancanti su responsabilità o ciclo di vita
Migliorare la sicurezza dei flussi di lavoro downstream e del reporting
Collega richieste, approvazioni e ticket alle risorse aziendali
Jira Service Management consente ai team di collegare richieste e ticket direttamente agli oggetti di Risorse. Questo significa che il personale può fare riferimento a una stanza, una stampante, un badge, un elemento di inventario, un contratto o un fornitore direttamente nella richiesta e gli agenti possono lavorare subito con il contesto giusto.
Ad esempio, una persona che coordina le strutture e gestisce una richiesta di manutenzione può vedere la stanza, l’edificio, le apparecchiature installate, il fornitore e il contratto di manutenzione. Un analista degli acquisti che esamina una richiesta di acquisto può vedere se un elemento simile è già disponibile in magazzino o è disciplinato da un accordo con un fornitore esistente.
Supporta operazioni aziendali orientate al servizio
Molte risorse aziendali supportano i servizi, non solo i reparti. Una sala conferenze supporta le attività del luogo di lavoro. Un sistema di badge supporta la gestione degli accessi. Un contratto di fornitura supporta la continuità degli approvvigionamenti. Un magazzino supporta l'evasione.
Collegando le risorse e i record operativi ai servizi che supportano, i team possono comprendere più chiaramente l'impatto quando qualcosa si guasta, sta per esaurirsi, scade o richiede approvazione. Questo aiuta a stabilire le priorità, l'escalation e la comunicazione con gli stakeholder.
Automatizza le attività di routine del ciclo di vita
L'automazione può ridurre il lavoro manuale e aiutare i team aziendali a mantenere i record aggiornati. I team possono usare l'automazione per aggiornare la responsabilità, notificare gli stakeholder, creare attività di follow-up o instradare il lavoro in base alla risorsa, alla posizione, all'elemento dell'inventario o al contratto selezionato.
Gli esempi più comuni includono:
Creazione di una richiesta di rifornimento quando le scorte scendono al di sotto di una soglia
Segnalazione al responsabile quando un contratto è vicino al rinnovo
Assegnazione di una richiesta relativa alle strutture in base alla selezione dell'edificio o della stanza
Aggiornamento dello stato delle risorse quando una richiesta viene approvata o completata
Attivazione delle attività di revisione per garanzie, leasing o accordi con i fornitori in scadenza
Esempio di procedura guidata: dalla richiesta aziendale alla visibilità operativa
Ecco un esempio pratico di come la gestione di risorse e servizi del team aziendale può funzionare nei flussi di lavoro di strutture, approvvigionamento, inventario e contratti.
Scenario
Un'azienda in crescita gestisce attrezzature per ufficio, scorte di forniture, contratti con i fornitori e richieste relative alle strutture in diverse sedi. Al momento, l'inventario viene monitorato nei fogli di calcolo, i dettagli dei fornitori sono nelle e-mail e i team delle strutture si affidano a caselle di posta condivise. Spesso il personale invia richieste di acquisto duplicate perché non hanno la possibilità di vedere ciò che è già disponibile.
Passaggio 1: modella gli asset operativi
Il team operativo crea uno schema di Risorse per sedi, stanze, attrezzature, articoli di magazzino, fornitori, contratti e dipendenti. Definisce attributi chiave come stato delle risorse, posizione, soglia per effettuare il nuovo ordine, data di inizio e fine del contratto, responsabile del fornitore e categoria di servizio.
Collegano anche oggetti correlati, ad esempio:
Articolo in stock alla posizione di stoccaggio
Attrezzatura alla stanza o al piano
Fornitore al contratto
Contratto alla risorsa o al servizio coperto
Dipendente all'attrezzatura assegnata o all'elemento di accesso
Passaggio 2: consolida i dati di origine
Il team usa Assets Data Manager per estrarre le informazioni dalle esportazioni degli acquisti, dai fogli di calcolo dell'inventario, dai sistemi del luogo di lavoro e dallo strumento di monitoraggio dei fornitori. I nomi duplicati dei fornitori vengono riconciliati, le posizioni mancanti vengono segnalate e i record dei contratti obsoleti vengono ripuliti prima di pubblicare i dati nel modello di lavoro.
Outcome: the team now works from cleaner, more consistent records rather than piecing together answers across multiple spreadsheets and inboxes.
Passaggio 3: collega il modello ai flussi di lavoro del servizio
Il team aggiunge campi Risorse ai tipi di richiesta in Jira Service Management. Ora il personale può inviare richieste relative a problemi della struttura, reintegro dell’inventario, esigenze di acquisto o domande sui contratti, con le risorse o l’elemento correlati allegati.
Ad esempio:
Una richiesta per le strutture è collegata a una stanza e alle attrezzature installate
Una richiesta di approvvigionamento è collegata a un fornitore o a un elemento del catalogo
Una richiesta di inventario è collegata all'elemento in stock e alla posizione di stoccaggio
Una richiesta di revisione del contratto è collegata all’accordo attivo e al fornitore
Passaggio 4: usa l'automazione per ridurre il lavoro manuale
Quando l'inventario per un elemento in stock scende al di sotto della soglia, l'automazione crea un task di rifornimento. Quando mancano 60 giorni al rinnovo di un contratto, l'automazione crea un ticket di revisione per il responsabile degli acquisti. Quando viene inviata una richiesta relativa alle strutture per un ufficio specifico, l'automazione la indirizza al team regionale corretto.
Passaggio 5: migliora i report e il processo decisionale
Poiché risorse, contratti e richieste sono collegati, i team aziendali possono creare report in modo più efficace su ciò che possiedono, ciò che viene utilizzato, ciò che deve essere rinnovato e dove esistono colli di bottiglia operativi. I leader ottengono maggiore visibilità senza dover chiedere ai team di ricreare manualmente i report ogni mese.
Questa stessa visibilità potrebbe anche consentire di rinnovare contemporaneamente tutti i contratti di un fornitore, riducendo l’impegno necessario per i rinnovi e potenzialmente abbassando i costi grazie alla visibilità su tutti i contratti.
Come si presenta nella pratica
Fase | Cosa fa il team | Valore operativo |
Modella le risorse aziendali | Crea oggetti per sedi, inventario, fornitori, contratti e attrezzature | Crea un registro operativo condiviso |
Migliora la qualità dei dati | Usa Assets Data Manager per riconciliare i record provenienti da più origini | Crea più fiducia nei dati che i team usano ogni giorno |
Connetti alle richieste | Collega direttamente le risorse aziendali ai flussi di lavoro di Jira Service Management | Fornisce ad agenti e coordinatori un contesto immediato |
Automatizza le attività del ciclo di vita | Attiva automaticamente rinnovi, rifornimenti, instradamento e aggiornamenti | Riduce l’impegno manuale e i passaggi mancati |
Crea report con sicurezza | Monitora l'utilizzo delle risorse, la tempistica dei contratti, lo stato delle scorte e i modelli di richiesta | Supporta una pianificazione migliore e decisioni aziendali più efficaci |
Come affrontare l'implementazione
Se stai creando questa funzionalità per una funzione aziendale, di solito un'implementazione graduale funziona meglio.
Inizia con un flusso di lavoro operativo ad alto volume, ad esempio richieste di strutture, rifornimento delle scorte o monitoraggio del rinnovo dei contratti.
Definisci l'insieme minimo utile di oggetti, attributi e relazioni necessari per supportare quel flusso di lavoro.
Usa Assets Data Manager per pulire e riconciliare i record di origine prima di un'implementazione su larga scala.
Aggiungi il contesto di Risorse direttamente nei flussi di richiesta e approvazione in cui i team lavorano già.
Usa l’automazione per promemoria, instradamento, rifornimento e aggiornamenti del ciclo di vita.
Espanditi gradualmente nei domini adiacenti, come fornitori, sedi e report collegati ai servizi.
Good first milestone: make it easy for a coordinator or approver to answer what item or agreement is involved, where it is, who owns it, what state it is in, and what should happen next.
Cliente in evidenza: Atlassian Williams F1 Team
Consideriamo Risorse un modo per ottenere veramente una visibilità completa degli elementi che ci interessano durante l'intero ciclo di vita.
Richard Sworder, Head of Product Ownership, Atlassian Williams F1 Team
Domande frequenti
Che cos’è la gestione delle risorse aziendali (EAM)?
La gestione delle risorse aziendali (EAM) è la pratica di gestire l'intero ciclo di vita delle risorse fisiche di un'organizzazione, dall'approvvigionamento e manutenzione fino allo smaltimento. Aiuta i team aziendali, come quelli che si occupano di strutture e operazioni, a massimizzare le prestazioni delle risorse, ridurre i costi operativi e garantire sicurezza e conformità in tutta l’azienda.
Qual è la differenza tra la gestione delle risorse aziendali (EAM) e la gestione delle risorse IT (ITAM)?
Mentre l'ITAM (IT asset management) si concentra specificamente sulle risorse tecnologiche come laptop, licenze software e server, la gestione delle risorse dell’impresa EAM ha una portata più ampia. L'EAM copre tutte le risorse fisiche essenziali per l'attività aziendale, incluse le attrezzature delle strutture, i veicoli della flotta, l'arredamento per ufficio e i macchinari industriali, garantendo la continuità operativa nei reparti non IT.
In che modo un CMDB supporta i team aziendali?
Un database di gestione della configurazione (CMDB) supporta i team aziendali mappando le relazioni tra le risorse e i servizi che forniscono. Invece di un semplice elenco, un CMDB mostra le dipendenze, ad esempio quale contratto con il fornitore copre una specifica apparecchiatura, consentendo ai team di valutare più rapidamente l'impatto dei problemi.
Che cos'è la gestione operativa delle risorse (AOM)?
La gestione operativa delle risorse (AOM) è un framework strategico che collega i team che si occupano di manutenzione, affidabilità e operazioni tramite dati condivisi. Integrando queste funzioni, AOM aiuta le organizzazioni a passare da modelli reattivi di "riparazione in caso di guasto" a strategie proattive, basate sui dati, che migliorano il tempo di attività delle risorse e la produttività aziendale complessiva.